Office助力中原地产实现信息安全与共享

　　在中原(中国)物业顾问有限公司的工作流程中，往往需要一个工作组来完成一个项目，或者由几个工作组来配合完成一个项目，这些项目通常会包括楼盘的营销、代理，从而会产生出大量的策划方案、销售报告、产品分析、需求报告、客户反馈等电子文件。这些文档需要方便地共享和交流，同时也需要得到适当的保护，以免泄露。非常希望能够通过技术手段来保护企业运营过程中的重要文档，并且能够通过一个网络协作平台实现高效率的协同工作。

　　中原(中国)物业顾问有限公司于2003年4月开始正式规划、推广网络化办公解决方案，部署基于微软技术的信息权限管理和企业信息门户平台。通过在Microsoft Windows Server 2003操作系统上部署Microsoft Windows Rights Management Service(RMS)，将其与Windows Server中的活动目录和Microsoft Office 2003紧密集成，来保护与日常办公所产生的敏感的Web内容、文档和电子邮件。通过Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003在企业中搭建企业知识管理平台(KM)，实现信息的集中管理、知识挖掘、分享与沉淀、协同工作。

　　应用背景

　　中原(中国)物业顾问有限公司的业务包括面向个人的二手房买卖，面向新房的租赁营销策划、顾问咨询，面向商业楼的租赁和管理，以及与房地产开发商配合进行物业管理、建筑设计、广告推广等。

　　在中原(中国)物业顾问有限公司的工作流程中，往往需要一个工作组来完成一个项目，或者由几个工作组来配合完成一个项目，这些项目包括通常会包括楼盘的营销、代理，从而会产生出大量的策划方案、销售报告、产品分析、需求报告、客户反馈等电子文件。

　　在以前，需要将这些电子文件打印出来归档，如果需要借阅就必须办理借阅手续，而且不同的人都是用自己的计算机来完成自己的工作，项目之间需要合作时，就不得不采用文档复制的方法。建立好公司中的计算机网络后，可以通过网络上的共享文件夹方式将文件在网络上传来传去。但是大量的文件散落在公司中，特别是对一些新进的员工，就不知道如何从网络中找到需要的文件。后来采用了文件服务器的方法进行文件的集中管理，所有的文件都保存在文件服务器上的相应目录中，但是又面临着文档的安全性的问题。

　　以前的文档安全保护基本上是基于文件夹方式的，虽然在公司内部通过技术手段为文档加密、设置访问密码、控制使用邮件的传播，这样降低了文件的扩散速度，但是也阻碍了文件的内部交流的通畅。比如员工有时需要从公司借出策划方案给客户，或者将工作文档带回家来办公，也会使用一些免费的邮箱来收发相关的文档。如果在某一个环节造成文件的流失，对于公司或项目小组都会带来不可估量的损失。

　　而且，随着项目的增多，公司中会存在着大量的知识文档，当需要这些文档时，搜索相关的文件也是比较麻烦的。以前，中原(中国)物业顾问有限公司也计划在公司内部开发、推广文档管理平台，但是必须要找专业的人员来开发、更新、维护，所以这个思路在理论上是可行的，但是推广起来就非常困难，在使用上形成了巨大的障碍。

　　中原(中国)物业顾问有限公司非常希望能够通过技术手段来保护企业运营过程中的技术文档，并且能够通过一个协作平台实现现代化的办公方式。

　　解决方案

　　中原(中国)物业顾问有限公司开始规划和部署基于微软技术的信息权限管理和企业信息门户方案。

　　后台服务：通过在Microsoft Windows Server 2003操作系统上部署Microsoft Windows Rights Management Service(RMS)，将其与Windows Server中的活动目录紧密集成，来保护与日常办公所产生的敏感的Web内容、文档和电子邮件。使用RMS来设置策略模板，使得文档的保护与企业中的办公流程能够整合在一起，例如策划部的文档可以规定只能在策划部或其他主管部门来进行察看，其他无关人员就没有权限来访问文档。并且，通过RMS的日志管理机制，可以随时监控公司机密信息的流动，防止相关文件的外泄。

　　前台用户：员工使用Microsoft Office 2003来进行日常办公，并获得与企业的业务策略相一致的内容使用权限和条件。通过经常使用的Office工具就可以为重要的Word、Excel、PowerPoint文档设置禁止复制、禁止编辑、禁止打印、文档可以浏览的到期时间等权限;通过Outlook可以为机密的电子邮件设置禁止转发、打印等操作权限。阅读文档的用户，不管是否使用Office 2003都可以受到权限管理的控制。这样一来，企业内部的文档交流和企业与客户、合作伙伴的文档交流都可以得到权限控制。与文档不相关的人员很难打开这些文档，大大降低了机密文件的泄漏风险，充分保护了企业中的数字信息。而且，基于Microsoft RM的保护方案是基于文件内容的权限管理，比之前在公司中采用的基于文件目录的管理方式要灵活、安全很多。