安徽省政府办公厅应用万向ezOFFICE系统

在国家政策引导下，各级政府内部机构和人员设置越来越精简，管理也不断走向优化，面对繁重的办公事务，如何提高办公效率、并利用各种资源为领导决策带来准确无误、快捷详尽的数据成为政府单位改革的一个重要课题。用万户ezOFFICE协同管理平台轻松实现！

安徽省人民政府办公厅介绍

安徽省人民政府办公厅是协助省政府领导处理各项公务，研究并协助办理省政府各部门和各市政府请示省政府的问题，督促检查省政府各部门和各市政府对省政府公文、会议决定事项及省政府领导有关指示的执行落实情况的重要单位。下辖二十几个机关部门，任务繁重、事务繁多。

系统选型

在众多实力强大的竞争对手中，省政府办公厅的评审小组认为ezOFFICE协同管理平台具有先进的J2EE技术架构、完善的知识管理体系、灵活的自定义功能、畅通无阻的沟通交流平台。而且万户网络具有多年来在电子政务领域的深厚经验，因此选择了ezOFFICE协同管理平台这一万户网络多年来精心研发的新一代协同办公平台，来打造安徽省政府第三代综合办公业务系统。

解决方案

一、规范系统管理

通过对省政府办公厅的组织架构、人员结构的调研分析，按职责、权限、部门的不同设置了符合企业实际状况的组织及人员结构及系统权限，使得系统的应用规范化，更对企业的内部管理架构进行了优化，同时保障了信息的安全。

二、设置个性化的便捷工作窗口

用户登录进入办公系统后可以，对自己所需要查阅的信息，需要即时处理的工作都一目了然的出现在办公桌面上。

三`、知识管理平台——对分散的公共信息以及各处室资料进行统一管理

增强内部信息平台及处室平台。实现政府办公厅内部各种各样的文件交流与共享，尤其是秘书一、二、三室收到的文件非常多、编写的文件也非常多，通过办公系统对原先分散在个人机器的各类文档资料进行统一管理，实现共享及查找方便。同时提供了完善的信息权限管理，可对每个信息栏目设置查看权限及发布权限，有发布权限的用户可在此栏目下更改文件。

四、完善公文流转管理

根据政府机关的实际需求设置了收文管理，发文管理，公文归档，文件送审签，请示工作签、公文办理查询系统，让相关人员可以查询公文的流转情况。使文电处的工作人员再也无需手工统计文件办理结果，通过公文管理系统实时生成统计报表，发送催办通知。

五、设置值班联络管理，会务管理

建立值班联络系统。实现值班记录的统一管理、领导活动安排的网上报送及生成领导周活动安排记录。实现值班联络处的信息统一管理。

建立会务管理系统。实现议题网上报送、会议通知的网上报送及回复、会议资料的统一管理、外会的会会议指南的席卡自动打印、会议座位的自动排位。

六、设置邮件、论坛、RTX即时沟通平台

系统通过RTX、论坛、邮件等多种工具为办公厅搭建了一个沟通交流的平台。用户在工作过程中可根据需要选择文字、手机短消息、语音、邮件、即时通信等多种方式进行交流，大大提高了沟通成本和沟通效率。

集成其他业务系统，如视频点播系统，全文检索系统，科怡档案系统。

应用效果

1、该系统的成功实施，实现了安徽省人民政府办公厅办公业务的电子化、自动化和网络化，大大提高了工作质量和效率，同时也节省了大笔的办公费用。办公厅在系统运行半年以来，光是纸张和电话通讯费用就节省了30%，原来忙得经常加班的各处室工作人员也比原来轻松多了。

2、办公厅一项重要的工作就是大小会议的组织协调，传统的办公方式光是确认一个会议议题就要打印少则十几份文档，发送几十份传真，还要不断的打电话确认传真是否收到。办公系统的会务管理模块上线运行后，所有内会和外会的计划安排、议题审定、会议通知、会议纪要等所有相关操作都通过系统进行统一管理，包括所有的汇报、审批、通知、资料归档等所有操作均通过网上办理。通过与系统即时通信模块的集合，系统会通过手机短信等各种方式提醒用户及时查看和审批信息，从而大大加快流程的处理速度，缩短办事周期。

3、系统上线后还大大提高了办公厅各部门之间、各地市与办公厅之间信息传递的质量和速度，保证决策支持信息的完整、及时、专用、科学性，提高紧急、重要事件的快速反应和处理能力。