CIO如何避免报表成为系统应用中的“蚁穴”

　　千里之堤，溃于蚁穴。在系统应用的时候，如果报表设计的不好，就应了这句谚语。报表虽然只是信息化管理系统中的部分功能之一，但是因为其应用比较频繁、工作量比较大，故其设计的好坏有时候比软件本身的流程更加重要。报表设计难度不是很大，但是仍然有一些难以克服的障碍。CIO无论是在软件选型还是在软件部属中，对此还是需要注意一点。不要因为报表功能的缺乏，仍然需要把数据导入到Excel中，而让报表称为了系统应用中的一个蚁穴。

　　障碍一：单元格的合并功能。

　　单元格合并是报表中的常用功能之一。如下图，就是表示产品的物料清单，它直观的显示了某个物料的基本组成。它表示甲、乙两个产品的所需要采用的原材料以及所需要的用量。这张报表在Excle中可以很简单的实现，那么在管理系统中可以实现吗？

　　笔者从工作到现在也接触过了不少的信息化管理系统。在报表设计上有些系统做的很花哨，但是很多功能却不使用。而一些实用的功能却又没有。如用户要导出成品的物料清单信息，大部分系统导出的格式只能是上面右图的格式（即无法对相同相同的产品实现单元格合并），很少系统能够实现上面左图的设计（对相同的产品实现单元格的合并）。以上两张报表中，肯定左面这张报表看起来更加的直观。现实工作中，由于无法实现这个功能，很多用户不得不先把数据导出到Excle表格中，然后再手工的把相同的产品单元格合并起来。无疑，这会增加用户的工作量。企业员工不仅会问，为什么系统导出来不能够满足他们的格式呢，还需要手工进行转换？

　　其实，不仅员工要这么问，作为信息化管理的负责人CIO，更应该这么问自己。为什么报表企业员工不能够拿来直接用呢？为什么要让用户先导数据再定义格式，多此一举呢？若CIO能够这么问自己，那么在软件选型或者软件部属的时候，就能够多人性化一点，多为员工考虑一点。虽然说这个单元格合并的功能实现起来有点障碍。因为数据库是格式化的数据，即按上面的右图格式存储。而如果对单元格进行合并，就涉及到非格式化的数据存储。应用软件在格式化数据的时候，比较难以实现。不过这并不是不能够完成的任务。如笔者用过水晶报表等工具，他们就可以很完美的实现这个单元格合并的功能。故CIO在软件选型或者软件实施的过程中，最好能够缠着对方实现这个功能。因为这个单元格合并的功能确实非常的使用。如在如下几种应用中都需要用到这个单元格合并功能。

　　一是生产订单的用料统计。员工需要分析每个月份的生产订单标准用量与实际消耗原材料的差异。此时，就需要报表中实现单元格合并的功能。即第一列显示生产订单号码，后面分别显示所耗用的原材料名称、标准用量、实际用量等等。而前面的生产订单号码要实现合并，相同内容的单元格实现合并。这易于提高报表的可读性。

　　二是成本的统计。笔者企业的产品材料成本主要分为两块，材料成本与零件成本。用户希望报表中能够实现包装材料成本与零件成本的汇总。即一个产品，每个材料的单项成本为多少，然后汇总零件成本与包装材料成本。此时零件成本与包装材料成本就要实现单元格的合并。让报表能够更加直观的反映出成本的类别。这就要求报表能够实现按类别合并的功能。报表的数据主要来自于数据库，如果不讲究格式的话要实现这个功能很简单。如可以利用Sum与Group By语句结合来实现。但是如果对格式也有要求的话，则实现起来就有一定的难度。不过这个单元格的合并问题确实是一个非常常见的需求，如果CIO不帮用户实现的话，这个缺陷很可能就成为了一颗老鼠屎，大大降低信息化管理软件的价值。

　　障碍二：页签功能。

　　如上图，在Excel表格中有一个很实用的分页签功能。这个功能可以把某个客户的相关信息汇集在一起。如笔者企业的销售部门员工，就常利用这个功能来统计每个客户的接单情况、应收帐款余额、出货金额统计等等。但是笔者一次在实施CRM系统的时候，却被告知无法在系统中实现这个功能。这对于笔者来说，无疑是一个晴天霹雳。因为这个把系统中的数据导出到Excle中同时实现分页签功能，这是一个各个部门员工用的最常见的功能之一。如果不能够实现这个功能的话，员工是不会有好眼色给我看的。

　　那时候实施顾问给我的建议是可以采用折中的方式来实现。如在报表中，采用汇总语句，对不同的客户进行排序汇总，如此也可以把不同的客户进行分开。笔者把这个建议跟用户沟通之后，他们并不同意。把不同的客户放在同张Excle表格中，不利于进行统计与查找。如销售经理需要客户甲的应收帐款余额信息，那销售员还需要通过复制粘贴才行。这会增加他们的工作量。他们希望系统能够按他们的要求生成报表，不仅数据要满足他的要求，基本格式也要能够符合他们的操作。否则的话，系统地应用不但不能够减少他们的工作量，而且还会增加他们的工作量。因为此时相当于他们要做两份工作，要进行数据输入、数据导出、再格式转换。这与没用系统相比，工作量不减反增了。这也就难怪，员工会进行抱怨。

　　故CIO不要小看这个Excle表格分页签的功能。如果你不把它实现，那么员工不会买你的帐。这个功能看起来比较小，毕竟用户要的数据都在了，只是格式问题而已。CIO如果有这个想法的话，那么他也就脱离了员工。分页签功能如果不能够实现的话，那么它很可能会成为下一颗老鼠屎，坏了信息化管理系统这一锅粥。在实现这个分页签的功能上，笔者有如下几个建议。

　　一是分页签功能大部分企业确实需要。员工如果习惯了Excel软件进行办公的话，那么他们对Excel页签功能的依赖性普遍都比较强。CIO如果试图让员工放弃这种操作方式，往往不怎么现实。或者说，劝说员工放弃这种做法的难度可能要比通过技术实现他的难度更大。笔者以前也试图说服他们或者通过制度强制推行，但是效果都不好。也许这个分页签的功能有活力真的很大。如在开会或者日常管理中，这个分页签的功能确实可以给用户带来很大的方便。无论是查询还是数据安全，操作起来都很方便。

　　二是分页签功能实现起来并不是很难。有些应用软件可能无法实现，但是在数据库系统中本身就提供了类似的处理方式。CIO可以绕过应用系统而直接利用数据来实现。如在Aceess数据库中，就可以利用Where语句来对客户进行区别。让同一个客户的信息在一个窗口的不同页签中显示。不过这个是一个不得已而采用的措施。最好还是要求对方能够在信息化管理软件的客户端上实现这个需求。即使企业要为此付出一定的二次开发费用，笔者也认为是值得的。

　　三是在选型时就需要注意这方面功能的考察。有些应用软件，随身带有一个报表自定义平台。CIO可以关注一下，能否通过这个平台来实现这个功能。有些软件的报表自定义平台，只能够自定义报表所需要的数据。如增加某些字段或者对记录进行汇总、过滤等等，但是无法实现报表的分页签功能。所以CIO不要看到报表自定义平台就以为找到了救命稻草，把它当作一个神仙。如有些实施顾问当被问及能否实现这个报表时，他们就会偷换概念。他们会说只要系统中有数据就可以产生企业需要的报表。这个说法没错。但是，对方在无形中偷换了概念。为什么这么说呢？因为只要系统中存在数据并且具有一定的关联，那么要实现报表确实没什么困难。但是这个报表的格式却不一定能够满足。也就是说实施顾问说的实现主要是从数据角度来考虑，而不是从格式方面。笔者以前在软件选型的时候，就上过好几次当。所以CIO在选型时，若涉及到报表的功能，无论是这个分页签还是上面说的单元格合并，最好都能够让员工先把需要的报表格式设计好，然后在选型的时候拿给对方看。如果光凭口头的描述，只能够把所需要的数据内容说清楚，但是很难把格式定义说明白。而如果有现实的报表格式作依据，则可以让实施顾问明白企业员工在格式上的要求。