企业OA管理要小心BYOD带来的安全隐患

移动化的趋势与进程发展非常快速，早在2008年，许多欧美企业就已经开始使用黑莓机(BlackBerry)随时随地处理公事，不管是对手机产业本身的发展，或是企业用来管理营运讯息或提升决策效率，影响都非常明显。

三阳工业当时也已注意到智能型手机可能引发的管理趋势，三阳工业经理陈春明表示，虽然因为国内没有引进黑莓机，一开始只能选择E-mail来改善讯息提供的过程，但搭配电信业者提供的push mail及行程管理服务，以及导入Netbook搭配使用，三阳工业其实从2009年开始，就已经开始接触移动管理的各种可能。

直到2010年，苹果iPhone席卷全球智能型手机市场，三阳工业也开始积极导入智能型手机，成为企业内部管理机制的一部分。陈春明指出，传统产业的高阶主管因为年龄比较大，比较不熟悉科技产品的使用，所以导入前，一定要考虑产品的使用方便性，如三阳工业当时就导入电子公文签名器，提高使用者接受度，也让公文签核系统能在一个月内完成建置。

陈春明强调，做好事前准备，以及详尽的信息蓝图，才能在最短的时间，完成信息管理建设，企业也才能加快营运拓展的脚步。因此，陈春明建议，企业信息策略与架构，必须与企业策略相结合。

如三阳工业在越南都有设厂及营运据点，信息策略与架构，包括ERP、SCM、CRM、PLM等信息系统，以及OA管理如E-mail、电子签核、社交应用或协同合作，都得要有全球布局的考量。

因此，为了便于管理，陈春明认为，信息系统应该保持一致及整合，因此子公司的信息系统，也应该尽量采用营运总部的资源。如此一来，也有利于高阶主管调动或出差，因为不用改变计算机使用习惯，只需要专注于讯息本身的变化即可。

而在信息安全管理方面，邮件管理及电子文件管理，是三阳工业最为重视的资安机制。陈春明表示，首先在手机及平板设备的遗失管理方面，首先关注的就是包括电话簿、通讯录及营运资料的安全，因为一旦设备遗失，里面的信息也会跟着遗失。因此三阳工业决定将push mail等信息架构，从原来由电信业者提供，开始转移到内部管理，不用担心设备遗失造成信息外流，使用起来也更为放心。

陈春明强调，企业信息安全的防护措施，应该要跟着企业发展及环境的需要与时俱进，不断调整。如三阳工业越南厂的ERP系统，一方面考量成本，一方面越南厂刚成立时，业务量还不是很大，在当地自建系统的需要不是很明显，因此就选择透过SaaS方式连回台湾营运总部，并透过VDI提高网际网络信息传输的速度及稳定性，信息部门此时就得扮演好软件服务平台角色。

陈春明认为，方便性、效益性及实时性，是企业信息部门必须时时思考的改进方向。因此，从2009年起，三阳工业海外子公司的ERP系统，开始导入云端应用架构，包括系统的使用方式、当地应用速度、维护模式与人力，也都跟着有所变化。

而在2010年导入移动化设备应用后，信息人员即使在公司外，因为使用手机或平板更于便利及快速，如在值班时间来临之前，还可以先用智慧手持装置，连上信息系统，检查是否有哪些作业需要提前准备，即使是假日的轮值配合度，都跟着大为提高。

陈春明指出，很多管理方面的应用及要求，企业员工不见得会马上接受，透过使用设备及环境的调整或转换，有时就能因此提高员工的配合意愿。因此，从2012年起，三阳工业的海外主管也开始利用移动设备，使用ERP或查阅电子公文系统等，都得到不错的回响。

为了能让信息策略能跟企业策略相结合，陈春明提醒信息主管，不管在什么场合，都要注意CEO关注的议题，并充分掌握IT的发展趋势与应用，考量IT资源的投资与维护成本，寻找适切的IT解决方案，让IT应用能朝简单、易用及标准化的方向发展，让企业同仁一同分担与分享信息管理的发展责任，企业信息管理的价值，才得以发扬光大。