大公司和小公司项目管理的不同

当谈到奶酪和酸奶时，瑞士人绝对是一丝不苟的。

当瑞士乳制品公司Emmi收购Cypress Grove之后，解决跟踪和报告质量控制的问题就势在必行了。问题是Cypress Grove公司的数据管理和协作能力并不太理想。

Lan Ray在Cypress Grove公司担任网络管理员已经三年了，他说：“我们对许多业务项目都缺乏必要的跟踪措施。”

Cypress Grove Chevre公司成立于1983年，目前有53名员工，曾经生产过多个品种的奶酪，但是没有项目管理技术，也没有除了电子邮件以外的任何协作方式。

伴随着来自合并后新公司提供定期质量更新以及报表整合的压力，Ray收集了来自各个部门的一组可能的商业用户，并测试了三套系统：Basecamp基于Web的项目管理系统，Manymoon的社会任务管理应用软件(Manymoon目前已被Do.com收购)，还有Smartsheet.com公司的项目协作软件。Cypress Grove最终选择了Smartsheet的软产品件，因为员工们对该软件能马上上手。

Ray说Smartsheet公司提供了一套与微软Excel类似的界面，自带有强大的协作功能。他买了十个使用许可，只有授权用户才能发起项目，不过这些文件可以被任何其他人使用和编辑。每个创建者授权每年的收费是一百美元，根据客户预期行政功能的差异，会有不同的企业级售价。

有组织地采纳

Ray说，项目协作管理技术在整个企业内推广开来花了大约一年时间。他认为在部门中的推广过程是有组织的、自然的，适用于生产Purple Haze，Sgt.Pepper和PscheDillic奶酪的公司

Ray说：“运营部门很快就接受它了。”要知道该项目管理技术现在已经被销售和市场营销、财务、维护以及人力资源部门采用了。甚至乳品部门还用它调度粮仓维护，清洁任务和山羊饲养系统。

当发生变化时，Smartsheet会自动通知那些需要知道信息的人。这一功能实现了母公司每周自动接收食品安全报告。组织内的其它部门也会根据需要系统自动给发送信息。

Smartsheet给用户提供了创建电子表格的功能，可以建立自动化流程来支持协作。Brent Frei是Smartsheet联合创始人，他说，在2008年完成产品重建之后，那些功能就在用户社区带来了良好反响。他还说：“我们利用了电子表格的用户界面，以此作为协同工作产品的基础。”

其它采用Smartsheet工具的客户还有YouTube，Sodexo和Dolby实验室等知名公司。

大公司和小公司的项目管理

Frei说，较大的公司通常会把Smartsheet与其它遗留系统整合，而较小的公司更倾向于把它作为核心系统，Motion联邦信贷联盟就是这样的客户。该合作组织下辖金融机构有24名成员，服务于7200个会员，同时该组织还在普通市场上一发不可收拾地为200家不同的公司提供服务。

在2010年末，这家资产8500万美元的金融机构已经在所有方面都采用谷歌的应用程序了。没有协作，没有跨团队可见性，没有个体工作如何适合更大协作的蓝图意识。Arp Trivedi是该公司的行政经理，他发现了这样一个问题。

他认为公司需要以更有效的方式来管理开设新分支机构、人力资源流程和新产品开发项目。目前杂乱无章的信用合作社成立于1934年，是时候更新一下了。

Trivedi说：“我们没有模板，没有管理工具来拉动所有这些事情，我们现在是由不同的人以不同的方式做不同的事情，最后产生不同的交付结果。”

作为谷歌应用市场的用户，Trivedi开始研究几款应用程序，研究范围缩小到了四款应用，他发现Smartsheet最用户友好，也最健壮。有一件事情迅速吸引Trivedi倾向了该产品。该产品使用了谷歌应用防火墙，最终这家机构在使用Smartsheet的项目管理和协作功能时可以保护使信息受到保护。

Motion买了Smartsheet的三个创建者许可，每年不到五百美元。该公司使用该工具推出新金融产品，在合作伙伴与信用合作社之间整合其它业务平台，还用来做市场推广，管理员工入职和离职。Trivedi说信用合作社使用这种模板驱动的企业协作和项目管理工具一次最多可以管理150个不同的项目。该组织已部署单点登录功能，可以登录到谷歌应用程序域，每月每座4.51美元。

Trivedi说：“该工具的优势在于，我们不必教会每个人任何形式的复杂技术。”他说，该产品有一个缺点，他尚未用它把Motion所有人的工资单管理起来，但是多给他一点时间的话应该可以做到。他还说：“如果我们可以围绕这个问题建立一些规划的话，我知道他们会采纳它的。他们会很容易接受并欣赏它。”

EMyth的改革和品牌重塑

EMyth是一家有着35年历史的商业培训公司，该公司有50名员工。Ben Ostergaard在2011年春季末加入公司管理团队时，该公司还在使用Excel跟踪项目。Ostergaard担任该公司的首席运营官和首席财务官，他说该公司正处于停滞状态。

Ostergaard说：“我们最大的资产之一就是满足引导客户经历整个培训过程。”新计划的一部分是基于EMyth公司在线资源构建一个指导平台。这些内容包括120套不同的业务“课程”，每套课程都在新的在线平台上使用各种交互元素，

他说：“我们知道需要一次技术大改造。事实上，我们期待一应俱全地对公司重新规划和改革。”这种改造将包括网站重新设计，品牌重塑，业务系统迁移以及从微软公司的Outlook向Gmail过度。Ostergaard说，Excel工具是不足以完成这些任务的。

EMyth公司2012年4月份聘请Jackie Sangster作为其项目管理主任，为了创建支持各种项目的有序协作，并在控制下完成的一套系统。

Sangster说：“我不必花时间给每个人培训Smartsheet。”该产品接受起来很快，去年春季从市场营销，品牌推广和IT部门开始应用。

到目前为止，Ostergaard说，新系统节约了两千小时会议时间。该组织已经实现了第一阶段目标，在10月16日实现品牌重塑，预计会在今年夏天完成该项目。

对于Ostergaard来说，他喜欢的事实是，项目状态报告始终是最新的，“不存在版本控制问题”。他说，该组织考虑过微软公司的SharePoint，认为这一流行协作技术可以做“任何事情”。但是对于EMyth公司的情况来说，这可能是不利因素。“考虑到使用Smartsheet的易用性和简单性，任何其它产品都无需再考虑了。”