山东三业：寻找企业信息化转型出路

从3000元起步到年营业额超2亿元，从一个只有5名员工的门店到拥有5家分公司……山东三业电子科技有限公司(以下简称山东三业)十几年来稳健发展的历程，恰恰是中小企业受益于信息化管理的例证。

山东三业是清华同方电脑在山东省的核心分销商，也是中国百强IT分销商。“企业能走到今天，信息化管理的作用非常大。”山东三业董事长杨丽直言，从起步阶段山东三业就非常重视信息化管理，公司内部使用的“单、账、表”全部是企业自己设计，“产品、客户、模式、部门”等信息要素全部有规范编码，以保证企业有效实施信息化管理。

杨丽是信息化管理专业科班出身，她对信息化管理的重视程度超过了很多同行。“大家都谈信息化，但往往企业的管理者不是信息化专业出身，对信息化管理可能未必有‘极度需要’的感受。站在我的角度看，通过信息化管理手段去管理公司则非常重要，因为中间不可控的环节会随之变少，业务也不会过度依赖人，这是企业健康发展的必由之路。”

从成立至今，信息化管理一直伴随着山东三业的成长。也正是由于信息化管理手段的引入，在山东三业工作了11年以上的老员工的数量接近30%。在人员流动已成常态的IT行业，这几乎是个奇迹。杨丽说：“大家没有走，重要在于我们一直是用信息化管理保证账务平台公平、公正、公开。账目清晰，矛盾就少，才能有共同的目标，这也是我们留得住老员工的原因。”

在发展的过程中，山东三业用过的信息化管理软件不下10种，财务、进销存、人事管理、日常办公以及自己开发的各种小软件、上游厂商的SAP接口等，不同系统各自为政。虽然表面上看企业的管理完全在依赖信息化手段，其实分裂在各个软件中的信息化系统根本无法实现统一的管理，财务不得不为此进行重复对账的工作。“随着电子商务、移动互联网应用的普及和成熟，我们还希望下单、审批都能通过互联网、手机完成。”杨丽告诉记者，原有的分割式系统对山东三业的发展已经形成了一定的阻碍。

随着业务模式的变化，企业本身对信息化管理方式的要求也在提高，企业要进行二次腾飞、转型升级，必须更换信息化系统。对山东三业而言，这个过程却并不容易。

更换软件要慎重考察

在山东三业，信息化管理深入人心，颇受员工认可。但也正是这个原因，想要换个管理平台，在山东三业绝不是小事。“用了其他系统十几年，突然说换，我一怕员工觉得不公正，二怕大家不习惯，反而给业务带来麻烦。”杨丽深知，更换信息化系统不仅仅要考虑购置成本，更重要的是要考虑使用成本。

杨丽的态度很谨慎。和很多企业的管理者不同，杨丽对选择管理平台这件事几乎是亲力亲为，甚至计划用两三个月的时间认真考察各种主流管理平台。她先是对一些在用软件进行了研究，对企业下一步的信息化系统提出了前台电子商务、后台ERP的整合理念。带着这个理念，她和团队一起考察了多家软件厂商，虽然这个理念被多家软件厂商看好，但各软件商均认为这种理念在二三年后才会得到普及，现在还是一个概念化的东西。对大型的ERP软件，她也做了考察，但普遍感觉架构、功能、流程都不适合山东三业。恰在此时，总部运营部向她介绍了一家公司——厦门快普。在听说它是专为IT行业做信息化管理平台的软件厂商后，她决定接触看看。结果，和快普初次沟通的方式一下吸引了她。

和其他软件公司不同，快普与她的初次“见面”，是通过视频会议系统。让杨丽感觉特别的是，仅凭视频会议系统，快普就完成了软件的推介、演示。“这家公司给我的第一印象是很务实。信息化的价值在于‘节约成本、提高效率’，从他们的沟通方式上可以看得出来，他们对此有深刻的理解。他们自己能以身作则，对信息化管理一定也有独到的理解。”

但毕竟，厦门快普并不是一家业界知名度很高的公司，杨丽认为实地考察一下这家企业还是有必要的。当她带着公司的管理团队飞到厦门后，她再次体会到了快普的务实风格。“到了会议室，坐下来就谈软件。”她表示，“因为我的专业原因，我问了很多专业性很强的问题，就是想看看这个软件到底有没有后劲儿。他们的回答让我很满意。在交流的过程中，我与快普在工作思路和想法上都很吻合。”

杨丽的专业决定了她很难被软件厂商“忽悠”。“换软件最害怕找到一个不负责的企业，太商业化、太模式化的软件是不足以支撑一个企业的发展的。”对于选择什么样的合作伙伴，杨丽一直有自己的原则。“做软件的，专业和责任心很重要。快普是一家很负责的企业，投入、专业，也很懂IT业务。”

后来，又经过进一步的考察与沟通，杨丽最终认定这家软件企业“值得合作”。她告诉记者，快普打动她的原因有三个：一是快普能把过去支离破碎搭建起来的系统变成一个统一的平台，实现管理的整合，还能满足网上下单、移动应用等需要;二是她一直希望将ERP、电子商务与企业的信息化管理平台整合，快普为山东三业实现了与专业电子商务系统的对接，让其可以采集数据，满足了她的这个愿望;三是快普能提供“二次开发”的帮助，说明“这家公司底层的源代码是自己开发的，并且愿意付出，甚至是为用户几年后的需求做出架构上的改进。快普负责的态度和专业的能力打动了我”。

最具价值的改变

在快普M6上线后，山东三业财务部主管郑果敏的感受是“工作量少了不少”。“公司一直要求所有数据都聚到财务进行统一归口管理。过去，不同的系统独自产生数据，导致财务出数据时总是要重复对账，管理账和科目账的核对工作多，工作量也很大。现在，一个平台就能实现各系统的无缝连接，各系统的数据和财务数据都可实现无缝连接，不再需要对账，节约成本的同时还提高了工作效率，数据的准确率也明显提升，实现了全景财务数据”。

郑果敏直言，换软件本来是考验企业的过程，但更换快普M6的过程却很顺利。前期，山东三业将企业的基础信息形成编码手册，得以规范化录入数据，后期不仅没出现数据紊乱问题，数据质量也提高了。“公司的管理流程被实施到位，也加速了流程落实的效率。”在她看来，这次更换系统明显“投入少、产出高”，系统中灵活的设计和功能很多，如一些非正常流程的操作，在这个软件中都可以实现，并不是一成不变的，“可以看出快普对行业业务的了解”。

在一个平台上整合协同办公、客户关系、进销存、财务、分销平台、客户服务、项目管理、人力资源八大系统模块的能力，也让杨丽感觉到了管理工作的顺畅。她认为，现在的管理平台，更像一个大数据分析平台，能更立体地为企业决策提供数据，从组织、模式、产品线角度进行三维解析。新系统的B/S架构和过去C/S架构系统有本质区别，在线管理让终端的维护和管理成本大幅降低。

“软件的管理思想是过程管理还是结果管理，在软件的开发成本上其实相去甚远。过程管理的开发成本更大，不懂软件开发、没有软件使用经验的用户，在鉴别软件时其实很难看清。快普M6是一个重视过程控制，能实现细化管理的平台，和我们过去用的管理软件有很大不同。这个软件是基于对用户负责的态度进行开发的。”杨丽说。

管理者说

杨丽，青岛市政协委员、山东三八红旗手，也是一位优秀的企业管理者。作为企业的掌门人，她对信息化管理不仅有清晰的思路，更有独到的见解：

● 有发展的企业应该从思想意识上重视信息化，因为信息化上好上不好，直接决定着企业的生命周期。在信息时代，面对经济环境的快速变化，信息化应被视为“一把手工程”，当做战略规划。不上等死、上了找死，那如何不死?企业需要抱着客观、科学的态度对待信息化工作。它不是一个固有模式，信息化管理需要满足企业自身每个阶段的发展需要。很多企业上信息化后导致失败或损失，将问题全归结为软件供应商是不客观的。信息化就像一件衣服，如果企业的“身架”不足，什么衣服穿上都不会好看。

● 了解企业自身是否具备上信息化的条件是非常重要的，要抓三点：一、定战略的同时，保证组织架构的稳定;二、企业自身的工作流程要与信息化管理流程相差不多，信息化不是解决企业管理的底层问题，而是一种手段;三、数据源要规范，形成专业的数据字典或编码手册，人、财、物、产、供、销各个要素都要有规范化的编码。信息分析就是通过大量的数据提炼出一些有价值的结论，进的是“垃圾”——不规范的数据，出来的一定不会是有价值的数据。