修炼抵御危机的“内功心法”

        “由于神州数码易飞ERP强大的平台整合功能，基础数据都是一致和同步的，在ERP、HR、OA系统中运行的数据都能得到共享，从而从根本上解决企业的产能问题，这也是企业实施信息化的最终目的。”

        “从生产计划到产能，从库存到销售，从数据分析到决策，一体化应用平台将囊括企业所有的业务环节，散发其强大能量。”

        在此次全球金融危机中，中国的制造业无疑是“重灾区”，而在制造业市场主体数量占全国同行业的比重超过15%的浙江地区，更聚集了大量已经或濒临倒闭的制造业企业，其中不乏产品品种单一、销售渠道狭窄、抗风险能力差的中小企业。

        在危机的阴霾渐渐散去的10月，我们再次走访了位于浙江宁波的志清实业有限公司（以下简称志清），一家主要从事阀门加工、销售和研发、内外销并举的中小制造型企业。志清的阀门产品约有50%销往欧美十余个国家和地区，因此在6月之前，志清在这次的金融危机的日子并不好过。危机带来的外贸市场全线萎缩，造成了订单缩减一半；国内铜材料价格上涨严重，造成极大的库存压力；再加上地方政府“禁止裁员”的一纸命令，一度让志清陷入了困境。

        在这样的情形下，关注企业管理的提升就显得比关注危机本身更为重要。因此，2009年被志清的管理层定义为“内抓管理年”，利用危机时刻，苦练内功：完善内部管理、改善生产环节、优化绩效考核、强化集成应用。而信息化作为志清提升管理的“法宝”，在帮助企业应对危机时发挥了重要作用。志清信息部经理潘誉这样概括信息化在危急时刻的大展拳脚：“可以这么说，志清能够在众多中小企业一片倒地声中继续前行，主要得益于我们的信息化建设。”据介绍，在企业领导“狠抓管理”的指示下，志清成功利用信息化，精简了业务流程，减轻了部分岗位的工作强度，帮助企业达到降本增效的危机应对成果。

        “就是借钱也要把IT做好！”这是志清董事长陈总在年初企业处于最困难的时期所说的一番话，这也无异于为信息化负责人潘誉注入了一剂“强心针”。潘誉说，领导之所以对企业的信息化工作如此支持，完全因为近年来信息化为志清带来的巨大变革。

        ERP治愈“不通之痛”

        志清由创始人陈志清在1984年以2000元起家，至今已发展为拥有600余名员工，年收入近两亿元的中型企业。多年来志清的阀门产品始终坚持走品牌路线，保证产品的高品质，同时紧贴市场需求，注重和鼓励技术和专利的创新，在业内拥有很好的口碑。近些年，凭借在业内拥有的知名度和产品美誉度，志清的阀门产品还特别支持了三峡水电站、奥运开幕式主会场火炬以及国庆六十周年阅兵仪式等重大活动和项目，这让志清人倍感骄傲。

        尽管以家族式企业的形态起家，志清却并未依赖于传统的企业管理模式。早在尚处于发展网络阶段的1990年，志清就开始建设内部网络，推行无纸化办公，并且自行开发了车间管理系统，实现了IT对车间生产的基础管理；2004年，在“上ERP找死，不上ERP等死”这句话“风靡”这个业界时，志清毅然决定“顶风作案”，上ERP。而当时，志清试图参考周围企业的ERP实施经验时，这才发现它们几乎没有成规模的信息系统。志清远远领先于同类型、同规模的企业起跑，开始了信息化的征程。

        2004年的志清，随着公司规模的日益扩大，因为各项基础数据不能及时沟通，造成企业资源的浪费和工作效率的降低。“关键问题在于不通！数据不能通用、共享和统一，非常痛苦！”志清董事长陈总回忆起当时的企业状况，仍感触颇多。“信息不畅带来的痛感还体现在公司的业务流程上。”

        为解决此困扰企业发展的瓶颈问题，志清决定引进ERP系统代替手工的管理系统，提高管理水平，实现企业效益最大化。经过权衡和比较，志清引用了神州数码的易飞ERP软件，希望以信息化手段实现对生产管理全面、细致的掌控。

        潘誉介绍道，在ERP实施之初企业领导即表示，要将ERP带来的先进的管理理念真正融入到日常的系统操作中，用ERP系统来固化业务流程。阀门制作的工艺相对简单，将采购来的铜材料粗切割、精细切割之后，即可进入生产环节。但阀门品种很多，分类繁琐。要想真正管理起来，必须借助信息系统。“以前有产品标重的问题很难解决，设计部设计的产品规格到了生产环节往往不能实现。还有就是产能的统计，过去生产多了少了都靠手工统计，出错率高，也为财务统计增加了难度。”自从有了ERP系统之后，志清的生产环节彻底走上了一个新台阶，不论员工的工作效率、订单交货达成率还是采购进货准确率都有了显著的提高。

        易飞ERP系统成效链接：

        1.员工的工作效率明显提高，订单交货达成率95％，采购进货准确率达98％，虽然企业的产值有了巨大的增长，但管理人员并没有因此而增加；

        2.作业流程更加顺畅，权责分明；相关数据资源共享，减少重复工作，并提高了生产现场处理异常事件的能力；

        3.有效降低库存量，将原物料的库存时间明显降低，年库存周转率大大提高；

        4.缩短了财务结帐时间，成功地将财务管理职能由事后处理转变成事前控制，全面提升了财务管理水平；

        5.利用ERP这个先进的管理工具，大大提高了企业研发能力及制造成本控制能力，提升了企业管理水平，进而提高整体竞争力。

        信息化全面提升管理

        在2005年开始实施ERP系统时，志清就制定了明确的信息化建设战略，那就是从效率管理、绩效管理、客户关系管理等几个方面，全面提升企业的内部管理水平。“这些方面都围绕着我们的信息化工作，在这几年里按照既定规划目标，逐步推进。”潘誉在介绍这些年志清的信息化成果时说道：“效率管理与ERP系统有关，绩效管理和HR系统有关，客户关系管理又和CRM系统有关。我们要真正全面提升企业管理，离不开各种信息系统的支持啊。”

        与神州数码合作启动信息化建设至今，志清已拥有一本厚厚的信息化大事记了：

        第一阶段（2005年）：建立企业基础信息化工作，并制定企业信息化规划。包括实施ERP系统进、销、存、生产管理模块，并辅助ERP的实施，应用了OA系统；

        第二阶段（2006年）：完善ERP系统，增加财务模块，实现财务的信息化管理；

        第三阶段（2008年）：建立及完善HR系统，优化绩效考核；

        第四阶段（2009年）：升级ERP系统，建立CRM系统。

        可以看出，企业管理软件在志清的四大系统-生产管理系统、人力资源管理系统、办公自动化系统、客户管理管理系统已经实现运转，从不同方面支撑起了企业的日常管理和业务扩张。志清的信息化建设也成为当地众多中小企业乃至全国同类企业学习的榜样，平日里会有不少企业前来参观和“取经”。对志清的信息化建设工作而言，这也是无形中的鞭策和鼓励。

        2005年，出于打破数据孤岛，管控生产管理的需要，志清上线了易飞ERP系统。目前，ERP在志清的运行情况已非常稳定，也愈发自如地发挥出其强大的功能。现在志清的信息部门只需日常自行处理个别的数据异常情况，同时进行流程的优化和系统的二次开发；

        同时为了更好地辅助ERP系统的实施，在企业内部实现办公自动化，降本增效，志清上线了OA系统，结合ERP成功实现了多层次的工作表单审核，建立了内部标准化行政表单；

        2006年，在ERP系统稳定运行了一段时间后，志清领导层决定增加财务模块，以深化ERP报表的应用。至今，志清已先后在ERP系统中实施导入自动分录模块、会计总帐模块和自定义报表模块，各财务模块的工作运行正常稳定。ERP系统中财务模块的应用，提供给志清的管理层更全面准确的企业运营数据，协助了企业管理，并进一步提升整体管理水平；

        2008年下半年，经过与神州数码专业顾问团队长期、反复的调研论证，在金融危机初现端倪时，志清的HR系统适时地实施上线。说到应用HR系统前后对企业人事管理工作带来的巨大变化，潘誉显得有些激动：“应用HR系统，对我们绩效考核工作的优化作用非常凸显，也帮助了我们有效夯实内部管理，渡过危机中最困难的那段时期。”

        志清目前主要利用HR系统完善企业的考勤和工资结算工作。以前，志清对车间工人的考勤采用的是打卡制度，人工统计、手头签字。这样既不能准确记录是否有人代打卡，也不能准确定义班次，打卡时段也会出现异常。而实施HR系统后，系统自身便会先制定班次，再以此在系统中核准迟到或早退，这样之前存在的考勤问题便迎刃而解了。员工的出入一目了然，并且由于考勤信息都准确录到系统中，考勤工资也与ERP系统结合起来，让员工工作量和工资的统计变得简单起来。“以前要用至少一周的时间统计员工的工作量，还要核准工资，现在系统中用30分钟就可以完成了。”潘誉说到。

        2009年，内抓管理、应对危机的工作在志清继续强化，信息化工作在潘誉看来也丝毫不容松懈。伴随志清销售业务的不断扩张，利用CRM系统加强客户资源的管理已显得刻不容缓。

        走访志清那天，正巧遇到CRM系统前期的数据导入工作正在紧张地进行。看着神州数码CRM实施团队紧张而有序的工作场景，潘誉笑道：“如果不是你们来，我现在应该和他们一起并肩作战呢……”针对志清目前业务拓展力度加大、销售规模不断扩张的情况，志清将首先利用CRM系统理顺销售过程中的客户关系管理流程，加强销售阶段的客户资源管理。后期将在进一步梳理流程的基础上，增加对服务阶段的CRM系统管控。

        一体化打造信息化基石

        2009年初，已拥有多套信息系统的志清即将企业信息化的集成应用提上了管理层的议事日程。潘誉认为，所谓“一体化”的信息化集成应用概念的核心还是ERP，在成功应用系统并深挖系统价值的基础上，将ERP的各个模块加以延伸，最后形成围绕ERP的信息化闭环。

        由于神州数码易飞ERP强大的平台整合功能，基础数据都是一致和同步的，在ERP、HR、OA系统中运行的数据都能得到共享，从而从根本上解决企业的产能问题，这也是企业实施信息化的最终目的。在神州数码专业顾问团队的协同下，志清已完成了现有的信息化系统基于易飞ERP的综合集成。“ERP是我们的核心系统，其他所有系统的正常运行都基于ERP产生的精准数据。”潘誉介绍道。

        谈到下一步的信息化规划时，潘誉表示，CRM系统和商业智能系统（BI）将是下一步信息化单项的实施重点。目前志清的各种信息化系统主要还用于基础业务处理，辅助企业管理提供各种数据报表。随着应用的不断深入，数据的不断累积，对这些数据进行分析、挖掘，通过BI建立企业自身的“数据仓库”和经营、发展、决策的模型和平台，这将是志清未来智能商业的核心。

        在11月CRM系统成功上线时，将同时完成与ERP、OA、HR等系统的无缝结合。在BI系统实施后，通过对各系统运行数据的分析和挖掘，将真正形成更加强大的信息化集成应用态势。“从生产计划到产能，从库存到销售，从数据分析到决策，一体化应用平台将囊括企业所有的业务环节，散发其强大能量。”在谈到志清未来的一体化宏伟蓝图时，潘誉显得自信满满。

        现在，一体化已成为志清的信息化基石，支撑起整个企业未来的发展规划。就像志清执行副总裁陈晓燕所说：“如果把企业的上下游通过信息化很好地控制住，整个企业的流程才能更通顺，这就要实现信息共享。现在我们想做新的信息化模块时首先考虑的就是与现有IT系统的集成。”

        企业概况：

        宁波志清实业有限公司创建于1984年，位于风光秀丽的东海之滨——宁海，现有员工近700人，占地面积88886平方米，建筑面积28600平方米，现有子公司有宁波志清阀门有限公司、宁波志清进出口有限公司、宁波志清机电有限公司和上海志博投资管理有限公司，公司主要的业务范围包括研发、制造、销售（阀门、调压器、消防器材、园艺工具、管件、）等五大类产品、投资（期货、证券、投资理财、资本运作、项目投资）。

        公司1996年通过ISO9001国际标准质量体系认证，1998年通过美国和加拿大UL产品安全认证，2000年通过美国和加拿大CSA产品认证，2004年通过欧盟CE产品认证、压力管道元件安全认证、2005年通过美国FM认证、ISO14001/OHSAS18001环境和职业健康安全管理体系认证,2006年1月份通过浙江省二级机械制造企业安全质量标准化企业认证。