10建议让会议富有成效

  Amazon.com近期的一个小调查显示，现在旨在帮助人们管理会议的书籍有数百本之多。事实上，这些书在提供建议时，基本上都是将读者置于会议组织者的位置上，认为读者有权安排会议的日程，并且具有一定的让观众集中注意力的基本社交技巧。但有些时候，我们都必须参加一些不由自己控制的会议。在参加由别人召开的会议时，特别是当这些会议出现问题时，我们该怎么办？下面的10项建议将会让你真正参与到会议中，而不是仅仅出席会议。

了解组织召开会议的目的

在这个电子邮件泛滥、事情多得时间永远不够用的年代，会议议程这个提法似乎有些不合时宜。往往是会议议程刚刚确定，很快又会发生各种各样的“意外情况”。

不要被动等待会议议程，你应该在会议之前主动联系会议组织者。让他简要地向你解释他召开会议的目的。了解其目的后，你便能更主动地参与会议。

俗话说：“欲则立，不预则废。”

明确自己参加会议的目标

了解会议组织者的目标使你能够帮助他；而明确自己参加会议的目标则能使你自己受益。在会议开始之前，给自己制定一个任务计划，搞清楚你将要和其他与会者在这次会议上完成哪些事情。

给自己制定的任务要和组织者的目标一致，会议才会取得成功。否则，你很可能会落得一个扰乱会议的坏名声。

列出你需要阐述的问题

会议很少会不间断地连续进行，总有人要去冲一杯咖啡或者接一个紧急电话什么的。你也许会用这些空闲时间给朋友或家人发短信。但你也可以利用这些时间让会议变得更有成效。不妨拿出一张纸，列出5点和你先前制定的任务计划有关的问题。尽管这张纸可能根本不会派上用场，但写问题的过程将帮助你集中精力去思考。

当然，如果你要在会上发言的话，就更不应该在这段时间里干与会议无关的事情。

作会议记录

一次会议结束后，由于没有人肯不厌其烦的作笔记，会议的重要细节很快就变得模糊不清了。然后，下一次会议开始的时候，你又不得不在头10分钟费劲地去回忆上次会议的内容。

想打破这个恶性循环，就要作会议记录。你不必记录每个人说的每一句话。只要注意记录那些布置的行动计划，做出的决策，以及讨论中涉及到的重要信息和关键性问题。会议结束后，这些记录会给你留下许多重要的信息，而且这些记录也能够指导你在会后完成布置的任务。

制定规则，保持秩序

所有的会议，无论大小，都需要通过人与人之间的交互来实现其目标。在理想情况下，这些交互过程会自发进行得井井有条。然而在现实中，我们需要一定的方法才能使会议过程有序和不跑题。你并不需要采用一套完整的规则体系，但至少应该了解一些基本规则，来保证会议顺利进行。

反思式地听报告式会议

确实有一类会议让与会者十分头痛，这些会议提供的信息往往是大家都不怎么关心的问题或者汇报，但你在这种会议上并不是完全无事可做。会议的组织者无疑需要传达那些信息，你完全可以利用这个机会来锻炼自己反思式的倾听技巧。这样，你得到了锻炼机会，而组织者也会在一定程度上收到传达信息的正性反馈。这样便是一个双赢的结果。

把无关的问题放到一边

几乎每个会议，都会有人在讨论中提出一些听上去十分有趣但实则与主旨关系不大的话题。有些时候，这些话题和正在讨论的问题还有一些关系。不过更多的时候，它们只是和正在讨论的问题有间接的关系。不管是哪种情况，在这些问题上花费时间都会影响会议真正目标的实现。

当你想插入一个新想法或者新问题的时候，先给自己提个问题：现在讨论这个是否合适？当然如果是头脑风暴式的会议，你可以想到什么说什么。如果不是的话，就把你想到的那些和会议主旨没有直接关系的想法及问题先放一放，留到以后再讨论。你可以把你的想法或问题写下来，这样会后就不至于忘记了。

索要行动条目

会议结束了，你找会议组织者要一份会议制定的行动条目。如果有必要，就询问一下组织者是否需要你来专门负责会上制定的一个或多个任务，这样会促使他把行动条目发给你。当然如果你有好的想法，也可以自己制定一些行动条目。会议结束后，具体的行动条目要胜于空洞的言辞。

会后提问

会议上，各种相关领域的重要、活跃人物会聚集在一起，探讨一系列议题。为什么不好好地利用一下这个机会呢？如果你恰好有问题要咨询也来参加会议的某个人，就事先列个单子。然后，趁着会后的碰面机会，让你的问题得到解答。