解放工作效率的9诀窍

实际上，这份可以提升用户体验的“指南”并不难做：每一条提示的内容尽量可操作化并简洁明了，就可以在大部分情况下让你的用户避免手足无措地忙乱一阵之后再抓起电话向你抱怨的情况了。

在寻求帮助之前重新启动电脑

这一条显然应该列在最显眼的位置上。尽管在用户碰到问题时要他们重新启动机器有点像逃避责任，但很明显，重新启动电脑可以解决很多用户误操作的问题。即使重启机器没有解决问题，但重新启动以后重复出现的信息可以给技术支持人员很多的诊断信息。重启不是所有电脑故障的灵丹妙药，在某些情况之下，它甚至会加重病情，但即使考虑到这些风险，这仍是一种简单有用的处理办法。

告知常用资源地址

寻找一些共享资源对于新员工或者对此不太关心的人来说，可能是很麻烦的事情。虽然即使你不做说明，用户也可能会用其他渠道解决所遇到的问题，但你也失去了控制权，届时出现的五花八门的麻烦还是会找上IT部门。

如果将一些常用的资源收集起来让用户下载，统一的来源可以保证安全，同时即使出了问题，你也可以大致了解是怎样的应用所致。

按标准格式报告电脑问题

除了知道正确的电脑问题报告程序外，用户们还需要知道哪些信息能够帮助技术人员解决问题。如果用户手里能够有一张合适的信息反馈表，那么他们报告的内容就会变得很有效率，比如：电脑显示的错误提示信息、开放应用软件、问题出现的时候正在执行什么工作，或者这样的问题是否重复出现等等。

如果你希望用户按照格式化的方式向你报告错误信息，可以通过经常按照这样的规程询问来强化用户的反应模式；如果你愿意把它做成一个表格式的文件，那么在这份指南上面，还需要给出文件路径，并在每次报错过程中，鼓励用户使用它。

保护自己的密码

如果在不安全的场合或者和同事分享密码，那么密码就基本失去了它的作用。确实有人会懒到将密码写下来贴到显示器上，或者将密码写在手背上、黑板上、甚至将密码设置为屏幕保护文字——这可能是由于“公用电脑”的印象让他们放松了对重要信息的保护，但这确实造成了麻烦。

要教导用户不要写下或者分享密码，许多人并非不知道密码本身的重要性，因此特别要向他们解释我们设置密码的目的。另外一方面，传授适合现代需求的智能密码设置规则将有效地降低密码失效的风险。

让用户知道安全密码的重要性，给他们提供如何设置安全密码的方法。在一些情况下，密码的设置要通过安全负责人亲口告诉用户。创建安全密码的办法根据环境的不同也存在着很大的差异。但一般来讲，家族成员的名字，顺序排列的数字，简单的词语，句子都应当避免。将数字随机打乱，混合字词，加入标点或者空格都是很好的办法。很显然，寻找安全与方便之间的平衡点很重要。

外出注意电脑安全

在外出差的时候携带笔记本电脑，PDA等设备需要特别注意，要防止未经授权的电脑访问。用户们必须知道如何在办公室以外的地方保护他们的数据，以及用哪些合适的工具。例如，远程访问密码不应该放在电脑包当中；访问的密码、用户名等等不要写在纸上。敏感数据应该加密，同时最好备份在便携存储设备上分开携带。在外出差，要随时留意自己的电脑，提高自己的防盗意识。

同时可以写一个脚注，趁这个机会顺便提醒笔记本电脑用户们将硬物、液体、食品等远离脆弱的电子设备——这样你又可以省去接听许多莫名其妙的报修电话了。

做好备份

用户们应该知道备份的重要性，特别是个人用户。某些（或许多）个人用户的数据游离在有序的管理之外，他们的数据不论在结构安排或者安全上都存在问题。告知个人用户，请他们定期备份自己的数据。用户们需要知道备份什么，何时备份，备份到什么地方——这些都是指南上需要列明的事项。

备份对于笔记本电脑用户，可移动驱动器用户以及其他移动设备的用户尤其重要。同时，这也可以通过数据更新过程来降低无效数据占据的工作空间。

谨慎发送电子邮件

这条说来好笑，但真出了问题的时候就没那么轻松了，电子邮件发错对象的事情时有发生。一些财务、收入、企业决策信息非常敏感，特别提醒你的用户，特别是经常发布信息的管理层用户：如果他们习惯使用软件自动再现收件人地址的功能，那么一定要再次确认一下。

防范病毒、钓鱼、恶意软件

尽管这些任务通常是IT人员应该承担的责任，但IT人员的保护也不是100%保险的屏障，因此，通知用户，求得他们的参与配合相当重要。

这些内容的重要性相信你的企业平时也在不断宣传，因此完全不必长篇大论。在这一条有限的空间上只需要写一些“温馨提示”即可。例如遇到陌生来源信息的时候考虑一下钓鱼式攻击，不要去打开可疑的邮件和来路不明的附件，或将企业的电子邮件地址随便发到网站上、不要关闭电脑上的任何保护软件并定期升级病毒库等。

注意用户使用条例

对于个人用户使用企业的IT资源，大部分的企业都制定有一些政策条例。一般来讲，这些是为了保护企业的IT架构。为了让这些条例发挥作用，它们必须适用于环境，给员工明确地传达，并且向他们阐明违反这些规定的后果。

无论这些条例是否是强制执行，用户们都应该知道违反这些条例是一种不可接受的事情。除了了解规章以外，用户们还需要知道我们有检查机制来监测这些条例是否被违反。

但如果你不是企业决策者，那么这一条内容仅供你选择参考；如果你确实认为有必要写上它，也应该和管理者商量，毕竟类似的命令性的语言总是摆在眼前会令人不快。实际上，更聪明的做法是把这些“条例”、“政策”之类的东西不露痕迹地融入到上面的条目当中去。