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公关会展公司:OA软件如何选型?

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公关会展企业越来越关注自身的信息化建设,近两年这种体会更明显,不光是上了规模的大公司要上管理系统,很多中小型企业,甚至十几个人的小微型企业也希望通过管理系统使内部管理提升,业务规范。

来源:至顶网CIO与应用频道 2017年10月20日

关键字:oa 鱼鹰软件

至顶网CIO与应用频道 10月20日 北京消息:公关会展企业越来越关注自身的信息化建设,近两年这种体会更明显,不光是上了规模的大公司要上管理系统,很多中小型企业,甚至十几个人的小微型企业也希望通过管理系统使内部管理提升,业务规范。管理软件发展了这么多年,在国内传统行业也曾兴起过上ERP的热潮,那近两年什么原因促使公关会展行业对管理软件也越来越重视了呢?鱼鹰软件走访了近几年合作的众多公关会展业客户,总结原因有以下几点:

(1)互联网重度普及,互联网+不断深化,会展公司也纷纷意识到内部信息化的必要性。

(2)公关行业经历最初的兴起和发展阶段后,目前进入产业快速提升阶段。相应的公关会展公司业务也不断拓展,业务类型不断增多,组织结构越来越复杂。企业不断壮大,快速发展,传统的邮件、表格、电话等沟通方式效率低下,企业运营成本不断增加,企业管理者急切希望能有一种新的管理方式来解决企业发展过程中遇到的管理难题。

(3)行业内标杆企业上了管理系统,学习和借鉴标杆企业的管理模式,促使自己不断发展。

但同时我们也观察到很多企业并没有很顺利的完成自己的信息化建设,鱼鹰软件针对100多家样本公司进行调研,发现公关会展类公司在oa建设中的痛点主要集中在以下几个方面:

首先,选型困难,由于以前没有信息化建设的经验,管理软件很多,到底哪款才是真正适合自己的?

其次,对系统能实现的最终效果持怀疑态度,患得患失。担心上了系统提高不了效率反而为员工增添工作量,员工不愿意用,系统被搁置;

再者,给到管理软件的预算较少。公关会展业目前在国内还是一个很辛苦利润率较低的产业,价格相对较低或者免费的轻应用的OA产品仅仅是解决了流程审批等协同类问题,但是高层最为关心的对项目的管理、运营报表、财务看板等需求却无法满足,而且公关会展行业的产品及业务都很复杂,一旦涉及业务层面的管理,开发量和工作量都很大,费用也相对较高;

最后,公关会展业有其行业特性,市面上专注于公关会展这个细分行业的软件产品也确实很少,类似鱼鹰软件这样较早进入公关会展行业专注做这个行业的管理软件的企业并不多,鱼鹰软件目前也算是在公关会展行业管理软件市场上一家独大了。

公关会展公司:OA软件如何选型?

鱼鹰软件认为:上管理系统困难虽有,但是并非不能逐一解决,核心难题还是选型到适用的能产生管理价值的软件。管理软件的价值其实很难被量化,很多都是隐性的,但是如果通过上软件,你的企业内部管理流程更规范了,各种报表更准确更及时了,员工协作更顺畅高效甚至可以省去一两名员工的工作了,更重要的是通过专业软件团队,你学习到了标杆企业是如何通过做内部管理发展壮大的路径了,那目前的困难都是值得被克服并逾越的。使用管理软件的最大好处在于:规范管理,数据采集以及报表快捷输出,方便管理层实时查看、发现问题并快速做出决策。

那公关公司该如何选型?关键是:解决问题,解决问题,解决问题!重要的事情必须说三遍,管理软件就是要解决企业中最核心的管理问题。解决高层纵览全局、快速决策的需求,解决中层项目执行、严控利润的需求,解决普通员工快速学习、自我提升的需求,总结鱼鹰软件客户中遇到的管理难题如下:

1、老板重点关心的几个项目,目前的预算花费和收款付款状况怎么样?

项目管理涉及项目团队组建、项目任务分配、项目进度的推进、项目预算的控制、项目收支的实时查看,管理软件应让高层如置身于企业中控室,想看哪儿就看哪儿。

公关会展公司:OA软件如何选型?

项目预算

公关会展公司:OA软件如何选型?

项目收支

2、实时知道公司该给供应商的应付款有多少?大概账期是多久?很多活动要垫款,怎么能提前计划安排公司的现金流?

资金的管理对公关会展类公司及其重要,很多活动项目需要企业垫资,资金压力比较大,应收应付账龄监控、有序的资金计划是企业良性运转的基础。

公关会展公司:OA软件如何选型?

应收账龄监控

公关会展公司:OA软件如何选型?

应付账龄监控

3、各个事业部的项目是否严格按照公司项目利润率要求执行?

频繁变更预算是公关会展行业又一行业特性,舞台搭建预算不够,需要增加预算;活动增加新的环节,预算增加;活动人数比预期增多,晚宴预算增加;临时来了两个重要嘉宾,多加两个酒店房间……预算一增再增,利润越压越低,管不住预算管不好钱,项目就白干了。

公关会展公司:OA软件如何选型?

可直视利润率的项目列表

4、员工跳槽频繁,如何把知识经验和成果留下?

工作过程中上传资料文档,工作留有痕迹,工作结果和知识文档体系化存储。尤其是销售人员在商机跟进过程中,完整记录销售动态,员工即便离职,新接手的客户负责人也能清晰完整的了解客户跟进过程。

公关会展公司:OA软件如何选型?

瀑布流式的销售动态展示

5、公司业务发展迅猛,怎么能让新员工快速融入和成长?

建立企业统一的积累共享复用知识管理平台。在人事部门构建完善的人才培训体系外,员工也可在系统中自主学习快速业务上手,尤其是销售人员和项目人员,可通过完整的商机跟进过程和结构化的项目知识地图即可快速提升,快速应用。

公关会展公司:OA软件如何选型?

结构化的项目文档存储

鱼鹰软件认为公关会展企业OA系统建设核心就是建立企业的决策指挥中心,及时掌握多项目进度,企业高层能通过管理软件实时的进行项目监控、资金监控、销售监控,对公司人、财、物等资源进行集中整合和统筹调度,能及时的通过多维度报表为管理决策提供依据,提高决策效力;普通员工通过管理系统能实现任务协同,高效沟通,提升办公效率;通过OA系统有效控制企业成本实现利润最大化,用信息化的手段助力企业管理提升,良性运转,不断发展壮大。

公关会展公司:OA软件如何选型?

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