朝华协同管理系统办公自动化解决方案

　　一、CMS的理念：任何一个产品的出现都有一个共同的前提，那就是市场上对于某种应用产生了需求，为了满足市场需求，许多厂商开始开发有针对性的产品。对市场需求的满足程度，也是一个产品在市 场上的核心竞争力所在。同样，朝华协同管理软件也是在市场对协同管理的强烈需求下应运而生的。

　　管理软件市场大致可以分为两个主流。一类是基于前台管理的办公自动化OA，一类是基于企业后台业务数据管理的ERP。OA主要完成的是对于文档和流程的管理，如文件、档案的共享和存放，一些流程的定义和流转等。但是它不能体现企业对于具体业务的管理，也无法帮助企业对于先进的管理模式进行引入和固化。因此它只能完成企业的日常办公，而不能在企业的管理和业务层面上给管理者提供数据支持。ERP产品管理对象是业务层面，核心是生产资料的管理。对于用户来讲，企业的业务都可以放在ERP里来进行管理。但ERP主要是站在业务的角度，对生产制造、供应链和财务方面进行管理，而无法在管理层面上进行前台的数据整合。

　　CMS的理念是“高效源于协同”。对于任何一个公司，在外部和上下游都存在着协同。公司内部文档、项目、人力资源、资产等各种模块也存在着协同。就协同概念而言，企业信息化建设目的不仅是管理企业内部的资源，还需要建立一个统一的平台，将客户、供应商、代理分销商和其他合作伙伴也纳入企业信息化管理系统中，实行信息的高效共享和业务的一系列链接。朝华理解的“协同”有两层含义：一层含义是企业内部资源的协同，有各部门之间的业务协同、不同的业务指标和目标之间的协同以及各种资源约束的协同。如库存、生产、销售、财务间的协同，这些都需要一些工具来进行协调和统一；另一层含义是指企业内外资源的协同，也即整个供应链的协同，如客户的需求、供应、生产、采购、交易间的协同。随着互联网技术的发展，物理意义上的空间距离将不再成为任何障碍，远程操作被大量应用，系统的门户日益丰富，应用范围更为广阔，这使得协同商务的软件系统平台可以采取基于架构的方式，向企业提供了相应的一套协同商务模式，一种企业与供应商、客户、合作伙伴之间以及企业员工之间协调工作的业务模式。企业实施协同商务软件系统，通过门户区隔、动态更新、远程支持以及全面的资源整合实现有效的企业内外资源的管理，从而达到真正意义上的知识、信息、业务上的“协同”。

　　二、解决方案综述

　　办公自动化的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。然而目前许多企业的办公自动化系统由于大量的信息孤岛式的建设，彼此之间很少能够紧密协调起来，于是出现了以下问题：

　　第一是企业内部的信息共享程度低，各种不同类型的文件无法转换，造成大量重复劳动；第二是信息传递不流畅，员工与员工之间、主管与员工之间不能高效地进行工作交流，实际上就是没有相应的渠道加强员工间的沟通；第三协同工作能力差，导致工作效率低。特别是一些需要多部门协作完成的工作，由于不能及时沟通或者协调力度不够，导致工作不能很好地完成。

　　而基于朝华协同管理系统（CMS）建立的办公自动化系统，则在统一的企业信息平台上实现了对公文，销售，人事，资产，客户等方面的管理，它以消除企业内部的各类信息孤岛，实现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高企业管理水平和运营效率。

　　与一般的办公自动化系统相比，朝华协同管理系统（CMS）建立的办公自动化平台带来了“协同办公自动化”的概念，它的特性包括：

　　1） 基于WEB的

　　无需购置复杂的设施既可实现系统的运作。企业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要一个浏览器便可。支持企业远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在任何时间，在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。

　　2） 基于流程的

　　建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作。以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。

　　3） 基于知识的

　　适应知识经济时代对企业的知识创新和积累的要求，提供知识管理所需的完整的IT工具、知识存储库和知识交流场所，并提供基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。

　　4） 基于个性化的

　　与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的企业资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。

　　5） 基于动态的

　　强大的可定制性满足不同企业对办公自动化的不同需求。企业的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个企业，也会在发展过程中对各种因素作出调整，而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境，企业无需二次开发即可以少许设置完成对系统的重定义以满足企业的状况。

　　6） 基于严密安全控制的

　　整个办公自动化环境不仅是一个灵活的、开放的环境，同时也是一个安全的控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。

　　7） 基于协同的

　　朝华协同管理系统（CMS）搭建的办公自动化环境，其实现的协同是信息的协同和各部门/各人员之间工作的协同： 基于企业信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立，而是强相关联的，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网，而无论信息的来源、结构和存储方式；实现了应用的集成化，例如人事管理、文档管理、资产管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换；实现了各部门/各人员之间的协同工作，跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。

　　二、主要功能

　　通过朝华协同管理系统（CMS）搭建的办公自动化系统实现的功能包括知识文档管理、人力资源管理、资产管理、会议管理、项目管理、财务预算管理、工作流程管理、客户关系管理等。 朝华协同OA平台结构图：

　　1） 知识文档管理

　　对企业所有结构化和非结构化的信息进行统一和规范的管理。提供了全面的管理框架，对文档进行有序和高效的组织，并允许用户在任何时间、任何地点创建、存储和编辑任何类型的文档。可被管理的文档示例：合同、规章制度、人事档案、技术手册、产品说明书、培训文档、方案书、票据、扫描的图片等。它的主要功能包括：

　　· 创建文档资料库，对所有结构化和非结构化文档的管理。 · 建立和维护文档管理架构，并可针对不同的信息门户建立不同的文档内容展示 · 编辑各种形式的文档 · 各种方式发布文档（文档库、网站或信息门户） · 建立并维护内外网站，可针对不同的信息门户建立不同的网站 · 邮件、新闻和文档模板设置 · 文档分布重定位 · 维护动态知识库 · 多人对多人的交流 · 安全性控制 · 搜索 · 分析报告

　　2） 人力资源管理

　　与传统的人事管理不同，由朝华协同管理系统搭建的人力资源管理通过与其他模块的协同工作， 实现人力资源管理的全方位化和个性化。它的主要功能包括：

　　· 企业组织机构维护 · 企业人事结构维护 · 人员级别角色维护 · 结构化人力资源数据存储 · 时间表维护 · 考勤管理 · 薪酬福利管理 · 预算和成本管理 · 个人工作表维护 · 在线工作查看 · 培训管理 · 招聘管理 · 邮件集成 · 搜索 · 分析报告

　　3） 资产管理

　　对企业的资产进行有效、规范的管理。通过与工作流程的结合，完成资产申购、借用、出入库等，跟踪资产整个生命周期内的使用情况。它的主要功能包括：

　　· 结构化资产数据 · 资产申购管理 · 资产报修管理 · 资产调拨管理 · 资产折旧管理 · 库存管理 · 资产使用跟踪 · 搜索 · 分析报告