设计研究院项目管理系统案例

ZDNET至顶网CIO与应用频道 06月09日 北京消息：某设计研究院是国内大型的建筑、产业、园区规划设计机构，业务涵盖企业发展战略规划、高新区发展战略及产业规划、经济开发区发展战略及产业规划、园区发展战略及产业规划、区域经济规划、城镇规划、现代服务业发展规划、项目可行性研究及评估、智慧城市规划、数字化城市规划、工业化与信息化两化融合规划设计等。

伴随着业务和人员规模的增加，研究院内部的管理复杂度也随之增加，企业内部是项目制运作为主的，公司的管理管控也都是以项目为管控维度。研究院在高峰时期并行在开展的设计、规划、咨询项目高达20个，时如何管控和合理调配资源（专家、顾问、设计师）成为公司管理的重要事项。

鱼鹰软件在与客户企业深入调研后发现，客户在项目管理上面临的主要问题来自于以下几个方面：

1. 售后项目交付周期，进度、质量、风险、知识积累和复用、资源调配等管理维度复杂；
2. 多种业务类型和多个项目同时运行，需多种项目管控业务模型、制度、IT平台的支撑；
3. 顾问是保证签单成功率和项目按时交付、质量保证的稀缺资源，减缓无序争抢资源和提高资源利用效能需要合理调配资源；
4. 项目预算和成本控制、核算是（合伙）团队、部门考核的基础

鱼鹰软件设计研究院所管理解决方案本次主要从以下几个维度为客户公司高层打造全业务类型的项目管理平台。

通过鱼鹰软件项目模型，建立同类型咨询业务的执行规范和管控要点；并且自定义多个模型，即多类和多个咨询业务同时应用；内置任务驱动目标机制；可分级、分段推进咨询交付项目，即先确定阶段目标，再授权细化分配任务；

项目管理管理者或PMO通过项目目标阶段排期表实现对多类、多个咨询项目整体时间进度、预警信息的呈现（同类模型）； 通过项目任务排期表和个人任务排期表，呈现多类型项目任务的进度； 将每个人的项目任务协同到日程中心，简化查看、操作；

设计研究院所业务的最大成本是顾问人天费用，尤其是专家资源，通过个人任务排期和日程，呈现资源冲突，提供调配参考；通过预定资源（标杆案例客户参观、高端培训等），结合项目等级等属性，给项目管理高层决策提供参考；

针对项目财务，系统支持项目预算和费用控制，通过报销、付款等财务流程，实时归集项目成本信息；项目财务的收付款进程管理（合同收付款）；

在满足公司业务财务一体化管理需求的同时，设计研究院同时是一个知识密集型的企业，知识的积累和应用更是公司核心竞争力的积累。鱼鹰软件知识管理系统本次项目也为客户提供了一个知识搜集、挖掘、存储、复用的系统。本次知识管理系统主要围绕以下三个要点建设：

1. 如何在业务开展过程中自动沉淀知识？ 知识产生于业务开展过程中，鱼鹰软件通过标签、预定义规则、目录等互联网化的操作体验，让知识生产者快捷和智能的保留知识。知识应用于业务开展过程中，我们通过系统根据规则判断主动的推动给使用者相关的知识文档和模板，让知识高度复用，避免知识成“档案”。
2. 如何结构化呈现知识？ 结构化的呈现的前提是需要结构化的保存，通过预设定标签、目录等知识分类体系来进行知识结构化的保存。通过按照售前售后项目的阶段来关联和保存相关知识，自动形成售前售后项目的知识地图。
3. 如何快速检索到知识？ 系统提供多种方式的知识检索方式，按创建人、标题、关键词、标签、知识地图、排名、目录、级别等。

通过三个核心的管理咨询公司业务系统，和日常的协同办公软件集成，把销售、项目过程中的任务自动抽取到OA中的消息和待办事项，让客户员工轻松通过自己的角色页面完成所有在项目和销售过程中的任务。

目前该设计研究院以项目管理为核心的业务系统已经全面上线应用，客户的各类型资源通过合理合规的调配得到更好的应用和发挥实效，以成本管控为主线的报销和费用控制系统也逐步将项目的预决算过程逐步管控起来，项目的知识、设计稿等也得到有效的结构化的积累。