首钢股份“协同办公平台”的蝴蝶效应

首钢股份协同办公项目于2016年11月3日正式启动，是专门满足公司跨地域、多组织协同办公需要，统一用户管理平台，实现信息共享、系统贯通，开启移动办公时代的信息化建设项目。

项目负责人掩饰不住内心的喜悦说：项目推进过程中，我们集成了很多先进的IT技术，一方面围绕基础管理的夯实，进一步提高了数据质量、规范了系统应用、保障了信息顺稳安全运行；另一方面服务于公司数字化发展战略，强化了信息资源管理，拓展了文档管理系统；再一方面聚焦业务上的瓶颈问题，同业务团队高效协同，提出了全局化、系统性的业务解决方案和信息系统规划，翻开了股份智能办公的新篇章。

数据不用落地了

以前，首钢股份迁钢、顺冷、营销管理部等单位都拥有独立的办公系统，且与集团公司的办公系统不能贯通，信息传递还只能依靠专业人员线下操作，数据落地后再上传。就拿办理集团级请示报告来说，报告需要先在股份的OA系统走流程，获得批准后，办公室归口管理专业还要登陆集团OA系统进行虚拟流程操作再走一遍先期审批程序，然后才能进入集团公司的下一个审批环节。

首钢股份协同办公平台则实现了多地域、多组织的信息贯通，集团级请示等公文办理只需要“一键式”操作就完成了信息的流转，数据不落地不仅提高了工作效率，还有效规避了数据失真的风险。

可以随时随地办公了

协同办公项目专门开发了移动办公APP，它既是首钢股份人自己的“微信”，轻松满足同事之间沟通交流、文件传输的需求，也是首钢股份人的“钉钉”，镶嵌的移动OA系统彻底摆脱了电脑、内网的束缚，只要有流量、有手机，就可以随时随地浏览新闻、发起公文、查看邮件、办理审批。

移动办公APP的问世尤其受到外勤人员、出差人员的欢迎，随处都可以是办公环境，重要信息、重要文件可随时办理。据统计，一般审批流程平均时间缩短25%，公司响应市场、运营决策的速度大幅提高。

办公室通勤专员说，“相关人员乘车办理由原来的半天缩短到十分钟，即使我不在办公室，也可以轻松掌握乘车安排情况，改变了我的工作习惯也方便了广大职工”。

线上比线下更高效

协同办公平台聚焦40多项业务流程，实现了线下业务转为线上处理，推进无纸化办公的同时简化了流程、提高了效率。临时检验委托是配合生产试验、产品认证、工艺优化经常开展的有别于常规生产过程检验的一项业务，以前需要相关专业人员填写临时检验委托，经过本单位各级领导层层签字审批后，交到制造部进行统一协调后，再转到相关检验作业单元，这样“跑手续”的过程有时需要花上一天时间，并且临时检验的过程跟踪、闭环管理也面临“失控”的局面。

随着协同办公平台的推广应用，这一状况彻底改变，7月17日10点，热轧作业部产品专业员在系统上发起了一项700MPa高强钢的临时检验委托，一个小时后，系统显示委托已经完成领导会签，任务单已经到达检验班组。

制造部的员工说，“通过该系统我可以实时跟踪临时检验的开展情况，检验数据也会第一时间上传到系统，以前‘干着急’的情况再也不会有了”。

全员参与业务流程的优化

项目推进过程中始终坚持了“业务驱动”的基本原则，无论前期调研、项目筹备，还是项目推进、系统上线过程中，各单位各专业人员积极参与项目的全过程，结合业务流程优化的设想提出信息化建设的意见。

党群部参与了内网新闻版块的整体设计过程，严格了新闻发布管理，美化了信息界面；

人力资源部围绕离职人员会签、调单智能管理等业务展开充分研讨，提出了更便捷、更人性化的管理流程；

保卫武装部针对动火管理、出入厂管理设计了最优方案，提出了信息化需求；

制造部以部门整合为契机，提出了制造门户的概念……

正是全员参与业务变革的热情，给项目推进注入了无限活力，协同办公平台就像蝴蝶的翅膀一样，小小的振动必然带来巨大的改变。

7个月以来……

协同办公平台用户注册总数上升至11811人，电脑端日均活跃用户数达2300人，手机端日均活跃用户数突破1700人，门户信息发布总数超过17522条，用户点击量达1769805次，开发流程总数达到49项，公文实例发起总数达到7141个，流程实例发起总数达到4684……

经过持续的运维优化，首钢股份协同办公平台运行更加稳定、流畅，大幅提高办公效率的同时，也悄然间改变了首钢股份人的工作习惯。同时，我们也希望万户OA协同办公平台能够成为更多用户的选择，并带去更便捷、高效的办公新体验。