CIO职场诀窍：如何借力做好项目预算

　　预算对于项目预算的重要性，不少CIO可能还没有直观的印象。确实，CIO一直从事与技术相关的工作，而平时很少涉及到项目预算问题。笔者身边不少的CIO朋友们，对于项目预算往往是被动的接受，如公司划拨给他多少他就用多少。有些CIO则要花多少就花多少。笔者认为，这种没有预算的管理方式对于项目是非常危险的。

　　一方面，如果项目缺乏预算的话，很容易会导致成本失控。说实话，如ERP、CRM等类似的项目，其投资是一个无底洞。就拿二次开发这个层面来说，其成本就可大可小。若全部按照企业的管理习惯来实现的话，那么二次开发的成本会很大，甚至超过软件本身的价格。所以说，没有合理的项目预算的话，则成本很难进行控制。

　　其次，缺乏合理的项目预算，会导致项目像滚雪球一般，越滚越大。现在很多信息化管理软件越做越大。如ERP系统，小的就几个模块;而大的ERP系统，多达十几个模块，企业的每个角落它都可以管理到。而现实中，某些企业刚开始的时候，可能出于谨慎起见，仅仅只上几个简单的模块。而随着信息化管理的深入，他们往往会要求上比较多的模块。所以，如果没有项目预算控制的话，那么这个项目就会如滚雪球一般，越来越大。

　　第三，缺乏项目预算的话，可能会因为过度追求完美而导致项目迟迟不能够上线。笔者平时在跟一些同行的朋友聊天时，经常会听到有人抱怨，他们企业在实施项目的过程中员工太过于注重细节，太过于追求完美。故往往会因为一个细节的问题，而影响项目的执行计划。其实，有时候在项目执行的时候，太过于追求完美不是好事情。因为一些细节问题，可以在上线后再进行完善。如此的话，即可以保障项目按时上线，同时也可以减少项目的成本。如果对于项目缺乏预算控制的话，则企业很可能因为太过于追求完美到影响到项目的周期。

　　可见，预算对于一些复杂项目的重要性。但是，现实工作中，很多CIO由于缺乏这方面的工作经验，所以忽视了项目预算。其实笔者刚开始也没有这方面的经验。下面笔者就给大家分享一下，在不知道如何做项目预算的情况下，如何把项目预算这项工作做好。其实，其中的诀窍也很简单，就是借力打力，利用别人的经验做好项目预算。

　　一、向财务总监等专业人员确定需要预算的范围。

　　笔者刚开始在做项目预算的时候，不知道该如何下手。因为笔者以前一直没有这方面的经验。后来就凭着自己的经验写了一份项目预算控制报告，可是被财务总监打回来了。让我重新写过。那时，笔者真的很尴尬。就好像在学校里被老师打了零分一样。后来笔者实在没有办法，只好去求教财务经理，看看他是否有一些可贵的建议。

　　财务经理果然没有辜负我的期望。他看了我的项目预算报告后，指出了一个很关键的问题，这也是我这份报告被打回来的主要原因。这个关键的问题就是在项目预算报告中没有把项目预算的主要成本全部包含进去。至少在项目预算中没有体现人力方面的成本。难道这个项目不需要员工的参与吗?任何信息化项目当然离不开员工的付出。所以没有在项目报告中体现人力成本就是笔者这份项目预算最大的漏洞。

　　另外，财务经理还指出了另外一个问题。笔者在做项目预算的时候，满打满算。就是没有为一些意外事件安排预算。如此的话，当在项目执行的过程中，万一出现一点意外需要额外的支出时，该如何应对呢?那不是要超过项目预算了吗?为此，财务经理建议我，最好根据项目的复杂程度，安排10%到15%的预算当作灵活资金，来应对项目过程中出现的一些意外事件而导致的损失。

　　可见，当CIO若不知道该如何做项目预算，或者向笔者一样做上去的预算被打回来的时候，该去请教一下做预算方面的财务专家。或许他们看了我们的预算之后，可以帮我们指出一些明显的错误。有些好人甚至会给你列出一份项目预算的模板。你只需要造着这份模板填一些数字即可。所以借力使力，第一个该借的力就是企业内部的相关预算专家。他们的出谋划策，可以让你的项目预算更加合理。

　　二、向同行确认项目的成本构成。

　　CIO在工作中在负责项目的时候，大部分都是没有以前接触过的项目。毕竟每个人都有第一次。如笔者在工作五年之后才第一次开始负责ERP项目;工作八年后才开始第一次负责CRM项目等等。当我们CIO第一次负责某个项目的时候，很难判断这个项目到底的支出可能会包括那几块内容。或者说，会根据以前的工作经验知道大部分的成本支出，但是很有可能会遗漏其中的一部分内容。但是，遗漏任何一部分的支出，都会给项目预算打上一个折扣。

　　如笔者第一次负责CRM项目的时候，就犯过类似的错误。那时候，笔者有了ERP的项目经验，所以觉得非常的自信。在做CRM项目预算的时候，信手到来。没用多少时间，照着ERP项目的预算，就做好了预算。而且这份预算也得到了财务总监的认可。但是，最好笔者还是搬起石头砸了自己的脚。这是怎么回事情呢?原来，笔者在做项目预算的时候，漏掉了一块内容。在CRM项目的时候，比起ERP项目还多了一大块内容，就是远程协作工具的支出。原来，笔者所选择的CRM软件公司，他们虽然提供远程协助的支持，但是，必须要购买PCAnyWhere远程控制软件。虽然只有一万多元钱，但是这份支出却是让笔者甚感意外。还好，最好笔者预留10%的项目预算来应对这些意外事件。不过这毕竟是笔者的一个疏忽所造成的。

　　为此笔者认为，当CIO第一次接触某个信息化项目的时候，最好能够征询一些其他有这方面经验的专家。而不要为自己以前的工作经验所困扰。毕竟不同项目之间的成本支持还是蛮有差异的。所以，像有类似项目经验的同行征询意见，这是CIO在做信息化项目预算借力使力的第二招。

　　三、向软件商征询企业。

　　笔者也实施过多个厂家的项目，发现及时是同一个项目，不同厂家的实施成本也是不同的。这不仅反映在软件本身的授权费用上，而且还包括他们的范围也是不同的。

　　如笔者以前负责过ERP项目。不同ERP厂商提供的成本构成有很大的差异。如有些ERP厂商，实施费用跟软件授权费用是没有分开的。也就是说，软件授权费用就包含在实施费用中。如杭州有一家专门为五金行业提供ERP解决方案的厂商，他们的软件授权费用中就包含了实施费用。也就是说，实施费用不用再进行另外计算了。但是，有些软件公司则不同。如神州数码的易飞ERP其实施费用就是跟软件授权费用分开的。

　　为此，CIO在做项目预算时，还需要考虑这方面的差异。或许在刚开始做项目预算的时候，很难确定这方面的内容。所以，当在项目选型时，CIO仍然需要根据实际情况来调整项目预算。等到候选供应商最终确定下来之后，再做一份详细准确的项目预算报告。

　　在这个过程中，笔者认为CIO需要注意如下几方面的内容。

　　一是在操作系统上是否需要额外的授权。笔者喜欢在Linux系统上部署应用服务器。这主要是因为Linux系统不仅安全性比较高，而且其是免费的。但是并不是所有的应用软件都能够支持Linux操作系统。所以，如果你选择的应用软件必须在微软操作系统上才能够运行的话，那么企业很可能需要额外购买一套操作系统软件。这笔支出会随着所选择软件的不同，而不同。笔者的建议是，最好把这个当作独立预算来管理。如此的话，才不会对后续的预算产生很大的影响。

　　二是数据库据管理系统的授权费用。不同的应用系统其数据库授权费用也是不同的。这个差异的影响主要有如下连个原因。一方面，企业现有的信息管理系统可能已经用到了数据库。那么此时采用新的信息化项目时，能否采用现有的数据库系统，而不用再重新购买数据库系统呢。这就是影响数据库费用不同的其中一个原因，也是最重要的一个原因。另外一个原因，是企业的应用范围也会影响到数据库的选型。如Oracle数据库即能够Linux系统运行，而且也能够在微软操作系统上运行。但是对于SQL Server数据库来说，则只能够在微软操作系统上运行。对于大部分企业来说，这两个数据库都可以采用。但是，因为他们应用背景的不同，会影响数据库的选型。

　　所以借力使力的最后一招，就是需要借助未来合作伙伴的力量，来做好项目预算。