CIO应与销售部门进行协调沟通 了解其需求

　　关注编号问题

　　客户是上帝，在销售管理中要最大限度的满足客户的需求，以提高客户的满意度。即使有时候客户的要求比较过分，但是销售人员也能够想方设法的满足。谁叫人家是你的衣食父母呢?为此，这也体现在销售部门的需求调研上。

　　如有些企业可能会有如下的需求。当客户报上销售订单号码(注意这里的销售订单号码是客户的订单号码，而不是企业自己的订单号码)，要让销售员在系统中查询订单的处理情况。有些企业在这方面可能做的更到位。为在企业网站上设计一个查询系统，让客户可以利用自己的帐户名登陆系统，输入订单号码来查询订单处理进度。此时，客户只知道他们自己的订单号码，而不知道企业的订单号码。而这两个订单号码往往是不同的。因为企业要统一自己的订单号码编写规则，而不能够十个客户就采用十个订单号码编码规则。针对这种情况，在系统中要能够同时体现公司自己的订单号码以及客户的订单号码。如此的话，输入客户的订单号码也能够查询到客户的订单信息。

　　另外，在产品编号上也有类似的问题。客户定义的产品编号与公司自己制定的产品编码规则往往是不同的。如同一个杯子，客户的编码可能为100001，但是企业的编码可能为B001。此时，客户可能会询问销售员，产品编号为100001的杯子现在有多少库存。此时，作为销售员可能很难在第一时间就把这个客户的产品编号100001对应到自己公司的产品编号B001。他们很可能需要去查找相关的资料才能够进行关联。如此的话，就会让客户去等待。为此如果在产品库存查询的时候，只需要输入客户的编码，则系统就可以自动转换成公司的代码并同时查询出库存，则显然很有必要。

　　第三，在出货的时候客户有可能也有这方面的要求。如在给客户的送货单上或者外包装箱唛头上要能够显示对方的订单号与产品编码。因为客户在做帐时，是根据他们公司的采购订单号与产品编号来进行的。企业自己编写的编码与订单号码对他们来说没有实际意义。这对于信息化系统的要求，就是要能够在出货单或者唛头打印时能够同时带出客户的产品编码与订单号码，以利于客户进行查询。

　　以上三个基本需求就是关于客户编号方面的需求。不同的企业对这三方面可能有不同的要求。有的企业要全部满足，而有的企业可能只需要满足其中的一部分即可。为此CIO在需求调研的时候，最好能够从这三方面出发去跟业务员确认需求。

　　除了客户对编号的需求之外，企业自己出于管理上的方便，对编号也会提出自己的要求。如企业会考虑，如何编制合适的销售订单号码，以加强对销售订单的管理。在这销售订单编号的管理上，笔者遇到过如下的需求，供大家参考。

　　如销售经理可能要求在销售订单的编码上实现前缀。销售订单可以分为好几种，如预付订单、样品订单、普通订单等等。而订单类型的不同，管理的方式也不同。如预付订单需要财务先确认收到款之后才能够下订单或者出货。所以销售经理希望能够根据不同的订单类型，在订单编号面前加入不同的前缀。如此的好处就是在审核的时候，一看到订单编号就知道订单的类型，这有利于他们进行监督。这个需求也是比较合理的。

　　另外也有员工希望能够实现销售订单的自动编号，如按年月日来编号。如现在2009年3月13日接到的第十张订单，则编号就会20090313-010。前面为接到订单的日期，后面会流水号。销售人员希望这个系统会自动编号。因为手工编号的话，不仅每次输入比较麻烦，而且还容易输错。更糟糕的是可能会造成编码的重复，反而造成管理上的困扰。有时候销售员可能会有更高的要求。如样品订单可能比较少，所以在编码的时候，不需要按年月日编写，而只需要按年月编写即可。如2009年3月接到的第十张订单，则这张样品订单的编码规则为200903-010等等。类似的这些订单编码规则的需求也是经常会遇上的。

　　以上这些根销售部门相关的编号方面的需求，并不是所有的信息化管理系统都能够实现。故CIO在进行项目实施的过程中，要及时跟对方保持沟通，看看能够实现这些需求。如果在选型的时候就发现不能够解决的话，那么可以考虑更换其它的软件厂商或者通过二次开发来实现。

　　报表方面的需求

　　通常情况下，报表方面的需求是比较简单的。但是有时候销售员工的一些复杂需求会在增加报表的难度。同时也可能因为一些技术上的限制，而导致很难百分之百的满足用户的需求。为此，当CIO在征求销售部门需求的时候，有时候对于报表方面的需求也要特别的留意。

　　如笔者以前在负责信息化项目的时候，就被销售部门的两个报表难道了。

　　一个是客户订单统计报表。销售经理助理每个月要统计一份客户接单情况的报表。这份报表的内容倒是没有什么问题，在系统中都是存在的。但是，在格式上却难住了我。原来销售经理要求销售助理把这份报表导入到Excel表格中，然后一个客户一个页签。在最前面的一个页签上，还要放上具体的统计信息。这对于普通的信息化管理软件来说，实现起来有很大的难度。因为他们虽然可以把内容导出到Excel表格中，但是却无法把格式也导出来。如要从数据库或者系统中查询这个内容，很简单。结合Where语句加上Sum汇总语句与分组语句可以很方便的实现这个需求。所以内容上不会有问题。可是这这个格式上会有比较大的困难。这主要是因为Excle办公程序不是开源的，所以很难把信息化管理系统中的格式定义带到Excel表格中。笔者在项目维护过程中，被这个难题难倒了。这个需求是销售经理提出来的，笔者也不能够不帮助他实现。但是，这个需求连实施顾问也摇头表示无能为力。难道这个真的无法实现吗?其实不然。笔者后来接触到另外一个系统，微软的CRM系统。到底是同一个公司出的产品，他们的CRM软件就可以跟Excel办公软件实现很好的集成。不仅可以把数据导入到Excle表格中，而且还可以把格式也带过去。所以CIO在进行需求调研时，在报表上也不能够忽视。否则的话，CIO迟早会受到“报应”的。

　　二是一个订单执行进度表。如销售人员需要一张报表，在这张报表中能够反映出采购到料情况。也就是说，报表中要能够显示出订单信息、对应的采购订单信息、对应的物料到货信息等等。这家企业主要是装配的，所以零件是否及时到料对于出货具有很大的影响。装配所花费的时间反而可以不考虑在内。生成这张报表具有一定的难度。如一张销售订单可能对应很多采购订单;而多张生产订单有可能会采用同一个原材料，故多张生产订单也会对应一张采购订单。而现在销售员要查找一张销售订单的到料情况，该如何设计呢?后来这张报表笔者是通过二次开发来实现的。

　　报表在信息化管理中虽然只起到统计分析的作用。而且在系统设计中也有这么一句行话，只要系统中有数据，都可以通过程序查询出来。话虽然说得有理，但是则其中也会遇到很大的难度。如上面笔者说的格式问题以及多对多的情况等等。

　　为了减少报表二次开发在整个系统中二次开发的比例，笔者会采取一定的预防措施。如笔者会在项目选型之前，先向各个用户收集他们现在在用的报表。然后把这些报表给对方售前咨询顾问看，是否可以实现。也就是说，这些报表也是笔者进行项目选型的重要依据。说句实话，如果报表占用了比较多的二次开发预算的话，那是比较亏的。因为报表相对于其它功能来说，是一个相对简单的模块。如果CIO发现用户在报表上有比较特殊的要求，那么最好选择那些带有报表自定义模块的系统。如此的话，CIO自己也可以设计报表。另外，如果用户喜欢把报表导出到Excle中，而不喜欢在系统中查看的话，那么就需要考虑软件报表跟Excel办公软件的集成性问题。如果让用户先把数据导入到Excel，然后再对这份文件进行修饰，恐怕没有员工会心甘情愿的多做这些工作的。

　　总之，报表方面的需求虽然简单，但是也不容小瞧。否则的话，CIO很可能会为自己的一时疏忽而买单，给企业带来不可估量的损失。