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研祥智能借助万户ezOFFICE集成高效业务系统

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企业要发展好,仅有业务系统还远远不够,还需要将这些系统协同起来。研祥智能科技股份有限公司就借助采用万户ezOFFICE协同管理平台,将原来已经建成的多套业务系统集成起来,同时充分应用即时通信工具、移动应用等新的业务模式,从而让业务变得更加高效。

来源:中国计算机行业网 2014年3月10日

关键字: 万户 ezOFFICE 协同

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企业要发展好,仅有业务系统还远远不够,还需要将这些系统协同起来。研祥智能科技股份有限公司(简称研祥智能)就借助采用万户ezOFFICE协同管理平台,将原来已经建成的多套业务系统集成起来,同时充分应用即时通信工具、移动应用等新的业务模式,从而让业务变得更加高效。

为竞争力提升提供支撑

研祥智能成立于1993年,是中国最大的集特种计算机研究、开发、制造、销售和系统整合于一体的高科技企业。2003年10月10日,研祥智能于香港联交所上市,是中国同行业中唯一的上市公司。自2000年起,研祥智能在中国特种计算机行业已经名列前茅。研祥智能在全球设有49家分公司及办事处、4个研发中心和1个欧洲技术中心。

2013年,研祥智能开始考虑采用一套协同办公系统。研祥集团IT部软件组主管张金友介绍,这主要是出于三方面的原因:

第一,这是研祥智能在所处的工控行业所面临的机遇和挑战所决定的。张金友分析说,尽管研祥智能是国内工控领域的领先企业,但是面对国际厂商还是面临较大的挑战。研祥智能希望能够快速相应客户的需求以提升市场竞争力,而这如果没有合适IT系统作为支撑是很难实现的。

第二,研祥智能一直以来非常重视企业信息化建设,部署了很多由其他厂商提供或者内部开发的应用系统,为业务水平、管理水平的提升带来了很大帮助。但是由于各个系统之前没有很好地集成起来,导致用户不得不做很多重复输入工作,很大程度上影响了效率的提升。

第三,研祥智能希望借助一套协同办公系统来为关键流程的优化提供支撑。

经过严格、认真的选型,研祥智能选择了我国业界领先的协同管理软件提供商万户网络技术有限公司提供的万户ezOFFICE协同管理平台。

张金友指出,研祥智能选择万户ezOFFICE很大程度上是从技术角度考虑:首先,万户ezOFFICE采用工作流引擎,能够非常方便地进行流程定制;其次,万户ezOFFICE具有即时通信功能,非常切合当时研祥智能迫切的应用需求;再次,万户ezOFFICE能够很好地与研祥智能现有的应用系统进行集成,特别SAP ERP、CRM,而且这种集成应用已经在紫金矿业等用户中积累了经验;最后,万户ezOFFICE还具有明显的价格优势。

“啃掉两块硬骨头”

2013年7月15日,研祥智能正式开始万户ezOFFICE的实施工作。到当年8月15日,研祥智能就已经开始在万户ezOFFICE上进行信息管理等工作,而且很快地员工就能很好地利用即时通信工具进行业务沟通、协同。接下来,项目组将应用工作重心放在流程管理上。“我们先后整理了100多个流程上。”张金友说。从当年10月起,项目组开始进行万户ezOFFICE与其他系统的集成工作。到现在,研祥智能的万户ezOFFICE项目一二期工程都已经基本完成。

张金友介绍,期间他们解决了几个比较棘手的问题:

其一,研祥智能的很多业务是跨部门、跨地域的,如何实现哪些跨部门、跨地域的交叉的业务审批?最后,项目组决定采用交叉属地的方式进行审批。比如说,如果身在北京、又归属总部的销售部门的员工要进行费用审批时,就先在归属地进行审批,然后再由总部的销售部门进行审批。尽管这样做审批流程比较复杂,但是对于处于财务集中阶段的研祥智能来说是一个比较适合的处理方式。

其二,解决好与其他应用软件的集成。与其他软件的集成是研祥智能在选型时就非常关注的问题。但是张金友说,尽管万户ezOFFICE能与很多提供标准接口的软件(如SAP的软件产品)进行集成,但是有些厂商却不愿意提供标准接口,或者要在支付高额费用后才能提供,这给他们的集成工作带来了很大的麻烦。幸运的是,研祥智能的IT部门技术实力很强,他们依靠自身的力量进行开发,实现了与这些软件的集成。

成为业务协同利器

现在,万户ezOFFICE在研祥智能已经应用了半年多时间,系统的价值已经在日常应用中得到了体现。

首先,在企业内控方面,万户ezOFFICE帮助研祥智能实现了业务流程的标准化并固化下来。而在此前,研祥智能的业务流程主要是通过邮件、纸质文档进行流转的,效率低下,而且容易出现错漏。

其次,即时通信工具的应用,大大方便了研祥智能员工之间的沟通与交流,使得员工在处理工作时距离变得更近了,进而大幅提升了业务处理效率。

再次,对于以往协同起来非常困难的跨部门、跨流程业务,相关人员借助万户ezOFFICE能够方便的进行查询、交互。这是因为万户ezOFFICE集成了各系统数据,形成了很好的协同机制。

最后,研祥智能所采用的移动功能,能让企业管理者在出差等不在办公室的情况下也能借助移动设备随时随地进行业务生审批。

张金友透露,接下来研祥智能将进一步深化万户ezOFFICE的应用,与业务系统进行进一步集成,从而使得OA系统真正成为端到端的业务流程承载平台。

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