每分钱花到刀刃上 解析CIO资金浪费十大途径

　　许多企业IT部门的CIO都怀念当年IT的黄金时代，那时候公司资金充足，IT部门或多或少浪费一些，情况并没有那么严重。然而今非昔比了。如今，企业往往预算紧张、备用资金也很少，这就意味着，IT部门应该在你的上级对你“下手”之前好好做功课，认真、仔细地研究资金的流向以及能够削减预算的地方。

　　本文将为你分析资金可能会悄悄从CIO指尖流出的10条主要途径——其中一些似乎众人皆知，但还是有不少公司正在这些方面浪费着有限的成本。你怎么样呢？

　　1、浪费能源

　　尽管去年能源方面的开销在下降，但从下降比率的态势看，似乎有恢复的苗头。对绝大多数公司来说，电费仍然是一项巨大的开支——而IT部无疑是个耗电大户。通过采取一些节能措施，节约出来的费用会超出您的预期。

　　当然，大多数服务器需要7×24小时被访问，但不意味着因此IT人员就可以大意。例如，他们往往会在什么都不做、也不需要远程访问的时候，让工作站/终端继续开着，或者使用屏保来代替关闭显示器（我估计这两种情况都非常常见）。如今的电源设置系统已经非常方便，IT人员已经没有任何理由做不到这些；但总有一些IT工程师会借口需要最高性能而关闭省电功能。

　　当办公室和服务器机房没有人时应该怎么做呢？大多数人都没有考虑到，这些细节的累积，也会有令人吃惊的成本节约。尽量多使用节能灯、购买能源之星等级设备，从长远来看可以节省出大笔的费用。

　　2、为移动技术支付过高成本

　　对于IT人士来说，手机和移动设备就是“有趣的玩具”；但企业为此支付的设备和预算却远远超出实际需求。最近的一项调查显示，对于由公司买单的花费套餐，只有四分之一的员工使用了75%以上的金额，有几乎近一半（48%）的费用计划压根儿没人使用！在读者看到这篇文章的时候，相当一批企业还没有出台有效的关于移动设备的使用策略。

　　3、不允许员工SOHO办公

　　很多CIO和企业管理者们尚未意识到，允许员工全部或用部分时间进行远程办公对企业和员工双方来说都具有显著的成本效益。也许企业主管反对这样安排的原因之一是无法有效监管员工，IT部门则可能会担心远程工作人员会面临到安全威胁。然而随着现代技术，例如NAP/NAC和DirectAccess的发展，可以确保远程系统正确、安全的连接到公司局域网并提供保护。

　　【编者注：网络访问保护技术NAP（Network Access Protection）是为微软下一代操作系统Windows Vista和Windows Server Longhorn设计的新的一套操作系统组件，可以在访问私有网络时提供系统平台安全校验。网络接入控制NAC（Network Access Control）是由思科(Cisco)主导的产业级协同研究成果，可以协助保证每一个终端在进入网络前均符合网络安全策略。DirectAccess是Windows 7的一个全新功能，可以让远程用户不借助VPN就可以通过互联网安全的接入公司的内网，可参见51CTO.com此前文章《盘点Windows 7中增加或改进的十大安全功能》 。】

　　让更多的员工在家办公能够节省办公室、停车场和空调的费用，员工则可以节省服装、午餐和交通上的支出。他们会更加享受工作，最终把额外的时间放在提高生产力上从而使公司获益。许多与IT相关的工作，例如内部开发和网站设计，都可以采用SOHO。

　　4、公司员工能够胜任的工作却请顾问来做

　　有一种现象在企业中相当普遍：企业的某种管理方式已经被在员工在几个月或者几年之内一直诟病，并明确向企业提出改变的要求和方法；但企业却一直置之不理，宁肯聘请一名顾问，支付几万甚至几十万美元做“研究”——最后得出和员工相同的结论。

　　如果你的员工具备特殊领域的专业知识，并且时间允许，为什么不把工作交给他们去做呢？相比而言，这比引进一个外部专家来说更具效益——且不说收费昂贵，单说外援搞清楚公司内部流程和具体需求的时间就是一笔不小的成本。

　　如果你的确需要一名顾问，那就一定要仔细核查证书和资料——虽然大多数IT顾问还是很专业的。要知道，咨询顾问这个领域是冒牌专家最“钟爱”的领域之一，他们会高谈阔论一些专业技术，向你推荐最新最流行的技术——无论是你是否需要——或者向你推销你压根用不上的产品。

　　5、在集成商可以胜任时雇用全职员工

　　当然，上面一个问题并不是说要反对企业在适当的时候使用顾问和集成商，而不是一概雇用全职员工。

　　为了临时性的工作而雇佣正式员工，容易使你发现你的身边出现了很多吃干饭、无所事事的员工——因为他们压根儿没有足以和他们薪酬匹配的工作量。或者，你将被迫裁员，但这似乎无论对企业还是对员工都不是件痛快事儿。

　　在这种情况下，当您目前没有充足的专业人才来承担工作时，聘请独立的承包商往往会更具成本效益。您不但可以限制承诺期限，还不必支付其它福利，如保险和休假/病假时间。还省去了与正式员工相关的税务问题以及文件归档等方面的行政开销。

　　6、不必要的升级

　　企业经常有很恰当的理由来为软件和硬件升级。当用户需要用到新的操作系统或应用程序提供的功能，或者能够使他们的工作更加轻松有效，那就有升级的必要；当现有的硬件不能运行那些你必须要用的程序时，当然有必要购买新的电脑。

　　但是，有些公司遵循一套“升级时间表”，即每隔x年进行系统升级、迁移到新的操作系统；或者，要在主要软件版本发布后的X个月之后或在第一个补丁出来后立即更新；或者其他一些理由的触发机制——很像英国维多利亚时代“不管是否有需求，每周六晚必须洗澡”的习惯。

　　认真评估正在使用的系统和软件是否真的需要升级正在变得更加有意义。通常，为了节省新的许可证和行政开销的成本——而且员工一般也可以接受并且免去了部署的麻烦——企业应该继续坚持使用现在运行的系统，只要它还能适应现在的工作

　　这个原则同样适用于服务器。有最新最强大的系统运行在最强劲的服务器上当然是件很爽的事情，但是它在生产效率、安全和其他非常重要的因素方面真的能够发挥出完全超乎寻常的作用吗？还是只不过为您的企业增加了一个新玩具？

　　7、陈旧低效的设备升级不及

　　另一方面，也有一些公司一门心思要把目前使用的系统压缩榨出最后一滴！这当然也不可取。如果计算机过于陈旧，就会经常中断、需要维修；如果服务器性能下降，往往会导致员工网络会无法工作、客户无法访问企业网站，会使敏感数据处于危险之中。还有，旧的软件经常会有安全漏洞；陈旧产品能源效率相当低下，和现代化的机器相比硬件成本反而大大增加……当出现这些问题的时候，就应该考虑投资一些资金来降低运营成本，从长远来看其实是节省成本的。

　　需要提醒的是，无论是软件还是硬件升级都已经不是“要么全部要么不做”（all or nothing）的情况了，一些部门或个人可能需要升级，而其他人还能够有一段时间维持现状，企业可以根据情况分别进行。同时，在进行重大升级时，比如一个新的操作系统，往往会事先推出测试版，这样企业完全可以在真正全部部署之前检查出一些意料之外的问题。

　　8、硬件超支

　　买新硬件可以为您节省开支，这是件大好事。但一些公司还没有使用虚拟化来降低资本和运营支出，因为这样就无需购买多个中档服务器来运行Web服务、电子邮件服务、协作和通信服务等，从而为企业节省出大量的资金来购买一两个功能更强大、可以采用虚拟化技术的服务器——类似方法，51CTO。com虚拟化频道也曾多次介绍。这样做不仅总资本支出较少，还可以降低成本，延长保修期。同时由于服务器台数减少了，总用电量也会减少，运营成本往往也会下降。

　　一些公司浪费资金的另一种做法是，为了一个进度十分紧张的项目购买非常强大的计算设备，而当该项目结束后，您还得“供”着这台昂贵的设备。可以代替上述方案的方法是，使用诸如Amazon的弹性计算云（ EC2 ）和类似的以云为基础的服务（相关内容可参见51CTO.com云频道）。这样，企业可以依据需求购买，能够迅速扩大或缩小规模——企业只需要为任何阶段实际利用的资源缴费。

　　9、不能有效利用培训预算

　　技术的发展是日新月异的，掌握最新技术对IT人士来说致关重要，但一些部门培训预算的有效利用率却很低。员工真的需要前往一个遥远的地点进行培训吗？还是在本地花费更少的成本来完成培训就可以？其实，企业可以只派一个员工代表去参加培训，回来之后和大家分享他/她的培训内容；还可以利用DVD或在线教学的方式缩减开支。

　　此外还有，培训之后颁发的证书是否真的很有必要？认证对一定程度的知识提供了保证。在很多情况下，有认证的员工能够增强公司声誉，可以允许其参加供应商的合作伙伴计划。但是也有这种情况：一些IT工程师利用公司的费用考取多个认证证书，这或许对公司来说是不划算的——当然了，这对员工找新工作也许很有帮助。

　　培训是重要的，从长远来看受过专业培训的员工能够为公司节约成本。但是在预算紧张的前提下，从每次投入获得最大的产出并尽量减少浪费或许更为重要。

　　10、差旅费的无谓开支

　　除了培训之外，还有其他情况经常会引起差旅费的开销，比如公司可能会要求IT部的员工去总部参加会议、给另一个分部做专题介绍，或者赶到其他地区帮助安装设备或解决软件问题。在如今这种资金紧张的情况下，要灵活应对这些情况，看看是否可以通过网络会议或者远程控制软件来完成。遇到实在不能避免出差的情况，也可以采取多种措施节省成本，例如入住价格更为合理的酒店、设定餐费补助上限或制定每餐补助金额，以及建议员工乘坐机场巴士而不是出租车……这些措施积少成多，降低的成本也不在小数。

　　此外，如果出差的行程只有几百公里，考虑到机场方面各种比较麻烦的因素，企业也可以考虑用自驾车来取代飞机。这样既能缩短时间，还使行程变的更加舒适——当然，两个或更多的人一起出差时节省的费用就更多了。