CIO聚谈管好“十二分数据”的经验

　　经验篇

　　上述案例围绕着上线和数据展开，一波未平一波又起，这是国内大多数中小企业信息化建设项目的缩影和真实写照。

　　数据即是信息系统中流转的信息，是信息技术加工的对象，是信息系统的灵魂。“进入系统的是垃圾，你从系统中得到的也将是垃圾。”因此，在信息系统项目实施的过程中数据工作极其重要。

　　企业信息系统建设项目中，数据工作需要有专门的数据组织和人员来负责完成，需要有严密的数据计划，并需要做好数据编码、数据收集流程和方法等基础准备工作。然后，再经历数据收集、数据清洗和整理、数据导入、数据校验等过程，使得系统可以正常上线运行。最终，根据管理和业务的需要，通过不同的形式展现。这是数据的整个生命周期，也是企业IT人员为之努力和奋斗的工作内容;而其结果给企业业务和管理带来的价值，体现了IT人员存在的理由、存在的价值。

　　建立有效的数据组织和制订严密的数据计划

　　■ 英科国际控股有限公司信息部经理 马磊

　　工欲善其事，必先利其器。企业在日常经营管理过程中，需要大量的数据信息来以支撑其管理和决策，信息系统就应需而生，通过数据收集、整合和加工，实现信息的快捷流通和共享，成为企业决策支持和日常管理的依据。任何一个信息系统的上线，不论大小都是针对数据的加工、整理、分析，数据自然成为这一切最本质的核心。在整个系统上线过程中，上线前的数据准备尤为重要，如果不能很好地组织协调将造成系统投资的极大浪费，致使信息化建设无法跨上新台阶，甚至失败。

　　一般来说，一个ERP项目的数据工作计划主要包含以下几方面内容：

　　·建立数据的组织和管理规范、工作流程;

　　·依据系统实现的功能需求提炼出主数据，做好数据字典的设计和定义;

　　·根据企业特性，对提炼出的主数据进行数据编码设计;

　　·做好数据收集的模板，并培训到位;

　　·从企业的业务部门收集相关的数据，做好数据清洗、检查和校验;

　　·数据的导入和系统测试;

　　· 数据关系的确认和调整。

　　通过上述数据工作计划的内容，我们可以看到，它与整个项目的计划是息息相关的，并随着项目工作的开展而逐步展开。

　　为了更好地完成数据计划中的相关任务，在项目组织中需要设立负责数据工作的组织，包括数据管理组、数据标准组和数据导入组。

　　数据管理组 制定数据计划，并协调相关资源来完成数据工作，其目标是在完成信息系统的上线前数据相关工作，确保顺利上线，并在此基础上最大限度地考虑今后企业的标准化数据和标准化流程的工作。

　　数据标准组 对提炼出的数据进行数据编码的定义和数据模板的制定。数据编码要根据企业的具体情况来制定，制定好这个规则后，所有的数据都沿着这个轨道流转。数据标准组还要制定数据的收集模板和校验规则。这就是统一的数据采集模板，制定和编码统一的数据模板，并通过培训和不断的讲解，使得大家搞定一个统一的标准来完成。

　　数据收集组 根据系统上线的要求，针对静态和动态数据进行收集、整理和清洗，使得原有系统或业务数据，按数据模板和数据字典要求进行相关工作。这组成员一般包括实施顾问、关键用户和业务人员。其原则是以业务为准，从实际出发。深入到企业业务的最前线，将原来的离散数据按统一标准从不同部门集中，以某一对象在企业中的流程先后收集数据，既可以保证收集到的数据的真实性，又能做到数据收集的完整性，而不至于落下某一环节，从而影响数据流向和数据关系的整理。

　　数据导入组 在数据收集后，数据导入组要进行数据测试、导入和关系调整。这里主要是实施顾问和关键用户以及终端用户来做。

　　一般说来系统的数据多以导入为主，在某些情况下考虑到系统更好的实施效果和更有效的推广使用，需要终端用户手工录入数据。例如我们在最近进行的一次CRM项目实施中，销售部门的客户资料我要求他们必须自己输入进去，这样录入数据的优点除上面所述外，还可以较好地避免数据错误和异常。

　　通过周密的数据计划，再建立一支配合协作的数据工作组织，信息系统上线的数据工作就有了保障，信息系统的上线也就有了坚实的数据基础。

　　不断修缮 建立完善的企业编码管理体系

　　■ 太子龙集团CIO 徐建洪

　　某公司ERP项目实施快一年了，天天都有部门在抱怨数据错误，每次例会上业务部门都在指责IT部门。项目组成员一致认为造成这种局面的主要原因是： 编码规则不科学及没有编码控制体系，导致编码上遇到重重困难; 编码的工作职责不明确，编码人员不精通业务却负责编码，导致ERP基础数据不准确;除ERP系统之外没有企业编码管理方案，导致编码错误比较多;ERP系统的基础数据与实际业务数据不同步，没有有效的控制流程与制度。

　　实际上，像这位CIO一样遇到ERP编码规则问题导致整个项目陷入到失败的漩涡，在国内企业信息化建设中比比皆是。编码问题在实施过程中不会直接反映出来，却隐含着公司执行力不够、部门配合力不够、编码人员专业水平不够等问题。企业的编码体系对于系统实施起着至关重要的作用，科学合理的编码规则会对项目的成功实施起到重要的作用。编码体系如此重要，那么编码体系应该怎么制定呢?

　　在现代企业管理中，编码体系是一个非常重要的角色，在企业的研发、生产、采购、储存、销售等各个环节中，都需要采用规定的一个或者多个字符代码来表示一定的事与物，以便记录、传递、存储和处理。这一系列的字符代码的集合就是编码。

　　企业建立科学、规范的编码体系要明确编码的目的：

　　唯一标识 对公司的事务进行唯一的标识，形成内部唯一的、统一的流转代码;

　　特征体现 编码往往带有物料的特性，从编码上可以看出物料的某些特征;

　　可处理性 编码是为了方便IT系统对物料的处理;

　　可传递性 科学的编码体系是为系统间进行信息交换和数据传递提供有效保证。

　　企业在进行编码体系的建设过程一定要遵守的几个原则：

　　统一性原则 一个企业组织内必须建立一套编码规则，以方便组织内不同部门间的数据传递与交换;

　　唯一性原则 即一个物料只能有一个编码，一个编码只能对应一种物料;

　　严谨性原则 所有编码职责必须落实到专门的业务部门，并要由专人负责，以保证编码的正确性;

　　延续性原则 某编码一旦被使用，就不可以将此编码分配其它物品或事务使用;

　　简便性原则 编码规则必须简单易懂，复杂的编码体系要付出更高的管理成本;

　　清晰性原则 编码规则中的字符与数字在使用中必须能够清晰辩识，不要使用容易引起混淆的字符;

　　行业性原则 编码必须根据行业特性来制定，切不可出现不符合行业规则的编码方案;

　　可扩展性原则 留出足够的扩展空间，这样未来新增的物料能够继续使用该编码体系。

　　企业信息化建设是一个不断持续的过程，而编码体系也是在企业信息化建设过程中不断完善与提升的管理体系。企业可能无法一次性将非常完善的编码体系建立起来，因此，建设者要不断听取用户的意见和建议，不断修缮。

　　磨刀不误砍柴功

　　——浅谈数据的收集和整理

　　如果输入系统的是垃圾，输出的也必然是垃圾。输入的垃圾越多，输出的垃圾将更多。数据对ERP的重要性不言而喻。

　　用户提供数据存在的问题主要有以下几类：数据不按提供的模板格式填写;多个部门提供的同类相关数据，但是规则不统一，部门数据各自为政; 数据重复，作为关键字唯一的数据，却出现多条;小数位不按规定;字符出现异常，应该为单字节字符的里面却出现汉字;日期格式不按规定; 超出给定字段长度的，如要求15位的编码却出现16位的数据;提供的数据变动很大;提供的数据之间缺少关联性。

　　考虑到系统上线时间，可以采取以项目组为主，以用户为辅的方式对数据进行整理：80%的数据格式由项目组整理，20%返回给用户重新提供;错误数据请用户修改后重新提供;数据变动大的只好做重复工作，导入用户提供的最新数据。

　　上述问题普遍存在于各类信息系统上线的过程中，琐碎而繁杂。下面我们试着对其中一些问题产生的原因进行探讨。

　　由于项目组工作失误或安排不到位等原因造成的问题

　　·培训不到位：往往项目组只是在系统导入前召开系统上线说明会议并下发表格模板，没有针对不同的部门人员填写表格内容进行相应的培训，造成最后各部门提交的数据内容格式各不相同的结果;

　　·表格模板不规范：提供的模板只有填写说明和每列的列标题及批注，没有每列字段类型、字段长度以及注意事项。

　　项目实施过程中，更多的问题是来自于业务部门的人员

　　·责任心不够：有些部门的经办人员没有意识到数据的重要性，责任心不够，敷衍了事，未对数据进行必要的核对;

　　·工作强度大以及时间仓促：有些部门主管没有认识到数据准备的巨大工作量，未将工作任务指定到一个人;

　　·主管不够重视：有些部门主管没有意识到数据的重要性，未能对经办人员提供的数据进行必要的审核。

　　项目进展缓慢，系统不能顺利切换上线，或上线后系统用不起来，很大原因是因为基础数据不准确。

　　为了ERP系统的顺利上线，项目组在数据收集前就要做好培训工作，然后再召开系统上线前说明会，要求各单位配合数据收集工作。接下来，要拟好通知下发到各个部门，明确表格提交时间，并且将要求提交的数据表格模板同时下发。表格模板里应包含标题栏、字段类型、字段长度、填写说明、注意事项。此外，应要求所提交的数据一定要有部门各级领导的签字。

　　为了保证数据的准确、合理，各个相关组织应采取一定措施。

　　项目组措施

　　·做好培训工作：在数据收集前拟定数据收集的培训计划，确定培训的内容、参与的人员以及时间安排，针对不同的部门人员填写的表格内容进行相应的培训，以尽量达到按模板填写格式规范、内容正确的数据。

　　·设计提供规范的表格模板：项目组分别为各种类型的基础数据准备相应的数据搜集模板，在Excel中准备好相应的空白表格，针对表格中需要填写的项目提供一个详细的说明(包括标题栏、字段类型、字段长度、填写说明、注意事项)。同时，要与各业务部门负责填写的相关负责人进行充分沟通，向他们解释基本资料中的重要字段，标明哪些是必填字段、哪些是选填字段。

　　业务部门措施

　　·制定奖惩措施：在准备数据之前，项目组要在设计好数据准备文档明确数据准备时间和范围，即明确何时准备数据，何时提交数据，准备哪些数据。为了保证数据的及时、正确提供，应建立相应的的奖惩制度，如对每条正确输入的数据，给予相应的责任人和部门负责人一定的奖励，对每条错误输入的数据给予惩罚，以保证数据的正确性。

　　·领导支持、明确责任：为了保证ERP系统顺利上线，企业必须投入大量人力物力进行数据准备。初期的数据准备工作会给人没有任何成效的错觉，并且这些工作枯燥而乏味，这时领导的支持与鼓励就显得尤为重要。因此，负责项目的公司高层领导不能忽视对项目的支持与鼓励。他们应积极参加数据收集、系统导入前说明会以及制定相关的制度，增加全体人员对该工作的支持和信心。同时，由于数据准备牵涉到企业多个部门，所以离不开各部门领导、员工的积极配合与支持。各部门领导也要根据数据准备的工作量，将任务进行细化到具体负责的个人。

　　·建立好的审核机制：在ERP系统实施的初期数据准备工作中，建立审核机制，并形成规范的制度和流程，让相关业务部门领导对相关责任人提供的数据签字确认。只有这样，才能保证数据的及时性与准确定性，才能保证ERP系统顺利上线以及系统上线后后续收集的数据的质量。

　　企业在每一个信息系统中建立过程中，一定要高度重视数据的收集、整理工作。如果数据能够达到及时性、准确性和完整性的要求，系统成功切换上线就变得水到渠成了，各个系统也因此能够发挥最大的效益。