经济衰退企业捉襟见肘 开源节流CIO进退有度

　　目前全球经济正在步入“放缓”、“低迷”或者令人惊恐的“衰退期”，人们对经济的担忧正与日俱增。经济衰退会不会发生这种问题已经没有人再问了，企业老总现在关心的问题是：有什么方法可安然渡过这次经济衰退危机。虽然在应对这场经济困境的方法上他们各执一词，但几乎所有人都不约而同地立即选择了紧缩开支。

　　问题重重的金融市场、信贷危机以及能源危机都表明了即将来临的这次危机将是比过去任何时期都艰难，这可能会改变企业的IT项目优先考虑重点和IT战略方向。CIO作为企业的IT领导者,在全球经济环境开始恶化的时候，CIO该如何为经济环境变坏而提前做好准备呢?

　　一.一分钱掰成两半花，IT预算减无可减

　　毋庸置疑，2008年的中心词将是瘦身——为经济、为企业、为IT预算瘦身，这意味着CIO又回到一分钱掰成两半花的苦日子了。高天扬是一家公司的CIO，他表示今年早期他就接到公司削减预算的指示，根据通知提供支持的IT部门必须裁掉一半的预算。实际上，IT预算已经到了“减无可减的地步”，因为IT部门早就已经在严格执行紧缩的预算政策。高天扬表示过去的几个月中，接到的指示是开支少一点，再少一点。

　　经济衰退进一步加重了公司财务压力，CIO高天扬目前正在对已经上马的各个IT项目进行全面评估，虽然公司老总并未让他从预算庞大的IT项目先开刀，而是指示他砍掉一些收益较差的IT项目。但按照高天扬说法为了减轻沉甸甸的压力，他已经先把“伸手可及的果子”给摘了。如果经济再降温，那么就会“全面实行预算紧缩政策”。例如，那些可有可无的IT项目便会被束之高阁，但有些IT项目是不会砍掉的，比如面向客户(包括消费者和内部客户)的项目以及有助于收入增长的IT项目。

　　据有关调查，在有IT开支削减计划的企业中，有75%的企业将缩减IT人员招聘名额，55%表示将暂缓IT基础设施(包括个人电脑、服务器以及其它硬件)的升级，45%则坦言新程序开发和其它软件项目很可能会成为本轮成本压缩的牺牲品。而且,大多数CIO都和高天扬一样，决定只保留面向客户的项目。不过，虽然可供削减的余地已经不大了，但如果真的出现恶劣的低迷时期，那IT部门和其它不能产生收入的部门一样，还是会遭受进一步削减预算的打击。

　　二.面对经济衰退，CIO应未雨绸缪主动出击

　　高天扬认为在2008年，CIO的工作重心其中之一将是成本压缩。CIO必须要明白在经济不景气的时候，要把有限的资源用到刀刃上，这样才可以更大程度的减少经济下滑对公司的不利影响。这意味着要能不断适应新的市场条件和情况，对新出现的情况做出实时的调整。

　　(1)零基预算检查法，主动减少无谓开支

　　在如此严峻的经济形势下， CIO应该做些什么呢?高天扬使用的重要手段就是零基预算法(Zero-Base Budgeting)。零基预算是以第二年没有任何预算的假设为前提，以此迫使CIO将每一分钱都花在刀刃上，这一方法让CIO能够对每笔开支的必要性都进行单独的审核。高天扬鼓励每位IT成员都投入到审核流程中，并且还邀请CFO亲自或是指派一人参与这一行动。有了高层财务主管的加入，团队中就有了一个“独立的声音”，保证每个环节都能受到评估。CIO在审核过程中需要关注的地方包括：软件授权是否能用于多个软件副本，系统中是否留有极少使用的旧软件以及现成套装软件的维护成本等问题。例如,是否有软件可能已经弃之不用了，但可能还在为它的维护掏钱。高天扬说，如果不用零基预算，就往往会忽视这类情况。

　　(2)IT和业务双剑合壁，在困境中求生路

　　俗话说得好，有些事情在困境中更能顺理成章的进行。近日，一项关于CIO最关注问题的调查显示，排名第一的是IT和业务如何双剑合壁。结果表明，在经济不景的时候，CIO更应该将注意力从效率和成本上移开，敢于通过反复的尝试和研究来为企业创造新的竞争力，力求在困境中寻找新的生路。调查还建议，优秀的CIO应该要主动参与公司的业务发展，逐渐接过公司的运营业务，摇身一变成为公司的COO。

　　这些趋势对于CIO而言未必是坏事，前提是他们要敢于面对变革，并且采取相应的行动。CIO应当把眼睛放亮，寻找一切可以使公司在经济衰退的大环境中走上新道路的机会。比如说，多担负一些IT以外的责任，多参与到运营业务中并花多些时间和功夫。因为现在，关于IT对于业务的重要性，IT和业务的“和”有了新的含义。有一项分析表明，IT部门承接的项目中有2%到15%对公司业务并不具有意义，这对财力物力的浪费姑且不说，还会浪费大量时间。在经济发展迟缓的时期，要想避免陷入经济衰退的窘境，CIO需要学会明智地分配资源。在经济繁荣时期，每个IT项目能否都会给公司业务带来收益并不显得非常重要，但在经济困难时期，CIO就要考虑哪些IT项目会给业务带来利益是至关重要的。记住，IT项目收益对于每个公司来说，永远都是第一位的。

　　随着经济的恶化，如果考查一下过去许多IT项目是如何对其收益进行管理，会发现有好多IT项目是基于先进/先出的原则。高天扬表示，许多IT项目往往选自IT部门提供的备选项目，然后依据“谁最受欢迎或最具影响力来排定其优先次序，而不是依据其是否能给公司业务带来实惠”。因此，CIO需要更迅速的对业务变化做出改变，提高响应速度和时间。

　　(3)利用新技术优化和节省成本

　　近一段时间以来，市场上一直孕育着一股趋势，确切地说是两股趋势。其中之一当然是软件即服务(SAAS)，而另一股趋势便是虚拟化软件。今年整个市场对服务式软件SAAS和虚拟化的兴趣提高得比较明显。实际上，这些新技术也为解决一系列“当务之急”提供的新的思路，包括吸引和留住客户、将性能和盈利能力提高到最大、完善关键业务流程、提高劳动力效率以及风险和合规性管理。因此，在经济不景的时候，CIO更应该关注和采用能节省成本和提高效率的新技术。

　　(4)建立后备计划，未雨绸缪应对情况恶化

　　如今经济形势严峻，IT部门的预算也开始感受到了压力，这段时间无疑是CIO的苦日子。因此，高天扬要求所有的业务部门(包括IT部门)都仔细思考一个问题：如果公司要让他们在IT费用中削减10%的预算，那他们该做些什么?要未雨绸缪提前准备好了一份后备计划(B计划)。B计划是暂搁“可有可无”的项目，在形势进一步恶化时，这份计划清单上罗列的项目都可以被推迟甚至取消。

　　因此，建立B计划是CIO评估现有IT项目的大好时机。CIO可以弄清楚：IT预算究竟被花到了哪些地方?哪些IT项目是至关重要的?哪些IT项目从策略上说具有短期效益?哪些IT项目可以被暂时搁置?只有一番锱铢必争的权衡取舍之后，才能做出的合适的决定。

　　高天扬表示：“建立B计划使我们在情况恶化时并不恐慌，而是让我们更密切关注局势的发展。”例如，去年获批的所有重点IT项目现在都还在正常运行，公司也并没有取消这些IT项目的打算。不过，他研究了整个项目清单，万一形势恶化他就会推行那些“投资回收期较短”的IT项目，而推迟那些回收期较长的IT项目。例如，首当其冲的将会是取消把操作系统升级到Windows Vista计划。

　　三.进退有度，CIO应对困境的节省之道

　　如果公司想幸存下来并且蓬勃发展，CIO除了要利用一些新的技术做一些业务创新，不断快速的融入到市场和经济体当中外，还需要明白进退之度，尽量节省成本供后续发展。因此，首先要不停的进行预算评估和检查，这对CIO来说是非常重要的一点。

　　(1)清查不需要的软硬件

　　节省成本的第一步当然是从最容易省钱的方面下手，开支过度往往隐藏在维护多余的软硬件当中，例如多余的打印机、升级电脑等。一旦查到了这些方面，很快就能省下钱来。方法是消除那些过时的、未使用的或者未经批准的软硬件。事实上，许多公司的IT资产是本“糊涂账”，没有哪个人、哪个电子表格或者数据库准确记录了当前投入使用的所有软硬件。而且非常遗憾的是，这种情况在许多公司中并不罕见，因此CIO迫切需要理清IT资产管理。例如，查清连接在网络上的计算机设备哪些是有用的、哪些是不太有用的，然后淘汰掉浪费时间和资金的那些设备。

　　(2)稳定IT核心团队更能节省成本

　　许多公司面对经济衰退时，第一反应就是裁员。实际上，CIO除了将一些收益不佳的IT项目推迟一点再实施，同时还要保留核心IT团队，这一点很重要。要防止在经济不景气的时候发生“集体跳槽”现象，跳槽不仅使公司流失了很好的专业技能，而且雇人、用人和培养人这方面也带来很大的经济成本。所以经济不景气的时候保持IT核心人员稳定很重要，这也许不是一个很好的成本战略，但的确是一个很好的维持稳定的方法。

　　在经济不景的时候，IT的重要变化是更加明确地关注成本控制和投资回报率，而不只是一味地进行大规模裁员。因此，CIO应该要学到的经验是，不能像以前那样只是简单地按人头比例去削减IT工作岗位，这会导致士气低落和生产力下降。如果要裁员，就得采取更明智的做法。在让IT核心员工走人之前必须得三思而行，因为很难找到能够顶替的人才，而且大规模裁员无异于在自断企业的命脉，使业务失去利用IT创新从而渡过经济衰退危机的可能。

　　(3)减少长期合约，评估供应商逃跑风险

　　在经济低迷时期减少长期合约是一种非常好的标准做法，经济的低迷状态增加了供应商失败的风险，因此这点格外重要。所以，CIO应该定期检查供应商，并确保已经安排好了供应商“逃跑”后的应急方案，而且预演相关的风险和冲击，对于所有重要的软件和其它重要的数据和流程应该建立有效的由第三方保存、备份的机制。企业还应该评估供应链中下游伙伴的失败风险，包括网络服务供应商。当然这在任何时候都是明智的做法，但是在经济低迷的时期，格外重要。

　　(4)有效电源管理，绿色节能省钱

　　立竿见影的节省有效方法之一是电源管理，走绿色环保省钱道路。例如，自动关闭闲置的计算机，监控计算机的活动如果计算机未使用，就关闭电源。用电越少，省钱越多。据《CIO》杂志曾对多名技术主管开展的一项调查显示，大多数绿色环保IT计划的首要动因是削减成本，其次才是社会责任。