CIO如何打造网上审批之效用？

　　目前国内不管是企业用户还是党政机关用户，办公软件OA普及应用率已高达56%以上，OA实施的成功率也接近70%。然而对多数用户单位CIO而言，却感慨颇多，甚至有些无奈。

　　OA尴尬的现实

　　本来企业CIO力主引建OA系统，为的是能让领导们“随时随地，轻松办公”，“运筹帷幄，决胜千里”，然而令CIO尴尬的是，领导们似乎并没有理解他的“忠心”，OA似乎就是看看内部新闻、发发通知、收收邮件而已，尤其是作为OA的核心用点、关键业务——网上审批，更多是成了摆设，走过场，领导一年也没用几次，甚至成了用之无味，弃之可惜的“鸡肋”。

　　而软件开发商也不敢过多鼓励用户多加应用工作流审批，因为开发商内部也知道，鉴于目前种种条件限制，网上审批多是“好看不中用，能不用就不用，省得自找麻烦，骤增许多售后服务”。

　　开发商都如此，用户单位的CIO更是困惑，怎么办？

　　我们清楚，OA的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要有两大部分，一是网上审批：企业内部的各项审批电子化，如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程，都可以通过网上进行办理和审批;二是网上公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，收文处理指可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理，发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。

　　然而这些办公自动化的主要功能大部分却闲置，很少应用流转，被员工甚至老总弃用，企业上下还是喜欢用纸质办文、电话请示，使得用户企业OA主要功能变成了“聋子的耳朵──摆设”。这也是目前绝对多数用户单位在应用推广OA中一个通病，使得用户单位陷入信息化建设的困局。不少单位甚至“去繁就简”，随便买了一两万元的OA，上上内部新闻、发发通知、收收邮件就行，也算是推广信息化充当门面了，而对那些功能齐全、系统优越、安全可靠、融合性强的中高级OA系统就弃而不用了。

　　厦门一家电子企业CIO陈工在推广应用OA时也陷入此种困境，不知如何圆场。在前期针对企业自身需求，陈工也做了很多调研分析，几乎把各部室、车间所有的日常流程、表单都收集、归纳了，当时陈工实施的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流，让员工学会网上办公行文，尤其是做好网上审批，让领导随时随地可远程审批、决策。陈工认为只要这样，OA就算是应用成功了，也算是对得起领导，毕竟这OA是花了近20万买来的，比较高档。

　　在经过了一个多月的培训后，企业OA系统终于上线，陈工也感到企业仿佛进入新时代，喜上眉梢，踌躇满志。然则“人算不如天算”，经过两个月应用推广，陈工调查、汇总后，发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长，OA系统的应用仍仅局限于上公司新闻、发发通知、短信和收收邮件、存存档案而已，员工们的应用并没有如预想的积极热烈，反而抱怨说“天天要开OA很麻烦。”出差申请、费用报销、材料领用等日常申报业务，员工们还是习惯用纸质手工申请。陈工特地与行政部、财务部商洽，规定统一实行电子申报制度，不符合规定的，强制退回。

　　然而没想到，这一规定激起企业部分上年纪、有权势的老员工强烈抵制，甚至干脆以“不懂、学不来”为由，“罢工”不申报了，让财务部也陷入进退两难的境地，月末结账竟难于下手。老板也慢慢对OA没那么信心，将信将疑了。

　　三个月后，老板竟要求所有公文由秘书打印成纸质后送他披阅，员工可按照情况，酌情使用网上工作流审批，即可用，也可不用。企业OA系统最后成了“半拉子工程”。

　　于是这家企业内部有人戏称：“只因少了一笔，自动化成了白动化。”陈工也一脸无奈，郁郁寡欢，出师未捷啊。

　　是啊，OA的工作流审批如被弃用，一个OA和 QQ、MSN、EXCEL有何两样？

　　网上审批何以成为孤独的“边缘人”？

　　CIO不禁要问，为何OA常会出现高成功率、低效用率乃至“鸡肋”的现象？能助领导轻松“运筹帷幄、决胜千里”、系统核心应用工具的网上审批为何成了孤独的“边缘人”？这是多数CIO困惑。

　　愚以为：

　　其一，流程不合理，OA系统细节设计不甚科学简捷。不少OA系统流程设计过于烦琐，员工平时手工只需要5-8分钟就可以完成的事情，有可能通过系统软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。再加上企业本身组织结构不太合理，“婆婆妈妈”多，让公文网上流转也盘根错节。大力推广OA网上工作流，本身就为挑战传统的人工传递、亲笔批示的繁琐方式，如果还需要本身对IT较为陌生的老总通过复杂的组织结构、系统程序，进入到各个业务类型里审批，其结果要么难用，要么用不上。

　　二是对电子档、电子媒介物等网上虚拟物证仍存疑虑，制约网上工作流审批模式的广泛应用。纸质有一千多年历史，电子介质至多20年光景，网民、用户单位仍深信“只有纸上才来得安全可靠”。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但网上办公大都只能停留在初检甚或“粗检”阶段，在不少人、尤其是老领导眼里，由于网上数据、材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文流转审批，应用者会感觉不踏实，只相信纸张手写或打印的凭据、清单，特别是企业财务、采购部门等核心部门。因为报销、做账等用的凭据、发票实物，在网上进行电子审核处理时，难于象传统报销流程一样在相关审批者一一流转，让审批者无凭无据，难于审定，也就不爱应用。

　　三是安全与法律问题依然突出，成了制约网上审批推广普及的瓶颈。这令CIO一直头痛。首先，网上审批主要配套工具就是电子签名、电子公章上，这两个将保证领导签字、单位公函(合同)签约的有效性。但是我国在电子商务的立法方面严重滞后，目前我国只是对互联网管理出台了一些限制性的行政法规，而对于如何促进电子交易、使用电子签名和电子合同支付还没有制定相关完善的法律，相关电子行为的权责性，法律难于确认，制约了电子商务乃至网上审批的发展。其次，电子公文传输中安全性受到越来越大的挑战。在网络环境中传播和存储，容易受到黑客、病毒攻击，造成公文失密、信息被盗、被删改等严重后果。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具足够的安全强度，在电子文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。因此用户单位和CIO对电子公文的加密能否确保绝对安全、单位或部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题仍心存忧虑，也就妨碍了公文处理电子化的推广、普及。

　　网上审批如何更加实效实用？

　　就此，除了软件开发商本身提升技术、简化流程，尚有哪些举措能有效提升、完善目前网上审批、全面推动办公自动化？这是广大CIO十分关注的。

　　一是采取“两头受理、体内循环”，让“纸上办公”与“网上办公”并联过渡

　　某个白酒企业在实施一个固定资产采购的电子工作流时碰到一个问题：在手工流程中，采购部需要把供应商的报价单原件附在支出申请单后交由财务经理、主管副总、老总审批，但电子工作流是无法传递纸质报价单的，采购申报人也只是普通的操作人员，不敢轻易更改现有流程，而部门经理、主管副总没看到纸质实据不敢在网上审批，出差在外的老板更难定夺了。如果在再回传统老路，OA所谓的“自动化”只能是“白动化”，只剩“半个空壳”。如何是好？

　　该企业CIO提出了同时扫描发票、报价单等后进行网上审批的方案，但被否决。后再经与老总协商，决定只需将报价内容填写在电子工作流中，而所有纸质报价单、原始凭证全保留在采购部门，由审计部门定期审计，保证交易的合法性，于是所有问题基本迎刃而解了，尤其是对一些“特急”的事项，让在外的企业老板能快速反应，决胜千里!另外，也可采取打印流程中的部分重要字据，然后让相关事项的当事人手写签字备案，以明今后的责任，这样也能解决审批人“眼见为实、立字为证”的需求问题，敢于进行电子化审批。两种运作方式并存，就为将来全部电子化打下基础。

　　二是推行并联式审批，实行“一个窗口受理”服务

　　在企业的授权之下，CIO可将企业重要部门如行政部、财务部、采购部、市场部等多个部门一些常用项目列入“全程网上审批”范围，实现了部门、车间、总办、集团多级审批联动;同时，积极推动企业机构改革，抽调企业几个关键部门的人员，专门成立网上审批中心(科室)。中心可对涉及两个部门以上的项目实行联合审批会办，实行初审、会审、踏勘、验收“四个统一”，部门之间交叉进行审批，减少办事员工的往返奔波，大砍复杂项目的审批时限，让员工头疼的一些部门“踢皮球”现象在企业不复存在。

　　集团大企业的网上行政审批中心甚至可将集团的审批依据、审批条件、审批程序、审批时限以及审批事项的受理环节、审批资料和审批结果文件的传递过程、责任部门、责任人等全部进行上网公示和电子化运作，实行“一个窗口受理、一条龙服务、一站式办结”，从而全面提高企业市场快速反应能力。

　　当然，要使企业审批中心充分高效发挥审批管理能力，就必须充分提高企业审批中心的地位。或是发展成为企业的一个常设工作机构，或发展成为企业一个新的行政许可职能机构。企业CIO权力要多加提升，最好由公司副总级以上的技术官员兼任。

　　其实，实行“全程网上审批”，推行并联式审批，已在全国不少党政机关试行，推动了“阳光政府”的建设，成效不错，值得企业学鉴。

　　三是提高网上公文审批的可靠性、安全性，为网上审批工作提供强力保障

　　首先，为防止黑客、病毒的攻击，CIO在选型OA系统时，其安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施，同时，用户身份锁、预留标准的CA认证接口等安全保护功能，也应进一步提升，最大保障审批业务的顺利开展。

　　其次，采用手写技术，建立个性化安全保障制度。目前许多OA公文流转过程中的修改是用键盘来进行的，这就带来了很多麻烦，例如批注的位置、时间的先后等都有可能被冒名批注，而且用WORD文档批注也比较麻烦。如果采用手写板技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面，手写直接在电子文档上进行批注，符合平时人们圈阅、签批乃至起草文件的习惯，更符合常用纸笔、对IT不甚熟悉的中老人企业管理层的使用习惯;另一方面各人的手写笔迹都是不相同的，如果有人要冒名企业领导签批文档的话，就会很容易通过签名鉴别给“揪”出来，从而保证网上审批的权威性、可信度。因此，CIO也可大力推广此法。

　　四是单位领导要率先垂范应用OA各项流程，身体力行推动网上审批

　　推行网上办公审批，工作量大牵涉面广，不仅有技术、资金问题，还涉及到部门之间协调、衔接等，更主要是领导思想观念、提高工作效率、利益博弈的转变等问题，这要求企业领导要率先垂范身体力行，破除怀疑思想、部门主义、利益思想，敢想敢为，勇于创新，努力推行电子化审批，全面推动办公自动化。

　　以网上审批为代表的OA建设之路任重道远，仍面临许多挑战。但只要正确分析，适宜形势，完善技术，积极应对，OA将更上一层楼，繁荣有序，并全面有效提高企业市场快速反应能力。