如何选型协同管理软件？选思路还是选功能？

　　随着企业的稳步增长，东腾集团（虚拟）在各地设立了分支机构，由于去年企业的生产和销售情况也有了很大的增长，这些情况的变化对管理提出了更高要求。

　　另外，很多部门先后都采用各种相互独立的应用系统（文档管理、人事管理、销售管理等），在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道。孤岛的存在阻碍了企业运作效率的提高，也制约了企业整体执行力的提升。

　　为此，选择一款协同产品就成为CIO杨大庆的当务之急。领导交给他的任务是首先从提升企业内部基础管理入手，实施协同办公平台系统。

　　协同不论出身

　　刚一进入选型阶段，杨大庆就挑花了眼睛。第一次接触协同软件，一开始他以为协同就是OA，OA就是协同。后来才明白协同软件包括OA，但不仅仅是OA。协同软件与OA有着千丝万缕的联系，但协同软件与OA又有着本质的不同。

　　协同软件是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，它主要包括群组协作管理如：工作流管理、项目管理等；各种通信软件，如E-Mail、即时通信、VoIP等。

　　随着网络、通信技术的发展和用户业务全球化等新需求的提出，协同软件概念也被赋予了新的含义，例如结合了Internet、工作流、即时通讯和 SOA等多种技术和手段。或者可以认为：协同办公、协同商务等协同应用，以及工作流管理、知识管理、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了真正意义上的协同软件。

　　好不容易弄明白了定义，杨大庆又犯了难。不同的协同软件有不同的出身：既有由OA基础上发展起来的协同软件；也有由CRM、SCM、ERP等管理软件基础上发展起来的协同产品；还有由网络和门户网站基础上发展起来的协同软件产品。

　　东腾实施协同办公平台的主要目的是为了解决内部沟通、企业文化建设平台、信息共享、审批流程以及内部工作管理，特别是审批，公司特别购买了电子签章，以提高领导的审批效率。杨大庆选择了一家由OA基础上发展起来的协同软件厂商的产品。把整个项目实施分为四个阶段：项目规划阶段、系统建设阶段、系统培训阶段、试用推广阶段。

　　不懂管理难以为继

　　在实施过程中，杨大庆发现技术出身的自己对管理一窍不通。通过协同软件要推动一场组织行为的变革，要改变原来那些熟悉的人的行为模式，把员工从电话、面谈、会议中拽出来，让他们比以前的行为模式更加有效率，甚至感到比以前工作起来更快乐。

　　最开始，不懂管理的他忽略了产品易用性，项目上线后发现根本用不起来。协同平台让员工感觉很痛苦，纷纷以没有时间学习、不好用等各种理由抵抗。杨大庆才明白改变整个组织的行为习惯是非常困难的：习惯是人性的一部分，改变习惯就是忽略人性。

　　杨大庆发现自己面临的情况就像需要让200个烟鬼集体戒烟或者300个懒人准时起床晨练那么难。还有，面对领导的信任，他想退出是肯定已经来不及了。

　　杨大庆坚持到项目结束，没想到又出现了很多困难。员工不知道如何运用流程办公，领导不清楚批准的工作是否到了相关部门办理，IT部门既充当了系统救火队员又充当了培训老师，而实施公司又不知道是什么原因导致东腾的系统如此混乱。照这样下去，系统会过早的进入衰退期并逐渐被员工所摒弃，曾经让东腾期待的协同系统面临着被现实所淘汰的危险。杨大庆望着电脑桌面陷入了深思，究竟是哪里错了呢？