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【原创】 2008年1月16日
关键字： 个人发展
明确开会的目的
会议已经成了现代商务中的一种基本手段。当然，有一些程序化的会议除了浪费了许多纸张和时间外，再没什么其他作用了。所以，千万不要让你的会议沦为那类毫无用处的程序化会议。在准备发出会议邀请前，先用5分钟考虑一下你为什么需要花时间开这个会，简要描述一下自己的目的。把需要开会的理由写下来，放到一边。过一会儿，再拿出来看看。如果你仍觉得理由成立，那么就开始发邀请吧。
明确会后要进行的具体行动
作为组织者，你吸引着所有与会者的注意力。这些注意力能否被有效的利用也将完全取决于你。
不要浪费其他人的时间。在会议开始之前，花点时间来思考下面的问题：“我希望与会者在会议结束之后有什么行动？”尽量用十几个字概括你的答案。你先明确了自己想让别人做些什么，别人才能更容易按照你的想法去行动。否则，大家都得先去忙着练习读心术，那会议的效果也就可想而知了。
不要用会议来完成谈话工作
电子通讯系统赋予了我们邀请任何人开会讨论任何事情的权力。不过，你有权力去做一件事情并不意味着你这样做就一定是恰当的。
如果你只需要和一两个人说事情，就不要选择开会了，直接去找他们面谈好了。这样更节约时间，可以交流更多的信息，同时也能增进现代商务中普遍认为十分缺少的“亲身接触”。
让信任的人做会议记录
相当多的会议组织者不愿意做会议记录。“这是秘书干的事” 或者“这不过就是文书工作”他们往往这样说。可是，会议结束后，记录就成为了会议仅有的永久档案，记载了大家协议通过的问题以及做出的决策。所以要做会议记录，并在会后分发出去。你可以亲自做，或者让你信任的人来做这些事情。
当然，你不用把会上说的每一句话都记下来。记下行动条目和定好的期限就足够了。
建立规则，保持秩序
所有的会议，无论大小，都需要人们之间的交互过程来达成一个或多个目标。在理想情况下，这些交互过程会自发进行得井井有条：人人都会照顾别人的时间；讨论过程也秩序井然；计划的行动条目按部就班地逐一讨论并通过。
然而在现实情况中，我们需要一定的方法才能使会议过程有序和不跑题。你并不需要采用一套完整的规则体系，但你至少应该了解一些基本规则，来保证会议顺利进行。如果你所在的机构没有这样一些规则，设法制定一些，然后和其他人分享并遵守这些规则。
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