为项目启动会制定日程

拉里正在准备法律部的第二个项目：更换文档扫描软件系统。他已经完成了项目定义，即将启动项目。今天早上接到他的电话时，我感到有些意外，寒暄之后，“我想请你帮个忙，”拉里说，“这个请求可能有点仓促，你能参加一小时后开始的项目启动会议吗？”

我想知道究竟发生了什么，于是对他说：“我可以参加。你认为会议将出现问题吗？你希望我做些什么呢？”

拉里解释到，“我们之前已经讨论过采用现成的标准过程和模板的问题了，但我注意到并没有一个真正适用于项目启动会议的标准议程。我想请你看一下我制定的会议议程，并看看这能否作为公司的标准模板。”

之前很少有人请我帮他们做标准模板，所以我便答应了拉里的请求，参加了他和客户方的项目启动会议。会议按如下几步骤进行：

介绍与会者：尽管多数与会者彼此认识，但还是有一些新面孔出现在现场，这其中也包括我。

项目概述：多数与会者之前已经了解了项目的背景信息及重要意义。拉里的介绍既涵盖了这些内容，又涉及了包括项目展望、可交付成果、潜在风险、项目假设，以及预期的工作量及时间安排在内的具体信息，多数与会者并不十分清楚这些细节信息。大家还就可交付成果及项目终止期限的问题进行了讨论。在这一环节，拉里通过交换意见建立了共同预期，效果非常好。

确定角色和职责：这一环节十分重要，因为所有与会者在项目中都有其特定角色。通常情况下，由客户方提出职责要求，但有些时候，甚至客户方自己对其提出的要求都不是十分清楚。因而，这一环节的讨论也有助于建立共同预期。

制定项目完成步骤和整体时间安排：在这一环节，拉里对项目的整体组织情况及执行步骤做了概括性描述。他并没有按照实际工作计划逐条介绍，因为过多的细节性信息会影响与会者对项目的整体把握。

提问：提问时间用于解答会议讨论中未涉及到的重要问题。

回顾/总结：回顾/总结是结束会议的一种好方法。拉里回顾了讨论中涉及的重要问题，此外，他还强调了一些需要立即采取行动的条目，并指定了相关的负责人并宣布行动终止期限。

专家建议

我经常要帮助项目经理解决他们遇到的问题。这次，拉里给我提供了一个难得的机会，让我看到了一个成功的项目经理的工作过程。显然，拉里之前就具有组织项目启动会议的经验，并且我认为这次会议他也组织得十分出色。此外，这次会议的议程安排也很好，我们完全能够根据这个会议议程制定一个标准模版。

你应该注意到了，拉里制定的会议议程对项目定义的反映十分充分。项目概述部分涉及了项目展望、潜在风险和项目假设，这些显然都是项目定义中涵盖的内容。接下来的角色和职责以及项目完成步骤和整体时间安排两部分同样也是项目定义中的内容。

本案例给我们的一个启示就是：应当重视项目定义工作，甚至可将其视为一个关键的可交付成果，从而确保项目策划的质量。项目启动会议上，所有项目参与者和主要投资方将聚集在一起，这是一个大家就有关项目的问题交流想法，并确立共同预期的好机会。因此，拉里并没有简单地去罗列项目定义的内容，而是制定了一个能反映项目定义的会议议程，并将信息以讨论的形式呈现出来。

项目启动会议在整个项目中有着极其重要的作用，而许多人不知道究竟该在这个会议上讲些什么。根据项目定义来制定会议议程能够使会议围绕主题，结构紧密。而你也能全面传达大家需要了解的信息，并建立指导随后行动的共同预期。