减增有度 CIO如何管好钱袋子

　　美国《CIO》杂志最近的一项独家调查显示，很多CIO在计划增加IT开支，是自2008年年中以来增幅最大的，也进一步表明经济处于回升时期。

　　数据表明形势在逆转。2009年5月，只有14%的人预计开支会增加。9月初，对257名IT负责人开展的一项网上调查发现，他们计划在所有技术类别上增加开支。应用软件（43%）、Web与移动技术（37%）以及网络基础架构（35%）是最常提到的三个新的投资领域。40%的调查对象称，他们会在接下来一年为新项目分配更多的资金。而今年1月有这样表示的调查对象只有25%。对41%的IT主管们来说，IT资本支出处于回升时期，而35%的IT主管计划增加可自由支配IT项目方面的支出。

　　积极掏钱包的小企业多于大企业: 在年收入不到1亿美元的企业中，43%预计开支会增加; 相比之下，预计开支会增加的中型企业（年收入在1亿～10亿美元之间）只有35%; 大型企业（年收入不少于10亿美元）更是仅占29%。

　　业务价值 决定IT预算

　　妥善管理IT预算是CIO必备的一项技能，如果你想通过业务主管、企业高层管理班子的严格审查，就要做好充分的准备，合理解释已分配的每一笔钱，并阐明为什么要花这笔钱以及它给企业带来怎样的效益。这样才能让大家看到IT切实具有的价值。

　　但在实际工作中，很多CIO都没能做到这一点。Albert是瑟伯勒斯资本管理公司（Cerberus Capital Management）的一名私人资本IT顾问，曾经审查过不同行业的多项IT预算，结果发现IT预算普遍存在三大问题: 一是缺乏整体性和连贯性，总的分项预算与细节核对不起来; 第二，各业务部门使用IT的程度不一，IT给它们带来的效益也不一，但尽管如此，CIO还在为它们统一分配数额均等的预算; 第三，许多预算没有预测一个财年之后的情况。

　　要是让投资人或内部业务主管去审核一项无法进行估值、无法解释、无法核对及预测的上百万美元IT预算，再也没有什么比这更让他们心灰意冷的了。这样一来，CIO肯定难以得到他人的信任。CIO必须合理编制IT预算，清楚地解释每一项支出，这样才能获得足够的灵活性，轻松应对各种审核。IT预算的关键是，让别人知道钱到底花在哪里。

　　不管IT对贵公司来说具有多大的战略价值，从会计或投资的角度来看，它都会被当做是个成本中心。IT部门每年的经营支出会被计入到收益表上的销售、一般及管理费用这个部分，而IT资本支出在资产负债表上被记做资本化费用，并分摊到投资的使用期上。一定要交待清楚这些总数额背后的相应细节，否则就很难评估IT部门的价值。

　　一个最佳实践就是把经营支出和资本支出都分成三类: 战略类支出（strategic）、延期类支出（deferred）和维持类支出（lights-on）。譬如以资本支出为例: 能在未来创造收入的资本支出应当被划为战略类支出; 有些资本项目由于预算削减等因素没有及时执行，但对企业发展来说却很必要，这样的项目应当被归为延期类支出。同样，应当对经营支出进行类似的分类。有一点需要强调，所有资本支出都会带来日常性费用。

　　说实话，没有人想审核极其深入的细节，但CIO一定要交待清楚一定程度的细节，好让业务主管对IT部门充满信心，一项稳健、详细的预算为了解IT部门的运作情况提供了一条重要途径。对CIO来说，良好的财务管理习惯和敏锐的头脑会帮助自己提升价值和地位。

　　警惕五大杀手

　　以下五个方面对IT预算构成的威胁很常见，无论公司是大是小。可以完全肯定地说，企业可以在这五个方面节省开支。IBM加拿大公司的战略性项目主管Chris Pratt表示，这并非“一成不变”的五大IT预算杀手，因为企业中没有哪个方面是静止不变的，如果抱以听之任之的态度，情况往往会恶化。

　　1. 存储容量激增

　　在如今信息和存储当道的时代，任何一家企业的数据量都在不断增长。比方说，为了符合某些法规的要求，企业必须将某些信息保留更长的一段时间。这时，合作伙伴可以帮助客户执行合理的存储管理策略，还可以提供整合、虚拟化等方面的服务，数据还可以进行压缩和重复数据删除操作，帮助节省存储空间。

　　2. 硬件庞杂

　　与软件相比，绝大多数企业往往热衷于投资硬件，因为硬件通常比软件更便宜。这样做的后果是最终导致硬件很庞杂，与此同时也带来了庞杂的运维工作，因为硬件设备越多，维护所需的开支也就越大。

　　为了尽量缓解硬件庞杂的问题，Pratt建议，企业要力求对现有的基础架构进行整合、虚拟化和优化处理。

　　3.系统复杂

　　在系统复杂性这方面，Pratt解释，许多企业将开支仅仅用于“维持业务正常运行”。调查显示，企业中居然多达70%～80%的预算仅仅用于维持业务正常运行。一台普通的小型服务器每年就要花掉约500美元的电力和冷却费用。如果客户能够通过虚拟化技术来减少服务器数量，那么这不失为节省开支的一条捷径。

　　企业可以通过对现有解决方案的基本功能实现自动化来解决这个问题，比如统一使用标准化的工具集。自动化将有助于腾出资金，那样企业就能把省下来的钱投入到其他方面。

　　4.信息智能

　　我们生活在信息爆炸、信息泛滥的时代，关键在于如何能让合适的人、在合适的时间、找到合适的信息，并且能够以高效、合作的方式传达信息。

　　5.安全

　　信息安全的威胁不断出现，而且越来越“狡猾”。面对新出现的挑战，以往的解决方案无法灵活扩展，客户应当采用端到端的风险管理解决方案，一应俱全式的方法并不适合。