项目为王 某研究院OA系统应用案例

ZDNET至顶网CIO频道 3月31日 综合消息  1、项目背景

        该研究院是一家大型的地质、矿产资源勘察、测绘企业，属中央直属企业下属的研究院。公司现有员工600余人，各类专业技术人员400余人。五十余年来，公司先后承担了三万余项工程，涉及有色冶金、石油化工、煤炭铁矿、铁路公路、隧道桥涵、电力通讯、及房地产等行业和领域，足迹遍及国内二十多个省市及俄罗斯、沙特、埃及等海外市场。

        2、项目管理诉求

        项目管理是该研究院最重要的工作，因为其所有的工程都是以项目的形式进行管理，几乎涉及到全院所有的领导和部门。其项目管理的特点是项目多、周期长，流程复杂、严密，大流程中嵌套小流程，权限控制细致而严格，涉及人员和文档众多。一个项目做下来往往要经过上百个节点，产生上百份文件和表单、报表。

        既然项目管理这么重要，该研究院为什么不使用专业的项目管理系统呢？这是因为一则没有适合其行业特点的项目管理软件；二则他们的项目管理跟流程管理集成得非常紧密，涉及到大量的审批，而流程管理正是OA系统的强项。

        于是，项目管理就成了该研究院本期OA系统的重中之重，这个功能做好，OA实施就成功了一大半，必将给企业在节约办公成本，提升办公效率方面带来巨大的经济效益。

        事实上，该研究院的应用颇有代表性，那就是通过OA系统中的流程管理来解决业务问题，这种业务问题是无法使用独立的业务管理软件来解决的，却很适合通过OA系统的配置来实现。

        3、项目管理内容

         该研究院对市场上主流的OA系统进行了严格的选型，而事实上，他们的选型工作非常迅速，因为需求很明确，所以他们很快就圈定了以工作流领先著称的华天动力协同OA系统。在业内，华天动力的规模不是最大的，但其工作流系统却以极其完善、易用、灵活，报表领先的特点而倍受好评。由此也可以看出，该研究院的选型非常的理性和务实，这是项目得以顺利实施的重要保证。

        通过与华天动力实施团队的密切配合，该研究院顺利的在OA系统内建立起一套完善的项目管理系统，这套项目管理系统的主要工作内容是：

        1、项目部发起新项目，提交《项目信息单》给经营部。

        2、经营部进行合同评审及项目立项，自动生成合同台帐发送给安全科和质量部。

        3、安全科和质量部执行项目，如需要现场检查则上传检查结果。

        4、项目即将结束时，项目部提交《质量审核》给质量部。

        5、质量部安排审核人、终审人审核项目，审核完毕自动生成防伪编码和审核统计报表。

        6、项目部提交自动生成的《工程报告签发转运单》，由经营部、质量部、财务部、院领导审批及档案室用印。

        7、项目部填写《工程备案资料签发转运单》，由经营部、质量部、财务部、院领导审批及档案室用印

        8、项目部将“补发说明资料”发给该项目的审核人、终审人审核后生成防伪编码。

        9、项目结束后，经营部填写《单项工程内部考核核算表》，提交给经营部部长、财务部部长、安全科科长、审计室主任审批。 

        10、根据《单项工程内部考核核算表》生成《生产经营单位年度考核表》。

        最后，华天动力OA系统能够根据《项目信息单》、《单项工程内部考核核算表》等数据，自动生成各项目部的月份《签订、完成合同情况明细表》及项目部整体的月份《合同签订及完成情况统计表》、年度同期《新签合同额对比图》等各种报表。 

        这个项目管理系统中包含了多项主流程和子流程，并包含大量自动触发、自动生成和自动判断的设置，以提升系统的易用性。同时，为保证项目管理的安全性，华天动力将操作权限细化到每个菜单及按钮，项目经理可以实时查看所在项目部的所有项目信息，包括工程审批进度等。而所有的表单和流程设置都是完全图形化的，使用非常方便。

        经过实际运行，这套项目管理系统极大的提升了研究院在项目管理过程中团队沟通、协作的效率，获得了院里领导和员工的一致认可。该项目也为同类型企业开展信息化办公提供了有力的借鉴。