CIO如何保证基础数据准确

　　俗话说，信息化项目三分软件，七分实施，十二分数据。可见基础数据的准确性对于信息化管理软件来说，是至关重要的。所以对于企业CIO来说，不仅要抓项目，而且也要打起十二分精神，来关注基础数据的准确性。

　　措施一：按固定格式填写基础数据，可以发现常规错误。

　　在信息化项目中，不但企业的工作流程要走标准化的道路，而且基础数据的建立也要实行标准化。也就是说，要让用户在导入基础数据时，按固定的格式进行导入。

　　如笔者在企业中负责实施企业资源计划项目的时候，就非常重视基础数据的标准化，如产品基本信息。我们企业有生产一款五金套筒的产品。其根据所用的材料、表面处理、大小不同，有很多种规格。粗略估计了一下，光套筒这类产品就大概有近200个品号。在上ERP项目之前，这些产品的规格信息没有一个统一的规范。如有的在规格中有标明表面处理方式，而有的没有；有的在规格中有指名具体的尺寸，有的却没有。对于老员工来说，他们清楚这代表了什么意思，没有指名的就是普通的表面处理。但是，当新员工进来的时候，由于不明白其代表的是什么含义，所以就不怎么清楚了。有时候甚至会犯错误。

　　在上信息化管理系统的时候，这种基础资料时不合格的。在整理基础资料的时候，我跟产品研发部分的负责人碰了个头，专门商量这个编码的问题。后来我们两个达成一致意见，在产品规格信息中各项内容必须写全，而且必须按一定的格式书写，如按产品尺寸、所用材料、表面处理、颜色等顺序一一书写，不能够漏写，而且各个内容的字数要保持一致。并且，制定了具体的编码规则。这个规则制定好之后，通过质量、采购、生产部门等确认之后，就在公司中推广起来。采取这种编码的话，可以发现一些常规错误。

　　如作为我们项目管理员，由于对于产品的规格信息不怎么了解，那要如何去检查基础数据的准确性呢？若我们规格信息的编写规则统一了之后，则我们只需要去看看这个长度是否一致，顺序是否统一。通过报表或者Excel工具，就可以检查出产品信息输入员在输入数据的时候，有没有漏掉什么信息等等。所以，当基础数据标准了之后，可以很容易的发现一些常规地错误。

　　对于基础数据标准化来说，要做到如下几点：

　　1、 内容顺序上的标准化。对于某个字段的内容，其所表达的内容要标准，包括其前后的顺序要一致；最好长度也要一致。这一方面便于我们进行检查，同时，也方便我们做其他的一些操作。如有些产品规格信息可能类似，只有产品尺寸上略有不同。则用户可以通过复制，并且修改很小一部分内容就可以直接拿来使用。另外，有时候我们只做报表的时候，有些部门会认为其中的规格信息太长，他们只需要知道产品的所用的材料即可。此时，我们就可以利用相关的字符函数，同意的截取其中的内容即可。可见，在内容顺序上各个基础数据保持一致的话，对于我们后续的操作会带来很大的便利。

　　2、 当某项内容确实没有的时候，要用“NULL”等方式表示，不能空白。因为若没写的话，我们不知道，到底是用户漏写了呢，还是确实没有。说实话，也不是信息输入员要偷懒，他们在输入相关信息的时候，有时会在不经意之中，会漏掉一些信息，他们自己也不知道，而且事后也很难查出来。现在即使是空的内容也必须用NULL等字符表示出来，这就可以最大限度的防止类似错误的发生，提高数据的准确率。

　　3、 有时候同一个字段中，可能要表示多种内容。如在产品规格中可能同时要表示尺寸、材料、颜色等信息。为此，在各中内容之间一般都要利用分隔符进行隔开。基础数据标准化的第三个要求就是这个分隔符好统一，并且需要唯一。统一指的是全部的基础资料都要利用这个分隔符进行分隔。唯一指的是这个字符能够被用来当作分隔符。如有的产品名称中，会包含“-”这个符号，那么这个符号就不能用来当作分隔符。否则的话，会容易混淆；而且，也不易于对数据进行一些整批的操作。所以分隔符要保持统一并且唯一。

　　4、 在对基础数据进行规范的时候，可以按产品的分类来规范相关的输入标准。有时候，要对虽有的产品信息采用统一的标准是比较困难的，而且也不怎么现实。如产品信息中，成品的规格信息跟原材料的规格信息就很难统一起来；而且即使原材料基本信息中，包装材料与零件之间的规格信息也无法保持一致。所以，针对这种情况，我们不苛求虽有的产品资料都采用统一的编码规则。但是，对于同一类的产品，如零件中的套筒这类产品，则我们要求其具有统一的书写规范。

　　措施二：数据收集的标准化。

　　若要提高数据的准确率，数据导入信息化管理系统是一方面。另外，在数据的收集方面，也需要注意标准化。我就再拿我自己公司举个例子吧，看看如何实现数据收集的标准化。

　　1、 制作标准化的表格。

　　当公司有员工需要申请建立一个新产品信息时，就要先找到一张对应的表格。我们公司对于各类产品信息，都有一张对应的表格。申请品号的时候，要拿着这张表格向各个部门人员确认信息。如想在信息化管理系统中申请一个套筒的产品信息时，就需要在网上找到一张“套筒类产品品号信息申请表” 。在这张表中，这个品号需要填写哪些信息；哪些信息时必须填写的，哪些则是可有可无的；并且各种信息时归哪个部分负责的，都要明确的标识。如对于一些必需要填写的信息，可以利用蓝色的底色表示。

　　这么做的目的，就是要让全体员工知道，建立某个品号信息的时候系统需要知道哪些信息；特别是哪些信息时不能够缺省的。如此的话，员工一看到这张表格，就知道该如何填写，直到需要填哪些内容。在基础资料收集的时候，也就不会漏掉。

　　2、 单据流转的电子化。

　　申请表格在各个部门流转的时候，最好能够通过电子表格来实现。一方面，有些员工写的字实在是小学生水平；或者有的写的是龙飞凤舞。但是在其他员工眼中则好像就是天书。所以，手写的资料，到信息输入者那边就可能会发生歧义。

　　措施三：在系统中实现技术层面的限制。

　　除了在基础数据前提整理的时候，要注意数据的质量以外，在用户输入信息化管理系统的时候，系统也要能够进行一些自我的判断，以提高系统中数据的准确性。具体的来说，可以在系统中添加一些约束。

　　如有些内容我们只允许输入价格或者数字，当用户输入了非数字的内容时，则系统就会提示错误信息，提示说“输入的数据不合法，让用户重新核对数据”。这就可以保证输入的数据至少是符合一定的语法规则。

　　如我们还可以通过对字段合并的方式，实现字段内容的排序与内容完整性的控制。如对于产品规格信息，可能包含五部分内容。则在系统设计的时候，就设计五个虚拟字段。员工在输入数据的时候，需要分别向这个五个字段中输入相关的内容，并且把这五个字段都设置为必需输入。等到保存的时候，系统会把这五个字段自动合并为一个字段，并且在中间加入我们指定的分割符，保存到数据库系统中去。如此的话，我们通过这些约束，可以强制实现某个字段内容的完整性。

　　另外，我们还可以通过字符掩码来实现输入格式的限制；可以利用列表的形式提高输入的准确性；等等。总之，我们可以凭借系统的力量来提高基础数据的准确性。