抑制企业应用程序的扩张

当面临取消企业内部运营中过期的、存在风险的或无用的应用程序时，美国投资银行Needham Bank的技术与运营副总裁James Gordon从来都是应对自如，没有乱过阵脚。

Gordon说：“一些用户告诉我们他们很难放弃一些特定的应用程序，因为他们经常使用这些程序。”对此，Gordon表示他曾经做过一个小实验，即关掉应用程序的服务器来看是否有人注意到这一变化。

可能这种做法有点偏激，但是Gordon却发现这个实验结果是对“应用程序是必须品”的这种说法最好的反驳。他表示：“如果我们发现一个应用程序已经有半年没有被访问过，那么我们就认为该应用程序是没有价值的。”

如今，IT主管们必须密切关注企业内部软件的使用情况，因为如果不对应用程序堆栈进行很好的管理的话，这些应用程序很可能会给企业带来一系列不利影响，如企业的成本大幅上升、企业的竞争力减弱、企业的基础设施变得更加复杂、危及企业的许可证，以及企业人才的浪费。

不到20%的应用程序，其支出成本就能占企业预算的80%以上，Gartner副总裁Andy Kyte说。如果企业能够减少20%冗余的、失效的或昂贵的内部部署应用，那么企业将会节省一大笔开支，同时获得良好的效益。

Kyte说：“无论是企业的IT主管还是业务主管都应该有效地管理其应用程序，并从中获取价值。同时，也应该清楚地知道你能从这些应用程序中得到什么，为什么能够得到，它将消耗什么，你计划用它来做什么，以及你将用什么样的方式来管理这些应用程序。”企业提供给用户的，无论是单一的应用程序还是完整的应用程序包，都应该物美价廉的。

要提供一个最优化的应用程序包，首先要确保该应用程序完全在你的控制和管理下。但对于一些企业来说，他们已经失去了对其应用程序的控制和管理。

资产管理软件供应商Forsythe Solutions Group的分公司KillerIT的首席技术官Ramana Reddy Depa指出，造成企业内应用程序的扩张和冗余有很多原因，如企业之间的并购，导致两家企业的系统和应用程序运行在企业中;或者企业的业务部门根据只根据自己部门需要购买软件，却不考虑企业的整体环境。Depa说：“当企业的业务进展很好的时候，企业可能就不会太关注规范或减少应用程序的问题，因为觉得它带来的影响不大。”

Depa在调查研究财富500强企业中应用程序使用情况时，他发现像功能冗余的这类问题在这些企业中已经泛滥成灾了。企业中每100个应用程序就有30至35个应用程序出现某种功能冗余的现象。

传统上，企业会收集一大堆各种各样的应用程序，但是这些应用程序有的在使用中，有的却完全没有企业使用过，一直处于休眠状态。Depa发现，真正有用的应用库存是能够深入挖掘和收集部署在企业环境中和基础设施上的所有应用程序的数据。

对于这类能够收集每个应用程序数据(授权、版本、使用情况和位置)的软件在市场上并不缺乏，微软、CDW、Lansweeper、Quest、Riverbed和Spiceworks等公司都提供这类产品。

商业案例

大约3年前，基督教科学派第一教会(The First Church of Christ, Scientist)拥有一堆由1500个终端用户开发的应用程序，供其550个用户使用。基督教科学派第一教会不仅是一个教堂，同时也是一家出版社，该组织的首席信息官^[注]Curt Edge表示，该组织也曾出现过应用和数据冗余和重复的问题。

该组织中每一个部门都使用一个不同的应用程序来储存其会员的数据信息，并处理提交订单、完成订单和财政等业务，这导致了应用程序和数据存储的冗余、重复和浪费。Edge说：“应用程序过多的话，很有可能会耗尽企业的IT资源。”该组织有400个服务器，每个服务器上都有一个应用程序。Edge表示：“我们每年的IT预算90%都用在了系统维护上，只有10%用于业务运营和发展上。”

Edge不仅面临着内部预算的压力，同时也面临着新发布的支付卡行业(Payment Card Industry)标准规定带来的压力。Edge说：“在有限的人力支持和非常短的时间内，我们无法做到符合标准规定的要求，因为我们现有的能力达不到要求。”

因此，从那时起Edge决定采取强有力的措施来管理公司内部冗余的、过期的和没有价值的系统及应用程序，并把它们全部迁移到云上。例如，他取消了Microsoft Exchange和Office服务而选择了Google App Gmail和Google Docs。同时，他还取消了各个部门使用的FileMaker数据库应用软件，转而和Salesforce.com签约了。

随着该组织所有运营全部外包给了这一领域的专业公司CDS Global，该组织内的各种各样的内部提交订单和完成订单服务的应用程序也都取消了。甚至是该组织使用的甲骨文的数据库也转变成了基于云的Intacct服务，以处理会计和金融等业务。

预计今年年底基督教科学派第一教会的IT大检修的工作将完成，Edge预计企业内部将只有一个现场的DNS服务器和其他网络功能，而其他从虚拟服务器解脱出来的应用程序将放在CenturyLink数据中心里，或者是基于SaaS的服务模式，或者被外包出去。

虽然Edge并没有给出有关这次企业调整的数据信息，但是他表示这次变革的好处很多，如增强了企业之间的合作。企业的IT预算开始将重心放在业务的发展上，而不是应用程序的维护上，而且用户也能够使用最新的、兼容的和最佳实践的项目。

说服领导

在公司里实施这一变革也并不是那么容易的，Edge还得向公司董事会的成员和高层管理人员讲述精简IT和基础设施这一计划的好处，以此来说服他们。此外，他还要与公司的财务主管交流沟通，以确保利润率。

然后，Edge还需要与所有业务部门的主管们建立联系，并向他们介绍使用简单化、基于云的运营办法如何能使他们的工作变得更加简单。如果说服失败的话，他就会列举出一些数字，用数字来证明给他们看。例如，如果有人还是想保存旧的数据，他就会给这个人提供一份数据，即在过去五年里80%的旧数据人们根本没看过。如果企业再继续保存这些数据，就是在浪费经费和人力成本，Edge说。

Edge发现他的IT团队是最难说服的，因为他的团队担心这样的变革可能会导致他们丢掉工作，并且他们也担心如果把他们用惯的工具都换成别的工具，他们的工作效率未必能提高。对此，Edge表示IT团队的价值不仅仅在于技术支持，而在于理解业务并利用技术帮助实现业务目标。最终，Edge也说服了他的IT团队。

创造成功

和Edge一样，思科IT架构高级总监Craig Huegen也正在努力避免应用程序的扩张对企业内部的IT预算造成影响，但他也承认企业内部有时候也会出现冗余的、无用的或者过期的应用程序。

他的团队在使用Troux Architect的系统信息交换建模软件，该软件将所有业务过程都映射到了应用程序、基础设施和企业的其他资源中。Huegen说：“我们追踪到数据的来源和去向，以便更好的监控和管理应用程序之间的交互。”

例如，该系统信息交换软件阐释了该公司的命令管理系统和服务管理系统之间的交互性，这包括各个系统内的数据流，如开始服务请求、当前命令和状态等。这对于Huegen调整和取消一些应用程序的工作至关重要。

思科在2005年收购了Scientific Atlanta就是一个典型的应用程序重复的例子。在使用系统信息交换软件时，Huegen就发现了公司命令管理系统出现出现重复功能。他说：“通过展示不同系统中存在的过渡开支和痛点，我们最终说服了Scientific Atlanta的业务主管们采用思科的系统。”

每当转换一个新的应用程序，Huegen都会邀请一些主要的用户在会议室中讨论，帮助构建一个程序模型，该程序中包含了对于客户来说很重要的特性和功能。这一过程适用于现成的或基于云的系统，这让用户们更愿意投资和使用新的应用程序。

SaaS效应

虚拟化和云都是强劲的卖点，Huegen指出基础设施可在15分钟内支持新的项目投入使用，而在以前这可能要花上三个月的时间。他还表示，一致性和标准的应用程序能促进更好的体验，因为它们不必在每次用户提出请求时都需要一个首席架构师提供技术支持。

这些好处对思科的人力资源部产生了影响，他们决定放弃成本较高的传统应用程序，选择比较经济的基于SaaS平台来运行该部门的业务。

美国AMAG制药公司(AMAG Pharmaceuticals) 公司首席云架构师和IT副总裁Nate McBride也强调了利用SaaS说服用户放弃旧的、冗余的应用程序的好处。

自从他2008年加入公司以来，McBride就接到一项任务，即取消数据中心将公司的运营和业务过渡到云上。McBride一上来就放弃了Microsoft Exchange和SharePoint的服务，选择了Google App。

由于用户的坚持，McBride不得不放慢一些业务(如文件存储)迁移到云上的速度。他说：“我们虽然使用Google Docs的服务，但这是以保存本地文件服务器作为妥协的。”

但对于具有明显冗余现象的应用程序(如项目管理应用)，McBride似乎没有这样的耐心，坚决取消这类应用。

McBride说：“在项目管理上我们有很多人都是保守派，但是事实证明他们的做法已经过时了，我们有更新、更好的方式并能实现同样的工作目标。”

基于云的应用无论在何时何地都能提供访问支持，这吸引了人们的极大关注。McBride说：“我们只要告诉他们旧的应用已经不能够在iPhone、iPad和家庭电脑等设备上使用，他们就会听下去，并选择更好的、新的应用。”

随着大量用户的加入和30家企业应用程序迁移到云上，McBride又面临的下一个问题，那就是供应商的选择。

例如，McBride的用户同意将企业的视频会议业务迁移到云上，但是他却发现供应商的服务却不如预期的那么好。McBride解释说：“提供一个新的账号很难，尤其是如果最终用户在开始签订合同时出现错误，而且视频在低带宽的情况下也不能播放流畅，导致他们的服务难以达到SLA的要求。”

McBride说：“在选择一个合适的服务供应商之前，我们已经对现有的十个供应商提供的服务做了测试，但是现在我们还得对所有的供应商再次评估，而且这是一个无限期的过程。”

用户替换新的应用程序之前，McBride要求供应商能够提供他们下一个即将发布的产品，或者是可行的产品发展计划。如果供应商不能这么做的话，那么McBride就不会跟他们合作。关于哪个应用更好，他也曾征求过业务主管们的意见。一个部门想要利用Tableau来做商业分析，McBride的团队对其进行了测试，并购买了用户席位将其添加到了备选计划中。

McBride鼓励用户寻找那些对他们工作有帮助的新应用，并准备好取消那些过期的、无价值的并且需要太多支持的应用，甚至是SaaS应用。他说：“如果放弃SaaS项目的话，我也不担心用户会泄露安全的数据。”他表示2%的企业数据都设有非常机密的IP，需要多种授权才能访问这些数据。

事实上，有时McBride会自己找一个好的应用然后去问业务部门领导是否愿意采用这个应用。

你看不到的东西

IT主管们还需要查看所有技术相关的发票，以便对买、卖或者保留哪种应用程序做出合理的决策。

与传统分析工具，如应用程序访问统计和漏洞评估相比，发票也能够为授权、管理维护计划和冗余等问题提供非常有效的评估信息，帮助IT主管们在一些应用的去留上做出合理的决策。

例如，Needham Bank的Gordon通过发票发现他的团队都曾使用过许多备份工具，包括赛门铁客的Backup Exec和Veeam。

Gordon说：“首席技术官们的桌子上应该堆满了发票，他们应该清楚每笔支出的项目，尤其是应用程序的支出。对于很多企业来说，为了做一件事各个部门会购买两到三个应用产品，这很常见，而这就造成了应用程序的重复和冗余。技术主管们需要和业务主管们保持联系，以防止这种现象的发生，节省企业的成本。”

令Gordon庆幸的是他在一个高度规范性的金融行业里，因为这可以促使他严格控制其应用产品。但即使这样，在一年里应用程序的扩展和消除的现象也必然会发生。

但是Gordon发现，发票也不能显示所有的东西，因为他的员工都在使用一种免费的PDF工具。但是这种免费软件很容易被植入恶意软件，给公司的数据信息带来安全风险，降低用户体验。他向相关业务部门分析和介绍了这种情况下企业所面临的性能退化和安全风险，并说服他们替换就的应用，购买了授权的软件包，降低了可能出现的风险。

如果他发现业务部门使用他并不了解的应用，那么他会联系用户或相关部门，并建议他们通过IT的方式对这一应用进行优化。通过IT的方式发展业务的好处在于可以实现单一登录，即IT可以添加优化的应用到企业管理系统中，同时IT还可以找到相关的iOS应用程序简化移动设备的访问，这些好处都吸引了人们通过IT的方式来实现业务发展和企业运营。

Gordon认为IT部门在处理应用程序膨胀的问题需要具备一定的创造性。他说：“这样做的好处很多，比如如果客户需要在一个特定的时间内需要特殊的授权，用IT的方式处理起来就会非常简单。而且从长远来看，还可以为企业节省成本和存储空间。”

但是Gordon也表示，并不是所有的问题都能轻而易举的处理好。对于同一件事情，每个人都有不同的处理方式，不管怎样我们要做的就是保护好从那些应用中进出的数据。