软件厂商创新理念随用户办公习惯而变化

旧时代的残余

每一天，都有成千上万的职场人士在用“剪刀”和“贴纸”制作备忘录和报告，然后逐一存储到硬盘里——尽管他们的电脑和云端都有很多存储空间。手握智能手机的高管，收件箱里的邮件已经堆积如山。

当然，他们并不是真的在使用剪刀、贴纸、收件箱这些物体，只不过是在微软Word或谷歌Docs等字处理软件中使用这些工具的图标而已。在IBM PC将我们的工作带入软件时代31年后的今天，这些图标就像是旧时代办公室的残余势力。它们象征旧时代的办公软件，彼时，台式电脑还是新生事物，许多人对它都很陌生。

但现在，职场人士早就不再受困于桌面，工作空间也不再局限于办公室。我们都会手拿笔记本、平板电脑和智能手机来回走动。于是，办公软件也在悄然发生着变化。今天，最重要的是协作、小屏幕、快速效应、社交媒体，当然，还有移动。

“人们使用东西的方式已经发生了彻底变化。”重点开发移动文档制作软件的创业公司Quip CEO布雷特·泰勒(Bret Taylor)说。

33岁的泰勒是硅谷最受推崇的年轻软件工程师之一。他先是帮助谷歌开发了谷歌地图，又出任了Facebook首席技术官一职。与他一同创业的凯文·吉布斯(Kevin Gibbs)则帮助谷歌建立了数据中心，并利用业余时间开发出了谷歌的搜索词推荐功能。

他们的公司就是众多为移动时代开发办公软件的企业之一。有些新程序虽然仍在设计上借鉴了传统软件，但提供的功能却绝对符合最新的潮流。

上月，网络文档、图片和数据存储服务Box收购了Crocdoc，这是一家可以在多种设备中以合适的尺寸查看Word文档或其他流行文件格式的软件。云笔记服务Evernote则允许用户共同撰写、编辑和分享笔记，而不必反复通过电子邮件发送各个版本的Word文档。

Box工程副总裁山姆·西雷斯(Sam Shillace)曾经编写过谷歌Docs的最初版本，这款办公应用推出至今也只有6年时间。

他解释说，在移动世界里，所有人几乎都可以随时取得联系，速度和易用性要比种类繁多的字体选项更加重要。“我们对使用已有的文档属性感到愧疚，”他说，“但6年前，上网还是个问题。而现在，所有东西都可以随时在线。”

新时代的理念

微软和谷歌也都在努力改进产品，以便适应PC与其他设备共存的工作环境。微软已经推出了移动版Office，其中包括了Word，但只能编辑某些类型的文档，而且协作功能也很有限。该公司表示，之所以出现这种情况，原因之一是他们不想因为变化太快，而强迫用户重新学习太多东西。

“我们拥有10亿Office用户，”Office营销总经理茱莉亚·怀特(Julia White)说，“你不能让他们每天都改变。”

但她表示，在办公软件中融入社交媒体元素可能是大势所趋。她透露，今后有可能只需要在邮件中“赞”一封邮件，以表示你已经看过，而不必专门回复。

Quip的产品目前只能在苹果公司的移动设备和笔记本上使用，里面整合了即时通讯与文本制作、存储、分享功能，而且是专门针对触摸屏设计的。

点击一个文件夹，里面的资料就会显示出来，用户可以按照自己认为合适的方式组织文件。点击其中一个文档，便可调用该文档，从而撰写和编辑内容，或发表评论。

跟在Facebook上一样，用户的照片也会出现在自己的评论旁边。这些照片会显示在所有用户已经打开的文件夹或文档中，方便与他人协作。

移动应用设计的一个要点就是减少选择：开发者通常更偏爱键盘命令，而不喜欢使用图标，因为这样可以为文本节约更多的屏幕空间。在Quip里，图片和表格都需要点击屏幕键盘上的@键才能调出，与Twitter上的用户关联方式相契合。

作为当今最热门的字处理软件，微软Word提供了200种字体，谷歌Docs更是多达600种，但Quip只有两种。列表只能以三种方式制作：标号、复选框或小圆点。

标题也只能有大、中、小三种尺寸，不会像Word那样提供各种尺寸供用户选择。“这可以让你不必因为选择过多而头痛，让你专注于自己想做的事情。”吉布斯说，“我们的提供的选择是为了在任何设备上都能实现不错的显示效果。”

适应最新趋势

这是个好借口，但的确反映出小型触控屏上的内容制作现状，以及虚拟办公的真实需求。

“撰写或编辑总归都有些协作性，但现在的事情变化太快了。”斯坦福大学人机互动研究员马蒂亚斯·克劳福德(Matthias Crawford)说，“我们原来用修辞说服别人，现在慢慢开始在叙述性的文本中插入表格和视频来说服别人。”

谷歌Docs目前已经成为谷歌在线存储服务Drive的一部分，该应用的产品经理乔纳森·罗切勒(Jonathan Rochelle)表示，通过多次改版，他们已经能够更好地适应移动平台。

我们一直都能在网上协作，还可以将即时通讯引入到流程中，“但挑战在于什么都做。”他解释说，一旦公司里的很多员工都使用某款软件，并且习惯了其中的功能，例如字体和图标，就很难去掉他们熟悉的东西。

这两家字处理软件领域的巨头都有着足够的人才和资金来适应市场预期。谷歌并未披露Docs的收入，但知情人士称，内置Docs的企业版Google Apps年营收超过10亿美元。微软的商业软件部门2013财年营收为247亿美元。Quip的个人版软件可以免费使用，具备更多管理控制功能的企业版则需要支付每人每月12美元的费用。

斯坦福大学的克劳福德表示，更重要的是，Word和Docs里那些过时的图标已经成了很多人认可的标准，就连Quip里也有不少这样的图标。他说：“在商业结构改变前，微软Word什么都不会发生。总有人希望显示实体的东西。”

Quip的泰勒表示，他的软件反映出当今世界已经发生的变化。“看看哪些人在做哪些事情，与他们聊天，或是决定展开合作，这就是我们的方式。”他边说边向Quip的开放式办公室点了点头，“职场在变，所以预期也在变。”