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实施ERP系统常见的11个错误如何避免?

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在选择企业资源规划(ERP)解决方案的时候,如今的IT管理人员有了比以往更多的选择。从内部系统到基于云的软件即服务,再到基于行业的解决方案,真是令人眼花缭乱。决策者在试图确定那些特性和功能最为重要的时候甚至感到有些不知所措。

来源:cio.com 2017年11月24日

关键字: IT管理 ERP

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在选择企业资源规划(ERP)解决方案的时候,如今的IT管理人员有了比以往更多的选择。从内部系统到基于云的软件即服务,再到基于行业的解决方案,真是令人眼花缭乱。决策者在试图确定那些特性和功能最为重要的时候甚至感到有些不知所措。

实施ERP系统常见的11个错误如何避免? 

所以我们向十几位ERP专家进行了咨询,他们对如何驾驭这种复杂环境给出了建议。具体来说,我们请他们列出了他们看到的企业高管在做选择、部署或者实施ERP系统时候所犯的最大错误,并对企业组织如何避免造成潜在代价高昂的错误给出建议。

1、不做谨慎的需求收集

咨询公司Cloud Technology Partners副总裁、首席架构师Ed Featherston表示:“通过ERP系统将现有的业务流程实现自动化,这是非常普遍且非常诱人的。虽然在理念上这一点可以理解,但是你必须花时间努力分析这些流程,这也是你收集ERP要求的一部分。实施一个新的ERP系统,也是一个审视、改进/重新设计业务流程的机会。如果对一个糟糕的流程进行了自动化,只会让这个糟糕的流程运行得更快。”

同样地,“在开始迁移到一个新的ERP解决方案之前,有太多的公司没有能够找出关键的软件使用问题/痛点,构建出关键的流程布局。”企业云解决方案提供商Knoa Software首席执行官Brian Berns这样表示。“必须找出业务关键问题,并在迁移之前解决。所以,在迁移到一个新平台之前,需要对过时的、低效率的、复杂的流程进行必要的调整。”

2、在决策流程上没有让(来自所有部门的)最终用户参与进来

ERP软件公司VAI首席信息官Kevin Beasley表示:“在实施ERP系统的时候,许多组织把他们的时间和精力集中在获得领导层的批准上,而这个过程中他们应该让最有可能使用该系统的关键员工也参与进来。”

“除了IT员工之外,让包括财务、运营、制造和仓库等整个组织的员工都参与其中至关重要。在决策过程的每一步中,让整个组织的利益相关者都参与进来,将确保每个人都投身到尽可能顺利地找出并实施正确的解决方案。”

3、没有适当的技术人员预算

“我们往往会看到管理层低估了实施涉及的成本,包括维护和需要让项目成功运转起来的人才。”技术人才提供公司Robert Half Technology企业技术服务实践总监Tim Webb这样表示。“很多情况下企业组织希望用更少的钱做更多的事……我们看到这最终导致实施失败。花时间做适当的预算规划,把推动实施的人才因素纳入考虑中,这样后续你就不会遭遇问题或者意外了。”

4、没有衡量内部部署ERP与基于云的ERP之间的利与弊

会计和库存ERP软件提供商Blue Link总裁Mark Canes表示,在权衡内部部署的ERP与基于云的ERP解决方案时,“企业应该对多个因素进行评估。例如,云部署要求有适当的互联网接入、订阅类型的支付,能给员工带来诸如远程办公等好处。另一方面,内部部署需要专门的IT人员、最新的服务器和内部硬件、大量前期费用,适合于那些希望在他们自己服务器上托管软件的企业。”

“随着软件即服务(SaaS)正在迅速成为新ERP实施的主流平台,对于实施困难或者难以支持早期ERP投资的企业来说,SaaS可能是一个完美的解决方案。”技术调研和咨询公司Information Service Group合伙人Nathan Frey这样表示。“虽然SaaS提供了诸多好处,但是客户[需要了解]SaaS可能给组织带来的新挑战。”

他解释说:“因为SaaS解决方案是无法定制的,所以用户要迫使业务流程适应SaaS软件。这些流程挑战往往会影响与传统系统的集成,从而加深对组织性变更管理的担忧。此外,那些有额外功能或者行业特有要求的企业组织,将需要一种结构和方法来解决新系统无法提供的必要功能,不管是通过变通的方法、第三方软件还是其他方法。”

5、在决策过程中没有考虑到行业特定解决方案

在选择一套ERP解决方案的时候,企业高管往往会忽视一个事实,“有很多非常不错的小型软件公司可以满足特定行业的特定需求,例如药品分销,”Canes这样表示。这些特定的厂商/解决方案“可能会提供更为行业特定的功能特性以及软件定制”,这可能更适合你的业务。

6、被各种功能所迷惑

仓库软件系统提供商EVS首席技术官Nathan Brown表示:“功能很重要,但并不是全部。有太多时候,企业组织会选择功能最多的ERP。”相反,企业应该考虑解决方案的“行业成功历史、个性化、灵活性和集成能力”,以及客户支持,还有解决方案如何很好地解决企业组织的需求/要求。

7、一次性实施系统

云ERP平台提供商VersAccounts首席执行官Sunil Pande表示:“ERP系统很复杂,不太可能在前期确定所有实施要求,然后实施系统,培训用户,上线。这是传统的瀑布式实施模型,但并不奏效。相反,需要采取一种更为敏捷的方式,以很小的步骤来实施,最终用户参与每个步骤,以确定要求,测试,发现差距,然后反复。”

8、忽略变更管理

“当实施一套新的ERP解决方案时,变更管理是一项绝对要求,”独立调研和企业解决方案咨询公司Ultra Consultants创始人兼首席执行官Jeff Carr这样表示。“有效管理变更的能力,可能是高管、经理和员工需要账务的最重要的一项技能。如果无法有效管理三个关键组织领域——人、流程和技术——的变更,那么通过ERP实现业务变革就无从谈起。”

Tata Consultancy Services公司全球企业应用服务负责人Akhilesh Tiwari表示:“企业组织往往只注重IT技术的统一和业务流程的简化。流程和系统要求深度分析,同时人的因素也需要谨慎的考量和战略规划,这在云ERP迁移中甚至更为重要。”

甚至基于云的ERP也要求有变更管理。

Frey表示:“SaaS解决方案承诺可配置的业务流程和比之前ERP软件产品更加直观的用户界面。这往往导致企业组织认为组织变革管理和培训对于SaaS项目来说不那么重要。然而,SaaS解决方案给客户让现有业务流程适应软件带来了更沉重的负担。”

Frey建议说:“为了避免返工,确保最终用户彻底了解线上之后会发生的变化,企业组织应该在实施项目的早期就明确必要的流程变更。此外,最终用户培训不仅要考虑用户角色方面的因素,还有与用户交互的变化,以及那些不属于新解决方案的系统。通过提供[恰当的、及时的]培训,用户也许能更快地接受新系统,取得更大的成功。”

9、不投资/不支持实施团队

“[恰当地]构建内部实施团队,并给予其必要的时间和资源来启动实施和和相关业务转型,这是ERP项目最至关重要的一个步骤,”Carr解释说。“一个成功的团队要求有合适的人、高管认可以及决策力来完成这项工作。这通常意味着重新分配团队成员的日常责任。但这样做可能正是成功与失败之间的区别。”

10、不定期沟通信息

ERP厂商Unit4专业服务高级副总裁Dave Goosens表示,为了避免这个问题,建议“为这个项目所有阶段都将建一个项目沟通计划”。成立“一个小的核心团队[包括来自不同部门的人],彼此进行共同和协同,对受新解决方案影响最大的业务领域具有一定影响力。然后确保他们随时了解项目的最新进展,从而让这些受影响的业务部门都能了解到最新信息。”

11、没有维护计划

Beasley表示:“实施一套ERP系统需要时间,但是一旦系统成功,工作就不会停止下来。企业应该制订维护策略,以确保员工对于定期维护和改进ERP系统需要所的工作上保持一致,不会有人遗漏。”

Beasley解释说:“过时的ERP系统可能会使公司面临安全问题和业务流程漏洞的风险。制定计划,指定公司内负责项目和维护的人员,这将确保ERP系统始终顺利运行,并与最新的应用程序保持同步。”

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