中海国际：协同让异地集中管控更快捷

        中海国际船舶管理有限公司（以下简称中海国际）负责中国海运（集团）总公司下属的船员管理、船舶管理及教育培训等方面的管理工作。公司总部在上海，在广州、大连设有分公司，管理着位于北京的中海海员对外技术服务有限公司，以及上海、广州两地的教育培训中心。分散各地的现状，使得集团总部领导对异地企业之间的管理极为重视，为更好地管理异地企业，降低异地分支机构管理与沟通的难度，提高集团公司的管理效率，加强集团内部的集中管控，中海国际决定采用IT技术手段来实现管理目标。

        “集中统一”与“相对独立”下的唯一选择

        OA系统建设，是中海国际业务和管理的需要，是提升管理水平、提高管理质量的需要，是提升管理效率、规范管理流程的需要。

        为此，对OA系统的选型成为中海国际2008年信息化建设项目之一，并成为由总经理丁农直接领导的“一把手”工程。丁总为选型制定了以下原则，即：系统功能必须满足企业管理要求，适应公司的管理体制，能最大程度地实现公司上海总部与下属广州、北京、大连等异地单位间的总部集中统一管理，下属单位相对独立的管理模式。

        根据上述要求，中海国际对市面上的OA系统进行了解、选型，并进行了部分试用。通过三个月的时间，他们最后发现，唯一能满足中海国际现行企业架构，最大程度地适应企业管理要求的，就是用友致远A8集团版协同管理系统。其“集团版”特征充分体现了公司上下级管理层级，总部与下属单位之间能集中又能独立的管理模式。公告、新闻等板块既能集中、统一在全公司范围的“集团空间”内发布，又能独立、自主在各所属单位范围的“单位空间”内发布；各单位拥有各自的“公文管理”流程，收文、发文自成体系、互不干扰，而“公文交换”，能快速、高效、便捷地实现总部与所属单位间上、下行文的传递，公文处理的时效性得以充分发挥；“协同办公”功能实现了个人办公事务的统一和灵活，每个人都能跨部门、跨单位，与系统中的任何人进行事务处理；定制的各类“表单”，规范了事务处理流程，行政审批制度得以严格执行等等。

        自主实施 系统顺畅的秘诀

        中海国际A8协同系统，从2008年6月1日开始在总部机关试运行，7月1日其在公司全面运行，至今已稳定运行一年有余。系统稳定运行的关键，是产品实施的优秀，而这同中海国际企管部发展科李国栋科长的辛勤努力分不开。

        在整个项目实施过程中，李国栋作为项目负责人及A8系统管理员，具体负责整个项目的实施和运行工作。在短短2个月的时间里，先后完成了公司总部和7个下属单位的公文管理的全部配置，并进行了系统搭建、系统初始化、流程梳理等工作，为OA系统的全面启用奠定了基础。与其他企业不同的是，中海国际A8协同中，大部分的表单、公文模板的设计、流程绑定等，全部由李科长自己独立完成。

        由客户自己实施，也是中海国际A8协同系统成功应用的重要因素。这样做的好处显而易见：内部人员了解公司的应用实际和工作流程，且内部人员去试试，也免除了内外沟通的过程，让配合更加轻松，实施更加顺畅。但值得注意的是，李国栋科长毕业于计算机专业，拥有较强的计算机应用能力；多年从事行政管理及办公室主任的工作，让他对公司内部事务，特别是公文的收发规范及处理流程极为熟悉；且有极强的沟通协调能力让公司内跨部门的协调得心应手，这让整个的A8实施及后续深化应用开发顺利。且李科长自己编写了适合中海国际要求的A8使用说明书，总部机关及7个下属单位的OA系统操作培训均由他一人完成，让公司内部人员在最短时间就掌握了A8协同的操作方法。他笑着说：“现在，我可以充当A8系统的客服了，而且我可以很自豪地说，A8集团版在我们公司的应用情况是属于比较好的”。

        协同改变办公模式

        “OA上面有的，你自己去看吧！”普通的一句话代表着一个企业办公管理方面的改变。对此，李国栋科长有着深刻的体会，“协同办公已成为中海国际全体管理人员的办公新习惯”是他对笔者说的第一句话。他告诉笔者，在使用协同之前，总部机关的管理人员，每天都要接到大量下属单位的长途电话、传真，每天要花相当的时间在与异地单位的沟通上。而且，纸介材料的传递，总部机关下属单位间只能通过邮寄方式实现，时间长、费用高、易出错。如：对于公文管理，原先的纸质公文，从印制完毕到送达总部，总部流转完毕，起码需要一周时间，大多花在了邮寄的路途上、等待领导的审批上。而如果是某一下属单位的请示文，等他们收到总部的批复文至少需三周，遇到有些紧急的事务，只能是先电话告知，正式文件随后寄达。而如果领导外出，不在公司，则直接影响到文件的流转速度。

        而A8上线后，“基本上我们电话、传真都明显减少”，李科长的感受十分明显。目前，中海国际各下属单位已基本放弃纸质办公方式，全部改为了OA方式流转。初步估计，单是传真一项，就可比原来减少20%-30%的长话费用。特别是原来大量收发的公文，现在全部使用A8协同流转，不仅免去了在途时间，更节省了相当的费用（如印刷费、纸张费、快递费等），从根本上提高了办公效率，更为企业在“科学发展观”的指引下提升企业管理水平作出了重要贡献。
       
        “现在，我们每天上班的第一件事情，就是登录到OA系统，看看自己有什么事务要处理，再看看‘集团空间’，看看全公司层面有什么新闻、公告，看看‘单位空间’，看看本单位的新闻、公告，OA系统就这样伴随着每个人一天的工作，这已经成了我们的习惯，即使外出，如果没上OA系统，总觉得好像有什么事务还在等着处理……”中海国际企管部发展科科长李国栋如此描述A8在上线运行后的变化，“这从根本上改变了我们日常办公习惯，对我们企业来说也是一项重大的革新。”