CIO要利用好ERP 直面IT变革中的问题

　　我国电线电缆行业尤其是低压产品技术含量较低，需求量较大，而良莠不齐的企业争相竞价，也给这一市场造成了一片混乱。要在这种竞争激烈的卖方市场中健康生存，必须要通过细化管理降低成本，提升效率并提高快速响应市场的能力，而线缆行业产品规格多、订单多、生产模式既有流程性的特点也有离散性特点，导致生产、采购、销售、财务、质量控制等业务环节的管理、统计、分析都很复杂，靠手工管理方式不仅效率低，而且很多先进的管理模式、管理方法无法实现。

　　特变电工(德阳)电缆公司(以下简称德缆公司)的信息化基础相对薄弱，以前只在销售订单、成品库存、报价、财务管理等有限的几个业务环节实现信息化。而且软件的实现方案相对落后，集成度低，导致公司大部分业务仍以手工管理为主，工作量大、效率低下，且缺乏决策层所必须的快速、准确的各种业务数据。基于此，德缆公司在充分调研、分析现有业务模式和信息系统的基础上，选择与赛捷软件公司合作，力图通过ERP X3软件的应用来实现公司信息系统的集成。

　　2008年1月，德缆公司信息系统整合项目正式完成，系统运行后对于企业经营管理的影响已经让许多业务部门的负责人有了切身体会。按照德缆公司副总经理莫川邻的话说，ERP首先是要满足公司当前的管理目标，仅仅是在替代手工管理上就带来了工作效率的大幅提升，而业务数据的积累、及时统计分析也给企业决策带来了有力的支持，这些都为德缆公司进一步走上精细化管理之路，从而大幅提升核心竞争力奠定了坚实的基础。

　　从“清库存”开始认识ERP

　　据了解，德缆公司从2000年就开始关注ERP系统，甚至总公司早在1999年就开始启动ERP项目。莫川邻回忆说：“当时花费很多，但现在看来依然停留在定制开发层面，覆盖面小。但在那次系统上线调研的过程中，对库存进行了3次较为全面的盘点，调动了60%的库管人员盘库，这也让我们认识到了，系统化的管理工具可以敦促企业发现管理漏洞。后来公司下属的线缆厂上了ERP后，更让我们进一步明确，企业变革带来的阵痛就是企业重新成长的过程。”

　　在他看来，尽管德缆公司的信息化在国内并不领先，但对其认识却比较充分。例如，公司下属的线缆厂年初就已经对ERP项目进行立项，并在博通ERP定制化系统的基础上，从内部进行软件整合;而在实施过程中发现集成化程度不够，又在年底再次立项，进行新一轮的项目调研。而在2004年，德缆公司更是定下了集团内部信息化三步走目标：首先，在供需链集成的基础上，将财务部门的业务兼容进去;第二，逐步建立产业平台，集团平台，在集团产业化的方向上，实现物资采购、市场需求信息共享，从集团化层面整合资源;最后，将全公司19个分公司的资源进行整合。

　　用ERP实现管理目标

　　选择ERP来集成公司内部已有的各个业务系统，莫川邻表示，这不仅因为德缆公司很多业务部门对ERP系统都有不同程度的依赖，更是因为ERP的应用与线缆行业生产管理特点相对应的。他解释说，目前电线电缆行业中有以下这些生产和管理特点。

　　首先，这一行业的生产技术是流程型的，不是离散型的。投产过程中，物料投入层次分级，对于某一个生产段有很多工序，工序与工序间并不是紧密联系，多个工单中，越靠前的工序合并生产的可能性越大。300多种原料可以生产2万7千种产品，对于这种倒金字塔型的结构，如果只是人为来进行协调，工作量是可想而知的。据统计，利用系统进行管理，可将物料编码资料的维护工作量总体上降低40%，物料编码的唯一性达到98% ，物料清单管理准确率提高到96%，维护工作量总体上降低60%，总体工作效率提高近10%。

　　其次，线缆行业半成品库存呈现条件可用形式。“你有1000米的线缆，却不一定能够满足10米产品的生产需求。即使满足了，那剩下的原料该不该报废呢?因此，对于所有的半成品不可能全靠智能去判断，必须依靠ERP去制定一个可视化的规则。”莫川邻如是说。

　　最后，资金存留、原材料积压等情况经常出现。线缆行业中受原料通用性强，生产周期长，合同交易时间不确定等因素限制，每个订单都很难实现明确的计划生产，但又不可能完全依靠人工来判断。对此，莫川邻表示，对于某一个订单，有多少库存可用，必须把ERP系统和传统的人工方式结合起来：利用二次开发，把MRP运算逻辑打乱，把重要的半成品和通用性强的原料先人为的巡视下来，在一个特定库位做好标记，这样系统就可以根据明细，查找材料。“这就体现了软件的灵活性，实施团队与使用方的良好协同，这是区别与传统ERP的地方。”

　　在莫川邻看来，ERP首先是要把公司的管理目标实现了。“就像以前一直强调的限额理念，生产要控制，库存、销售等各环节都要控制。但多数部门只是在检查的时候才计划，才做做样子。而信息化工具可以提供多种方案，要求高的就提供详细限额，要求低的就提供粗略限额。”同时，通过ERP的应用，在数据统计、分析上也能更好的满足管理需求。目前，在线缆行业中，70%的生产成本在于原材料，而这几年原材料价格波动厉害，制造、供应等部门要在一起分析市场形势，而实施ERP之后，系统可以自动统计、更新数据，这就可以让各部门从简单重复的数据统计中解脱出来，将工作重心转移到数据分析上，从而更好的应对市场需求。

　　系统灵活是选型关键

　　经过细致的考量，德缆公司最终选择了与赛捷公司合作，采用后者的X3软件产品。谈及这次选择，信息中心孙旭东经理表示，这是由于赛捷软件的架构灵活，基于开放平台，并能够根据需求深入开发，符合本行业的特色。他特别强调，在选型小组参观时，看到赛捷的系统维护人员只有一个，而其他的ERP系统可能一个模块就需要一个人进行专业的维护，这也说明了赛捷软件的稳定性较好。

　　具体来说，一是赛捷ERP X3系统灵活性强，适于二次开发。在该软件产品中，每一个功能都有一个标准流程开放点，一个特殊流程开放点，两套开放点也意味着该产品可以根据用户需求进行随时调整，可扩展性非常强。

　　二是X3软件本身就是面向中小企业的，适合中小企业的发展和使用。很多国家化的供应商提供的产品虽然很优秀，但更适合大型企业。例如，由于产品复杂，这些企业的一个实施顾问只能负责几个模块，而在赛捷X3中只需一个人即可管理整套软件。

　　三是X3软件可综合利用资源，只要有需求，系统就可以进行组合，进而提供相应的结果。“例如，没完成的工单需要多少工料?理想状态时可以细化到以工单为单位管理，取代以月为单位的陈旧模式，并且在第一时间得知应该投入多少人力、物力、财力，免去不必要的浪费。”孙旭东这样阐述。

　　不让ERP形同虚设

　　2007年4月1日，德缆公司信息系统整合项目开始启动。而在9个月的实施过程中，孙旭东认为，最大的问题并不是人力或技术方面，而是如何进行集成管理。

　　据介绍，以往德缆公司的销售业务、订单业务等均依靠管理软件进行管理，而其他模块，如生产、报价、成本核算等则利用自己的开发软件。“信息化要向更高层面发展，在消灭信息孤岛的过程中，最大的难点就在集成管理，而这也恰恰是企业的第一大目标。”在他看来，对于任何成熟企业来说，上线ERP系统技术上都不是问题，但是管理方面的问题很关键。企业要通过信息平台把管理向上推一个层次，就要敢于依靠管理软件为企业带来一个比较大的改善。

　　而在德缆公司，ERP系统的一大特点体现在能够利用该系统集中全公司的力量，这也与以往各部门自己开发软件有着明显的差异。例如，以前公司的成本系统要技术部门来做，工作量很大，开发过程中协调起来比较吃力，阻力也大，甚至使用中发现问题之后完善起来也很麻烦。而ERP项目受到了全公司领导的高度重视，通过制度，让全公司从上到下都积极配合，同时ERP带来的信息共享也让企业内部协调变得更容易了。孙旭东风趣地说：“以往，由于部门之间信息孤岛太多，沟通只能依靠会议。但开会的时候因为部门信息不对称，各部门只能谈自己的东西，不能协调其他部门，常常讨论半天也很难得出结果。而ERP的一个显著特点就是提供信息共享平台，每个部门都可以利用自己的权限找到可用信息，并且这些信息具有唯一性，不会出现差错，开会效率的提升就显而易见了。”

　　细节上提升业务效率

　　2008年1月，赛捷ERP X3系统正式在德缆公司上线应用，不仅有效整合了公司内部的各种资源，推动业务规范化、流程化，促进组织架构扁平化、提高快速响应能力，同时也帮助各部门大幅提升了工作效率、降低了管理成本，并逐步建立起基于数据的科学决策体系，为开展精细化管理夯实了基础。

　　莫川邻举例说：“报价与销售订单是关联性业务，因此关注哪个项目就要可及时在系统中推进。中标后，利用ERP系统对报价单、销售订单、市场情况进行跟踪，可查询到产品生命周期的每一个环节。保证生产流程严谨，降低出错率的同时即达到提高效率的目的。”他强调，以前手工管理造成市场信息零散，查询、统计不便，难以与报价单匹配，难以分析竞争对手报价情况。利用ERP系统可以建立统一的市场项目跟踪信息，将项目与报价单关联建立竞争对手报价资料;方便地跟踪项目的进度及详细情况，便于分析与各竞争对手的报价对比情况，以便有针对性地制定后续项目的报价策略。据统计，ERP系统已将项目信息量提高30%，查询、统计速度提高70% 。

　　同时，拥有权限的内部用户可以看到物料清单管理、运费结算等各种数据，省去了人为查询的时间。据统计，ERP系统帮助德缆公司在商业伙伴资料的维护工作量上降低了30%，资料的完整性提高25%，同时商业伙伴信息共享，保证各部门数据一致性，大大减少重复工作量。“以前，商业伙伴编码规则不规范，往来单位重复、错误问题时常发生，导致应收、应付账目出错，降低效率。目前，系统与物流合作的内部系统已经打通了，平台运作起来后，功能还可进一步扩展。”莫川邻说。

　　而从财务管理上看，ERP系统应用之后，财务报表上每个产品的应用情况都可以看得到，及时性、准确性都得到了保障。由于不同岗位上有不同权限，各职责人员可以及时看到他想了解的数据情况。而在生产、销售、物料等各方面数据都非常准确、及时，这无疑让财务核算、报表都更准确。

　　而在孙旭东看来，ERP系统上线后，各部门负责人在考虑问题时不再从本部门为出发点，而是上升到整个公司的高度，从全局的眼光去看待一些业务决策。他说：“业务人员通过对ERP系统流程的熟悉，从而熟悉了整个公司业务流程，这也使得公司管理各方面都有显著提升。以前，部分业务流程功能重叠、层次多，造成人浮于事，效率低，信息数据传递缓慢，管理成本增加，决策信息不及时、准确。但现在借助系统先进的管理流程，结合公司实际情况，优化重组部分业务流程，使业务流程简洁流畅，部门岗位职责明确，组织结构扁平化，减少重复工作，对市场需求的响应速度明显加快。”

　　显然，ERP实施之后，这些细节上的点点滴滴在逐渐影响和改变着德缆公司，企业领导和员工对于信息化的认识也将更加深入，而伴随企业的发展和精细管理的要求，德缆公司的信息化建设道路还将不断延伸下去。