中小企业应用ERP 签署信息化合同九步走

　　现阶段，市面上的ERP产品很多，特别是选国内软件还是国外软件让人困惑。ERP起源于西方，国外ERP厂家在产品技术研究和行业经验沉淀上走在前面，国内ERP厂家则在研究、跟进国外软件的基础上，根据现状加以更多的创新。我们知道关于ERP实施现在有很多种方法，很多的选型方法只是大型的企业比较适用，对于中小企业来讲大企业的选型方法和中小企业运用ERP又存在的一定联系与差别。中小企业应用ERP需要见效快， 应用快等特点，因此，中小企业在上应用ERP之前，选型是关健，而在选型过程当中，信息化合同的签署又显得至关重要。中小企业ERP合同的签署有很多资料可供查询，但笔者认为，中小企业的合同签署有别于大企业。

　　从中小企业信息化的现状及特点来看，中小企业信息化发展到现在，行业细分需求特点日益明显。中小企业用户已经不仅仅满足于财务管理、OA等单项应用，要求逐步深入。中小企业信息化不仅仅是ERP，还包括产品辅助设计、生产制造管理和控制等多方面内容，具有很鲜明的行业特点。同时，中小企业，信息化的初步战役见了成效，但实施效果和进度参差不齐总的信息方向是朝着全面信息化的发展的。这些特点让中小企业在未来信息化的道路还需要很长一段时间。在中小企业信息化过程当中，信息化合同签署是中小企业向信息化迈出的重要一步，也意味着信息化的开始重要一步 。

　　案例分析：

　　国内某中小型药业企业集团准备上线一套信息系统，负责集团信息化的CIO，在帮助该企业选择好IT服务商A公司以后，从产品功能的角度来讲，A公司的大部分符合企业的业务需求，因此该CIO决定选用A公司的产品。据该CIO透露当时A公司的产品价格是一千万左右，从产品的价格来讲对于全国型集团企业应用这套系统及同行业的价格来讲，产品的价格比较适中，因此，CIO综合考虑以后选则了A公司的产品，但该CIO犯了一个很大的错误，在和A公司签署ERP项目合同时，只签署了软件产品的购买合同也就是只购买了一个软件，没有得到其它相关的服务。我们知道软件只是有一个重要的一个工具，而且企业的业务企业的自身的人员或者管理者最了解 对于IT服务商来讲他们对于企业业务的甚少，更多的是一种框架，为企业提供一种软件的框架，用以来帮助企业在这个框架上实现用信息系统对于业务的支持。

　　该企业的CIO在实施ERP的过程当中发现，虽然A公司的产品大部分满足了企业的需求，从企业还需要个性化的需求，比如需要增加某些为了满足企业业务的功能，但当时只签署了产品的合同，其它的服务合同并没有签署，A公司无法提供更多有限的无偿服务。怎么办？

　　该CIO很是苦恼不选用A公司的产品，前期已经投入很多，会造成企业很大的损失；继续选用A公司的产品得不到有效的服务怎么办？对于A公司来讲并不是没有这个实力提供不了服务，那么，为什么得不到有效的服务？ 原因就在于该CIO签署ERP合同时没有仔细考虑，ERP的合同需要签署多份合同产品合同、服务合同等等。这一结果导致了该CIO最终采用了重新又签署了一份软件服务合同，付出了相比软件产品更高的价格，虽然最终帮助企业解决了问题，但企业也因此付出了比产品更加高昂的费用。

　　综合案例分析， 笔者认为，作为信息化的负责人CIO ，在签署ERP合同前应该仔细做好前期准备工作，尤期是中小企业的CIO，更应该应注意。笔者认为， 中小企业CIO签署ERP合同，应注意九点：

　　1、仔细看清楚ERP合同的种类

　　现阶段，信息化本身就是一种无型的产品，尤其是软件的产品，对于企业来讲，如果能解决企业的业务问题，那么它值百万，甚至千万。但如果解决不了业务上的问题，那就是一张没有任何价值的光盘代码。而现阶段的ERP合同种类比较多，它按照不同的功能、不同的模块进行划分，因此，要求CIO在签署ERP合同前要充分了解企业的业务状况，对于合同要有一个整体的规划，这些规划包括如何制定长期的的规划和短期的规划。对于CIO来讲了解合同的规划非常重要，一个CIO如果不了解信息化合同的详细情况，不懂得ERP合同的签署原则，那么必然如本文案例中分析的一样，铁定吃了信息化合同的亏。

　　了解信息化合同的种类需要CIO前期进行大量的调研及市场分析，对于第一次参与合同的签署CIO来讲，更加应该慎重并且考虑周全，需要CIO对于企业现状及未来要有一个长远的规划、对于有经验的CIO来讲同样也不能大意，只有在做到万无一失的情况，才会为企业真正的去创造价值。

　　2、 签署合同前再次对产品进行演示

　　无论是做ERP还是做其它的项目如BI、CRM等一糸列的信息化工作，CIO都需要对于IT服务商的产品进行详细的演示和了解。虽然，IT服务商在在选型初期，会对自身的产品进行演示，但作为CIO有必要进行对于产品的二次演示及操作，以便发现在软件产品当中存在的问题及不足，这样一方面有利于在ERP合同签署前,取消产品的一些不必要的附加功能，增加企业的必需的部分，从而形成产品完全适应企业的业务发展的需求。 另一方面， 二次演示也有有利于CIO更加了解ERP的产品，以便于以后更好的实施。

　　3、参观同行或者相关行业合同签署案例

　　行业内典型用户案例是CIO学习的最好榜样，这一点非常适用于初期CIO或者是准备新上线项目的企业CIO。当一个新的项目上线前CIO因无法准确把握项目的进展程度或者对于此项目熟悉程度不是“胸有成竹”，那么，这就要求我们CIO可去参考同行业企业他们的新信息化项目合同是如何签署的包括ERP等。同样作为CIO行业有经验的CIO会告诉你如何去签署。我们知道ERP对于企业来讲无论是大型企业，还是中小企业，都将改变企业的业务流程，一旦做不好会让企业损失很大，甚至会影响到企业的生存。因此，在签署ERP合同前， CIO不妨多去参考其它企业的签署情况，保证信息化在合同的签署上“平安无事”。

　　3、节约成本 电子合同显“神威”

　　电子合同的实施，是为了进一步完善了原有的合同管理模式，有利于层层控制信息化合同的标准规范。合同一旦签订，数据将进行集中存放，实行网络管理和过程控制，避免了合同的随意变更和计划的层层加码。同时，在电子合同的管理模式下，下级的计划量只能从上级下达的计划量中分解，任何人为的干扰都将被系统拒绝，严肃了计划的执行。 但目前，国内的电子合同还欠缺很多的标准、普及率也不是很高，因此，电子合同目前并不完全适合中小企业的发展。

　　4、在合同中确定ERP项目的开始时间与结束时间

　　每一个ERP项目的开始都需要做好项目的开始和结束时间。在过去我们了解每一个ERP上线有的需要一年，有的需要两年到甚至还有需要三年上的才能上线。对于企业来讲三年上一个ERP项目已经非常困难，企业的业务将受到很大的影响。如何快速的上线ERP，但又不影响企业的业务的已经成为中小企业CIO所关注的ERP的热点之一，尤其是对于中小企业来讲，更需要具备快速完善的特点，而ERP本身的功能模块特别多，如果没有一个统一的时间制定，那么项目就会越托越久，从而导致整个ERP项目最终的失败。

　　5、制定合理付款条件

　　据了解，现阶段存在很多的ERP“尾款”难以追回的现象，究其原因，这些都在ERP的项目合同中的付款信息化没有规划清楚，企业CIO如何制定合理的付款条件需要和IT服务商达成一致，只有在前期把必要的准备工作做好才能在最后的的付款阶段做到尽善尽美，让企业满意、让IT服务商互相都满意。

　　6、二次开发及服务很关健

　　任何产品都不可能是“十全十美”的，对于企业来讲在完善的产品功能面前， 企业需要满足“个性化”需求，针对行业及企业自身的特点，企业需要定制进行二次开发，在二次开发过程中，必然要涉及到企业的服务。因此，当CIO在和IT服务商签署信息化合同前，要把二次开发的费用、成本适当列出，加入到整个信息化的项目当中，让IT服务商从总体的价格降低，节省企业二次开发的费用。 同时，信息化的培训费用也是非常高，因此，在培训等方面也应该总体划入总的价格当中。

　　7、确定项目的实施方式

　　信息化项目的实施是企业提高管理水平的重要途径，信息化管理系统为企业提供人力资源、财务、销售、制造、分销和供应链管理等诸多方面的重要信息以及这些方面的智能化的决策支持服务。而同时，信息化项目不同于一般的技术改造项目，更多的是在管理上有创新的思路和方法，并通过信息技术来付诸实现。会涉及到企业内部的决策层、管理层、执行层各个层面的人员。因此， 确定ERP项目的实施方式，在ERP合同签署必须要考虑到。笔者认为，ERP项目的实施方式应从四个阶段来划分，即需求分析阶段、系统设计阶段、系统实施阶段和运行维护阶段。

　　8、让软件产生折扣中的折扣

　　IT服务商在产品报价中通常会报很高的价格，当服务商给出CIO在优惠的价格的同时，再原有的基础上加上企业所有的的二次开发、服务费、以及培训的费用基础上，CIO有条件要求IT服务商在产生在软件产品方面在产生一定的折扣，用以保证使企业购买IT服务商的产品是以最低的价格带来最多的实效。 折扣中的折扣是CIO和IT服务商谈判的的一个重要法码，因此， 需要CIO在签署合同前必须把这点向IT服务商提出。

　　9、ERP上线质量验收标准、损害赔偿原则

　　中小企业CIO在签署ERP合同前， 必须要把项目上线的标准以及未来出现责任事故赔偿原则写清楚。我们知道，信息化是”没完没了”的工作， 对于信息系统上线， 信息化只是刚刚开始，如何获得真正的成功，还需要日后时间的考验。因此，CIO需要和IT服务商确立，并不是系统上线以后，IT服务商交付了就代表着成功， 还要进一步的划分，什么时候上线？ 什么样的质量标准才是真正的衡量系统成功。另一方面， 由于不可抗拒的原因，项目难免有失败的时候，这时就需要提前在合同前做好损害赔偿原则，无论是甲方出错， 还是乙方出错，如果有合理的合同在，就不会在出现业务与技术“两张皮”的现象。

　　总之，软件选择对于企业而言，是一件非常重要而复杂的工作，CIO必须高度重视、谨慎选择，必要的时候，要在专业的IT咨询服务机构的指导下进行。