协同OA消除企业管理“隐形杀手”——会议成本

ZD至顶网CIO与应用频道 09月07日 北京消息：企业在发展过程中总会遇到瓶颈，觉得运营成本高涨，却又难以找到成本的所在，这被称之为“隐形成本”。“隐形成本”如同生命体暗藏的疾病，久治不愈，挥之不去，让经营者颇为头疼。下面，万户OA与你一起来剖析企业管理中存在的“隐形杀手”——会议成本。

一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具，然而会议的成本则常常被忽略，从而使会议成本成为吃掉企业利润的“隐形杀手”。

那么，会议的成本有哪些？一般来说，开一场会议所产生的成本既包括金钱成本和时间成本，又包括因参会而暂时离开工作岗位造成的损失成本。

日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。

按照这个公式，公司的一次中层管理会议，以到会人数10人，工资平均50元/小时计算，开会1小时的成本是3000元，讨论4小时成本达到12000元！这还不包括参会人员因出差产生的交通费、住宿费、餐费等。

你的企业做过会议成本分析吗？会议不是说不开，但也不能乱开！如何合理安排会议时长，如何保障会议效果高质量非常重要！万户OA会议管理解决方案，直击会议低效顽疾，为企业降低会议成本，提高会议效率。

OA系统的会议管理模块可以对整个会议进行统一组织和管理，它融入会议的各环节、贯穿会议全过程，能有效减少藏匿于会议由始至终的各种会议成本，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。

1、会前成本控制

通常，一场会议的时间，长达几天，短则不到一个小时，可是可能仅仅为了一个几十分钟的会议，办会者也许通宵达旦熬了几个日夜，连日奔走于寻找和布置会场，不但需要花费巨额资金支付会场租金和参会者交通住宿费用，还要逐人通知参会人员具体参会事宜，而参会者却要从一个城市辗转到另一个城市，途中只因为要去参加一场会议或许耽误了一笔大买卖！

万户OA系统从办会者和参会者会议成本出发，采用无纸化会议模式，把会议从固定的会议室延伸到移动端，在OA系统中，有权限的用户可以发起会议，确定会议的主题和类型，以及会议的起始时间、主持人、主办部门、与会人员、会议纪要员、会议室、所需资源等内容。并可以内部邮件、电话、短信、即时通讯工具等途径，以弹屏提醒的方式告诉参会人员会议通知，提醒做好相关准备，省去由人逐个通知的繁琐细节。由此一来，与会者只需在OA系统里提前提交会议申请、发布会议通知至各参会者，参会者接受到会议提醒后，只需准备好会议所需资源然后坐等会议时间的到来即可。要知道，仅仅一个网络化的会议地点，便能免去了参会者因路途遥远而耽误的时间成本，帮企业省去了大量一笔巨大开销！

2、会中成本控制

会议中，难免有参会者未能很好地围绕主题进行讨论或发言，针对某个议题讨论的过分冗长，或者谈论了过多题外话，原本计划2个小时的会议开到下班还没画上句话，参会者已饥肠辘辘，甚至可能归心似箭了，其精神和心绪都无法集中，会议结果和参与者的发言不但流于形式，而且还会由于会议时间延长而耽误了别的工作。每过一分钟，便意味着与会人员总数的分钟数的增多，这样，企业由此产生的时间成本和效益成本自然而然地为企业财务报表数字的增加做了“贡献”。

而万户OA系统会议管理功能可根据会议设置的时间，以语音形式进行会议时间提醒，督促与会者掌握好会议时间，避免会议的拖延和冗长，使发言做到有的放矢，降低会议时间成本和效益成本。此外，为避免会议记录不当，会议纪要员可以在OA办公系统中直接记录会议思想火花和最终决策并形成会议资料以供企业后期会议成果反馈，为会后的决策能在规定的时间内实现助一臂之力。

3、会后成本控制

在万户OA看来，会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议几乎是无任何意义的，更会在无形之中增加会议后期时间成本！这就要求企业在会后要加强对会议文件和精神的传达与执行力度。

而万户OA系统的催办督办功能针对会议中产生的重要工作精神内容，建立督办任务，明确责任部门的办理时限，通过对一项工作任务进行催办和反馈的沟通了解，使会议精髓的落实更加有效。

值得一提的是，除催办督办功能外，万户OA还能帮助企业创建起统一的知识文档存储管理中心、电子化的企业流程管理平台、规范的收发文应用管理平台和高效顺畅的沟通交流平台，保证会议决策的高效、协同完成，以更好的传达企业的会议精髓，依据上级的指示完成会议目标，降低因为会后的决策未能在规定的时间内实现造成的时间成本。

你的企业意识到“会议成本”这一“隐形杀手”了吗？