IT项目管理透明化新思考

作为佛罗里达州city of Miami Beach的应用部门经理，Bob Biles了解项目管理过程一些需要监督的行为。他将服务于30个部门的14名雇员的行为都记录下来，记录精确到分钟。当很多人对管理透明度感到恐惧时，Bob Biles勇敢的接受了这一方式。

在这问题上，Biles曾经面临一些选择：当初几位官员在城市项目中因为受贿罪被抓，这些项目可以追溯到2006年，由于舆论哗然从而启动新的项目监督程序。尽管如此，Biles将这种责任授权看作是引进项目管理最佳实践的契机，当项目指导委员会询问“税人的钱是如何花掉的”类似问题时，这种项目管理实践将被证明对IT部门是有利的。

Biles的第一个行动是将项目管理工作搬到云中，他通过使用由梅捷有限公司（Métier Ltd）提供的项目和投资组合管理（PPM）工具，输入开发人员的可计费项目工时，并基于ITIL v3项目生命周期各阶段——服务战略、服务设计、服务转换、服务运营和持续的服务改进——将这些工时关联到项目桶（project buckets）。

因为他以这种ITIL桶（ITIL buckets）的度量方式将他的团队在一年中承担的30多个项目进行分类，Biles能够将他的团队的服务交付绩效与具有类似规模和项目工作量的IT部门的全国平均水平进行比较。他说：“我从Gartner或Forrester发布的报告中抽取数据，就项目完成度来说，即使没有高于平均值，但每次都能证明我们与类似的IT部门是一致的。将这类数据回溯到ITIL（即换算为ITIL桶），那就是钱。”

但他所称的真正的“IT亮点”是图表和报表，它们可以直观地说明他的开发人员的工作时间是如何分布的。

Biles说：“在过去三年，我已经失去了6名开发人员，所以现在当他们问我为什么有些开发人员在战略项目上仅仅投入了100个可计费的工时（低于平均每年投入的1500个小时工时，许多开发人员的投入大于这个平均工时）时，这个图表可以直观地说明为什么会出现这种情况。这个图标表明我们在运营项目上投了多少时间，图表能更合理地让我转包某个项目或者替换一些我们投入太多维护时间的系统，好让我们将更多的时间投入在战略性项目上。”

对于IT指导委员会来说，Biles项目分类方法可以帮助成员将每个部门未来计划项目关联到员工这一年可投入的工时上面，并说明这些工时投入在哪一类项目中。他说：“他们查看战略项目列表、新开发的项目以及在这些项目上的投资回报率（ROI），然后他们开始报价，直到用尽今年我的员工可以在这些项目类别上投入的所有工时数。这避免了许多没有根据的猜测。”

项目规模和范围的变更和政府换届一样快。Biles说：“我们对本届政府认为什么是重要的抱有一些幻想，但下届政府会将有全新的想法，为此我们总是在做新的项目。”这些项目包括城市游客和当地居民能够使用的移动应用程序，可以帮助他们寻找在城市车库中的露天停车位，并方便地指引他们去本地的一些企业，还有用于在公众网站上显示城市消费的应用项目等。

短期应用项目也会随时出现，比如在4月汛期向生活在洪水区的居民发出危险警告。最初计划是三个星期的项目，最后延伸到好几个月，因为随着越来越多的部门听闻此项目后，他们都想添加他们需要的功能特性，比如在洪水区为居民的汽车发现免费停车位。然后，有人认为应该增加一个设备，可以扫描许可并自动为这些居民升起车库门。

应用程序不只是一个友好的公共服务，也帮助缓解城市工人的一些压力，就像他们解决在这些区域的排水问题一样。其他正在开发的应用将缓解处理成本，其中包括允许居民在线支付他们的城市税。

Biles说：“过去人们常常找到我们，要求我们做出变更。但现在，他们必须在这个系统中做出变更申请，并等待变更获得批准。我们不再面临这样的情况，即有人说，他们赞成或不赞成某个项目或某个预算，因为现在这些都被记录在案。尽管有些人讨厌这样做，但要想取得成功，我们就需要这样的透明度。”