16种方法教你少花钱多做事

　　艰难的时代更需要强硬的措施。裁员和节支已经成为众多企业不约而同的选择。即使您的IT预算已经算相对稳定了，上司还是一再地要求你少花钱多办事。但更好的解决办法也许是少花钱少做事——缩减重复分配的服务，减少不必要的资本支出，清除没用的应用软件。这正是你向公司展示如何利用开源软件、虚拟化、云计算或SaaS的好机会。这时的高层已经被大局逼到了极端，他们将更乐于接受你酝酿已久但无法批准实施的想法。总而言之，这是IT显示它真正价值的最佳时机。

　　DataMotion的COO兼数据管理服务主席Patti Dock说：“我认为今年IT业将蒸蒸日上，告诉人们如何才能高效地完成业务。IT专家们将成为追求高效的企业的救星。

　　巨大的变革背后往往也蕴藏着巨大的机遇。这里有16个办法可以帮你少花钱做同样多甚至更多的事——你就不必再为费尽心思考虑到底炒谁而心烦意乱。

　　1、把IT规划落实在纸上。

　　省钱的第一步就是规划出IT真正的运行道路。换句话说，把项目顺利运行所必需的资源都计算在内，包括那些暂缓运行的发展性项目也是一样。

　　Enterprise Management Group的CEO Jim Smith多年来都在研究如何解决IT部门存在的各种问题，他总结道：”这第一步做起来要比说起来难得多。“作为一个服务性组织，Smith的研究小组负责为大型企业制定IT规划，教导管理者在来年如何管理职工利用好每一分钟，之后Smith会向管理层提交研究成果。

　　大多数项目统计列表中包含的项目总比实际完成工作所需的多，高管们不得不召开公开会议讨论哪些是必要的，而哪些是该删减的。Smith声称他的小组在不到三个月的时间里总能帮助各个企业消减10%-20%的IT预算。”大多数人并不了解IT究竟是什么，我们恰好为他们解了疑。“Smith说，”IT不同于烟雾、镜子、魔法，它并不是无形、不可捉摸的，它跟其他部门一样，属于一种工作，一种劳动力，一旦企业自己了解了IT并且试图自己去控制和预测IT新趋势，往往会失败，因为此时他们作为‘当局者’已经完全迷失了。“

　　2、把主要精力集中在”短线绩优股“上。

　　IT管理者往往是被”眼光要长远，战线要拉长“灌输大的。但对于大多数企业来说，今天就意味着”长远“。Forsy the Solutions Group的IT战略策划知道Joe Wolke说道：”如果一个CIO今年的任务就是缩减开支，那么一个三五年才能有丰厚利润的项目对于他来说一样毫无意义。如果你手上有个及其复杂的项目，要若干年才能完成，那么就把它拆分一下，找到直接回报最大的那部分，并首先运行它。“Joe继续说道，”世界的变化太快了，把赌注都投在‘长线潜力股’是最不明智的。你必须学会现实点，你选择有潜力的‘长线’也许是对的，但同时风险也很大，你的公司搞不好还没等到‘长线’回报就已经葛儿屁了，到时也只是竹篮打水一场空。“

　　3、封杀SLA协议。

　　当遇到业务方面技术需求时，很多CIO都会签订SLA。封杀的原因就在于：内部维修和服务协议远远超出了企业正常运转所需。

　　Wolke说：”我们发现，许多公司把大把大把的钱花在后期维护上，这与他们的愿景相悖。如果你问客户他们想要什么水准的服务，他们会说‘24/7’（一周7天24小时全天候服务），这时你不得不做下来进一步跟他们沟通，‘如果这个系统周日凌晨2点时发生故障停用了，您真的需要一个技术人员立刻出面把它修好吗？还是也可以等到周一早上7点的时候再解决？“因此Technisource Management Services的董事John Baschab建议IT经理们在与客户洽谈时，随身带上一本标明企业服务收费和用途的手册。”你可以跟他们这么说：’我们的建议是可以取消周末和深夜的服务支持，我们已经投入极大投资在后期服务方面，而且我们每小时也只能处理四个客户需求。‘“他说，”如果你给客户一个机会去选择，那么你们获得理解的几率也更大。“

　　内部服务承诺合理化也减少了IT人员的负担——如果你叫员工以24/7标准运行系统，并且随时随地等候呼传，这无疑会累死你的IT技术人员。

　　4、存储最大利用化。

　　即使企业的数据空间需要与日俱长，你可能也觉得投资于存储是没必要的，特别是这项投资的回报遥遥无期。存储制造商APTARE的CEO Richard Clark指出大多数企业只用了他们已分配的存储的30%到45%的空间，而剩下的大量”空口袋“却无人认领。”聪明的企业都会精确计算他们有多少可利用存储。“

　　第二步就是要清楚没用的数据。但这说起来容易，人人都知道要这么做，但实际操作起来是相当有难度的：你必须号召手下统计他们手里所有的网络存储或应用程序存储，列出不再需要的文件项目并删除。但这也是被迫的——存储太昂贵了：每GB管理收费7至12美元不等，并且这个数字还在以每年30%到50%的比率递增。每个员工多节省几GB就能为公司省下20万，视公司规模或许还能更多。

　　5、实施开源。

　　实施开源的好处众所周知，但是风险也着实不少。为Java应用制造开源产品的Terracotta公司CEO Amit Pandey说，好消息就是开源软件已经往企业级方面努力了很久，也算是初有成就，出现了很多好的开源产品。像JEE服务器的开源替代件Weblogic;轻型元件如Spring，Jetty和Tomcat不仅可以节省前期费用，而且还省去了大量的开发工作。举个简单的例子，开源数据库如MySQL，如果辅之以高性能的内存数据管理解决方案，完全可以取代昂贵的数据库，从而节省了大量的版权费和后续成本。再举个实例，商业建筑公司Balfour Beatty曾经需要将JD Edwards Enterprise One 和AutoDesk Constructware apps 整合到一个ERP系统中去，于是它就用了一个叫Jitterbit的来源整合方案。Balfour Beatty 的CIO Kasey 评价：”Bevansshuo Jitterbit的解决方案与其强劲的竞争对手一样提供了相同的架构，成本却更低。这样我们的IT团队不仅得益于它的ERP整合方案，还可以利用Jitterbit来自动跟进银行交易进程。

　　开源软件是否适用于你的公司是由多种因素决定的，这其中就包括你自身的安全需要、应用范围的广度。

　　6、考虑使用翻新的硬件。

　　如今资金预算比以往任何时候卡得都紧，因此你的数据中心的全面整修可能有的等了。但是你照样可以通过使用翻新设备或二手设备来提高资金利用率。全球性二手网络硬件分销商Vibrant Technologies的VP Corey Donovan说：“更新服务器和网络耗时漫长，更不用说其巨额的成本——所以越来越多的IT经理们更倾向于充分利用好他们手上拥有的物资，而不是等待全面升级。据我们调查，现在对于部件如内存、硬盘和CPU的需求远远超过了对完整系统的需求。我们的客户通过在二手市场购买这些配件从而最大化利用了他们的基础部件，并且还至少节省了50%以上的费用。

　　如果你不想再拿钱维护整修已经老化的系统，去捡捡业已倒闭企业的技术设备的剩也是不错的选择。登录到联邦太平洋协定数据库，寻找第7章里登记在案的当地公司，联系受托人及清算人。清算就是为了销售，但这些剩余财产的市场并不怎么乐观，所以你在这儿可以很容易地发掘一些很好的交易。

　　7、选用虚拟业务——但记住一定要启用适合你的。

　　即使是把部分数据中心虚拟也能为你的机架空间、功耗和冷却、维护和灾难恢复省下一笔不菲的费用，系统的灵活性也得到大大提升。但是一定要注意，虚拟也不是万能的。虚拟资产不代表实物时代的告终，也没有因为其很好地节省了资金而得到无限的发展利用，相反它并不能减少你的硬件费用。快到使用限期的服务器才是虚拟化的最佳候选者。

　　不要指望一虚拟，你的资金就能迅速回笼。适应虚拟的环境并不是一件简单的事情。你在前期的投资会更多，并且回报要很久才能实现。在头一两年你可能因为人员和服务器、软件许可协议、虚拟环境控制问题而花费得更多。但作为一个中长期战略项目，它确实是为我们的客户省下了不少钱。

　　8、清理鸡肋应用程序。

　　预算紧张促使我们去积极清理我们平时不去打理的鸡肋应用程序，这些应用程序往往是过去用户坚持使用，而我们又无力再支付维持的，因而被闲置并遗留下来。想要节约开支，IT经理们首先要做的就是找出不再或者很少使用但仍占据着基础设施、人员、许可协议费用和官方费用的应用程序。清除掉它们，收回许可协议费用，并从预算里划掉它们。IT部门争议的焦点往往就在于这部分已经被视为合理的应用程序是否该被删除。你有多少种不同的CRM系统？很多吧？但现实就是，再多你可能也不愿意删除其中任何一个。但如今的经济环境迫使企业领导人不得不狠下心来下令：”我不管你喜不喜欢这个程序，它都必须移除。“同志们，也确实是时候让这些硬件退休了，腾出地方来放你的数据中心吧。

　　9、退订没用的软件。

　　NaviSite的CMO Rathin Sinha评论说：”现在是时候清除掉你还在为之烧钱却没人真正在用的应用程序了。你是不是有新闻邮件收发系统，但里面都是半年也不会打开看的新闻邮件？退订吧。你是不是付费申请了50个应用软件但也只是用了其中10个？退订吧。

　　10、加入云大潮。

　　花费不多却可以为数据中心省了不少事，因而云计算被现下不少企业说青睐。但跟虚拟化一样，云计算由于对协从性要求较高并且安全隐患也是很大的问题，所以并不适用于所有应用程序，也不一定适合于所有企业。Gupta就曾评论道：“利用云产品确实是一个节约成本的好选择，但这一说法也并非定论，如果你开的是一家金融服务公司或者公司规模很大，就必须认真考虑考虑云计算所带来的数据安全性、可靠性和可用性的问题。”以云产品为基础的虚拟实验室制造商Skytap的产品管理总监Ian Knox建议：“如果您真的决定启用云产品，而且又起步于一个已经花费不少但还是不太完备的IT环境基础上，建议可以利用动态环境譬如应用开发和测试来过渡到云时代，这样可以根据需求来调整费用支出。

　　Solstice咨询公司的Schwan表示，他的公司正使用云计算来完成反映客户环境的软件测试，而花费却只是传统解决方案的一小部分钱。过去我们必须把客户的软件全部装在服务器上，现在我们可以用租金不到40每月GoDaddy的虚拟服务器或用mazon EC2运行Microsoft SQL Server就可以解决，后者每小时花费还不到1美元。这节省的资金是可观的。但是要说像Citigroup和Starbucks这样的近两三年会撇开他们自己的企业架构而启用云产品吗？我看不太可能。但是我可以很笃定地说这些大型企业今年肯定会通过试行等途径来投资云产品以测试云对他们来说究竟可不可行。

　　11、全面实施SaaS。

　　跟云计算一样，使用SaaS代替企业应用程序可以减少不少固定支出，同时还赋予了更大的灵活性。但相比较之下，SaaS更适用于尚未投资于重要基础设施的中小型企业。如果你试图寻找一类新的应用程序来构建内部组织系统，而你又没有这方面的专家或顾问，这时就没必要再继续下去，用SaaS会来得更省钱也更灵活。SaaS中像CRM和SFA等比其他的更成熟一些，Schman建议IT经理们刚用SaaS时，可以选用别的企业已经用过并反馈较好的的软件，这样有助于自己更快适应。

　　12、缩短开发周期。

　　Agile生命周期管理方案供应商Rally软件公司的CTO Ryan Martens表示，软件快速开发方案如Agile可以帮助你用更少的开支和人力更快地完成开发项目。很多公司自从采用了Agile软件开发方案后协作和生产力有所提升，加快了产品上市速度，在符合其整体业务的需要方面也更加出色。Agile避开了所有关卡，也去掉了与股东照面花费大量时间商讨的环节，侧重仅在于怎样尽快拿出方案和产品。由Rally软件公司发起的一项调查显示，使用Agile的团队交付软件上市比走传统流程的团队快了37%。

　　但快速开发也对企业有一定的害处，特别是对监管严格的行业。企业是否适用Agile要视自身风险的性质和行业规范而定。

　　Ryan也表示，Agile并不是适合所有公司的，你必须首先确认公司符合适用原则。像NASA和金融服务企业这类的企业，我肯定建议它们不要使用。

　　13、遏制E-mail灾。

　　提高员工效率之一的方法就是减少他们收发email的量。据Osterman调查，公司职员平均每年要花847小时也就是百分之四十多的工作时间用于管理email上。

　　问题不仅仅在于员工花费了太多时间在上面，而且他们用的方式也并不正确。很多员工常常通过邮件的方式来进行小组讨论，然后也是通过邮件而并非使用一个集中的系统来跟进任务。这样做的后果就是越传信息丢失得越多，最后不得不通过更多的邮件去解释，效率由此也越来越低下。这就像多个乒乓球员之间的击球传球，一个击球角度错了，下面的就都跟着错。

　　改善的方法就是面对面讨论或者用电话会议。低效的交流是永远存在无法逃避的，但在下次交流前，多动动脑筋改善下交流方式，就能大大提高效率。

　　14、用供应商提供的赠品奖励员工。

　　如果你觉得之前跟主要供应商之间的交易亏了，现在正是好时机追要回来。即使你的供应商已经”仁至义尽“了，也不代表再也挖不出东西来——何况这些东西也花不了他们一个子儿：像额外的培训、重大活动邀请甚至是咨询服务。如果你的供应商已经预备好了10人的培训课程，那么再加一个人也不会额外花费他们太多；他们或许赞助了一项活动或会议，有一些多余的通行证可以给你。你打可以利用这些来鼓励你的员工们，告诉他们：即使在这么艰难的时刻你依然愿意在他们身上投资。

　　15、给员工提高”虚拟“待遇。

　　如果你的公司今年没有加薪的计划，想想别的招数来鼓舞士气。为员工节约日常开销就等于”虚拟化“加薪。举个例子来说，不规定穿正装上班无形中就减少了员工干洗的费用；每天远程办公就为员工节约了油费或车费；Cisco的网络会议方案甚至是Skype 4.0+摄像头都可以把在家办公的员工聚集在一起出谋划策。这样不仅绿色环保，效率也一点没有降低。

　　有调查显示，美国人平均每年堵在上下班的路上47小时，也就是说，造成了37亿小时的堵车和230亿加仑废气。因此这些”虚拟“待遇的提高跟有利于员工更安全更高效地远程办公。

　　16、买点面包圈发副餐。

　　IT部门的老板过去常常带领员工出去会餐，或者员工自己去参加一些会议蹭饭吃，也幸亏了金融危机，很多公司都取消了这一惯例。所以IT经理们得想招来回报员工，感谢他们在困难时期所作的种种努力。买面包圈是个很好的办法，既花费不多，员工们也很受用，觉得自己被重视。