企业使用节约时间和金钱的工具提高文件管理

ZDNET至顶网CIO与应用频道 02月05日 编译：最近，有一项IT调查机构所作出的研究结果声称已经量化了每年因为工作人员效率低下的文件创建和管理能力而损失掉的时间和金钱。其指出一项准确的数据显示仅仅美国北部就有$19,000美金浪费在这些时间上。

这些调查几乎没有考虑将来的动机，而且用这种方法所得到的看似科学的数据有人为的因素影响，我知道前提是有很多的机构将大量的时间和金钱用在再创建、管理、协作和处理周边和外部的文件。让人兴奋的是缓和这种问题的方法已经存在；他们只是尚没有运用于大多数的机构中。而且，就像大多数的IT 挑战那样，大多数的问题是处理方面的问题，可以通过努力和一些政策改变来解决。企业被施加压力需要获得更高的生产力，下面对于如何恢复生产力给出了一些有帮助的想法：

从办公软件中尽最大可能获得所需

微软办公软件是文件创建和编辑的有效标准，他的使用自始至终贯穿于世界上的绝大多数的企业。即使是临时的“流氓”企业坚决拒绝参与世界经济也必须要明白如何运用办公文件来与外界协作。办公软件工具在内嵌编辑、版本化和协作能力上相当有效。

虽然大多数的使用者知道，要学习如何使用这些工具要花费很多时间，而且这通常都是这些负担过重的员工所不愿意再去花费的时间。相比于无数次的发送邮件讲述产品的所有的惊人特点，不如在企业中尝试一些新颖的训练方法来培养使用者。通过 “午餐学习法” 及一对一的训练法，建立一支骨干队伍，他们掌握了你所提供的IT工具还会教给别人。一个同事传授一些办公软件的新的技巧，就可以帮她每周节约1个或者2个小时的时间，这将形成迅速的转变。因此，同样道理，从IT上得到的一个很小的建议将会形成一个轻松的实时通讯或者博客文章。可以得知一个“10 分钟的提示”总比很多页的手册让人容易理解。

规划出最好的计划

一直以来直接存款注册是我喜欢的方式，因为他们通常需要注销支票的复印件、签名、而且不定期的从过去毁灭传真机。位于接受的终端百分之九十的账号被嵌入在工作管理系统中。大多数的企业有很多的相似的表格，都有纸质版的和电子版的形式，当只有一个或者两个项目需要时这里需要大量的信息，或者审批而且工作流程在层顶过程上，没有什么明显的理由。只是因为这个过程已经“经常以这种方式进行”，并不代表他需要继续进行。

强化或者至少加强搜索能力

在很多的企业中，有人是出于好意来建立一个不相干的文档数据库，开始形成一个团队或者是进程专用数据库而且变成了全公司的资源库。这就会形成一个问题，一旦你的企业获得了大量的由不同工具得到的数据库，建立对一个文件的搜索来重新使用，比如一个繁重的工作，而只是建立一个新的文件会变得更加简单。

虽然有较小的预算给公司的“图书管理员”来进行处理文件整合，但是却有非常现实的金融处罚相对于徒劳无功的搜索和内容再创造。如果没有搜索系统，员工期望有一个类似于Google的搜索系统来检索公司内部的信息系统, 然而你不提供一个全球的搜索而是挖掘自己公司的资源，只会是在不断的向黑洞里扔钱。

然而我想知道是否有人可以将低效率的文件处理方式量化为金钱的损失，这需要付出很大的代价，尤其是当大多数的有知识的工作人员的生活是围绕着创建、修订和共享文件而旋转。虽然这种工作在海量数据和社会的网络化的科技时代似乎是完全的平凡，这其中可能会有一些“丧失的劳动力”，你的公司可以转化为简单智能的工作实践。