IT优化流程 助企业困境中转型

　　一场全球性的经济危机，使许多企业面临前所未有的挑战，在困境中企业被迫走上转型的道路，以保持适应力和竞争力。因此，在这个经济寒冬中，转型已成为不少企业的活下去的关键词，但转型也是令许多企业不得不为而又不敢轻易为之的一把双刃剑。

　　经济危机为企业提供了一个抛弃传统观念、主动转型的机会。但毫无疑问，企业在推进转型的过程中会存在很高的风险，而且也会面临很多的阻力。因此，如何利用IT技术助力企业顺利转型，是目前许多CIO面临的挑战性任务。

　　一、企业转型流程优化面临的主要困境

　　近期，有关调查报告显示让CIO选出十大急需解决的商业问题时，其中位居前列的是企业的内部运营效率出现了问题，许多CIO认为很大的因素是由于企业流程拉的太长所致。如何提高企业的运作效率，是眼下相当多的企业迫切需要思考的课题，而提高流程的效率又是其中的关键。因此，为了应对经济危机的冲击，流程优化成为企业转型的必然选择。但利用IT优化流程进行企业转型的道路并不好走，主要存在以下几个方面的问题：

　　(1)流程管理缺失

　　流程(Process)是指产生某一个结果的一系列活动或操作，特别是指连续的操作或处理。在企业运营中，企业流程是指在一定的组织结构下，人员在遵循管理原则的基础下运用信息、技术和方法来实现企业目标的活动过程。企业流程分为管理流程和业务流程两种。可见，企业的目标是通过流程来实现的，而流程的主体是由活动组成的。

　　比较流程的定义，我们可以看到如果企业需要进行转型，目前许多企业的流程管理不容乐观，主要存在着以下的问题：一是没有明确的流程管理制度，更没有形成可执行的规则，更多的是依赖于潜在的假设和默认的规则进行运作。二是没有清晰的流程执行标准，使到原本一些简单的重复性工作，由于每人的理解不同，导致了不同的执行效果。三是多层次管理导致信息的滞后与缺失，例如以部门驱动为主的多层级流程导致信息传递路径长，决策滞后，难以及时快捷地响应客户不断变化的需求。

　　(2)流程接口模糊不清

　　企业转型的内部流程优化管理，简单说是把多种相互影响的流程进行协调和简化。如销售流程、采购流程、生产流程、财务流程等。但目前许多企业的流程不明确导致了流程接口复杂而又模糊，接口的复杂主要表现在流程数据和内容不一致，往往使得管理人员为了取得所需要的数据付出很大的精力，严重的影响到工作效率，而实际上这些数据如果经过流程优化是可以轻而易举的获得的。

　　另外，由于流程接口模糊不清，使到流程之间还会存在着相互矛盾的地方，这是因为企业的业务流程是根据部门职能型的组织结构设置的，这种流程设计使不同部门拥有不同的资源和权力，使到客户需要的完整业务流程被割离开来。不仅导致业务流程更加不畅，而且会导致企业内部机构的不断膨胀，内部交易成本不断上升。

　　(3)流程的例外情况非常多

　　所谓流程例外情况是指当某些特殊的、少数的情况出现时需要额外处理的过程。但据有关调查显示，许多企业的例外情况反而比正常情况更多，比如一些不按规范流程进行的采购行为、或不按正常生产流程的额外生产等。实际上，这些例外流程使到企业的管理更混乱，更无序，是畸形的管理行为。

　　(4)流程缺乏监管和自我改进

　　在一个能够自我发展、优化的流程系统中，流程持续优化的动力来源于对流程执行情况的分析和反馈，来自于对流程执行的监控和效果的衡量。但目前许多企业的流程往往缺乏监管和自我改进的机制，这也是企业转型流程优化需要正视的一个重要问题。

　　二、IT协助流程优化的方向

　　企业中销售、研发、制造等部门的目标是有差异的，例如销售部门的目标是使顾客满意，研发部门的目标是开发新产品，生产部门的目标是提高生产效率等，目标差异性的后果会造成流程的差异。

　　因此，在经济困境中企业想要增强自身活力、快速响应顾客需求、及时应对市场的变化，就必须整合和优化企业各种流程，而流程的高效运转是离不开IT技术的支持。简单的说，就是企业要转型，就必须要打通四大流程通道：资金流、事务流、物流和工作流，而这四大流程通道也正是IT协助企业转型流程优化的方向。

　　(1)用IT强化信息流，以打通资金流通道

　　一般来说，许多企业内部资金往来通常是通过各种票据、账单等方式来实现，这种方式的特点是非实时性。而在经济困境中，资金流是企业生存的生命线，必须要提高工作效率。例如，在ERP产品中，资金流被IT信息流所代替，票据货币被电子货币所代替。这样的IT信息流中不但包含了资金流，而且实现了物流信息与资金信息的集成，使得账务处理和发生账务的事务结合起来，打通了资金流通道，为企业转型打下坚实的基础。

　　(2)用IT强化信息流，提高事务流处理效率

　　事务流通常发生在高层决策、中层管理与运作、以及基层业务操作上。事务流由于受个人职位和组织结构的限制，经常需要很多中间环节进行信息沟通。传统意义上企业内部的事务流是通过电话、板报、通知、传口信以及面对面沟通等方式来完成，这种沟通方式由于存在中间环节多、信息传递速度慢的缺点，不能够满足在经济困境中企业对信息实时、准确的要求。

　　在企业转型中，运用IT信息技术可以变原来的事务流为信息流，由信息流体现出企业各方面的事务运作。比如可以通过内部邮件系统、网上会议、视频会议系统等来传发数据和信息。例如，目前集成性的OA系统越来越受到企业的重视，OA系统可以使企业内部的事务流信息更加快速地流转和传递，提高整个企业的办事效率和管理水平。因此，实现办公事务流自动化是许多企业转型的首选环节。

　　(3)用IT强化信息流，及时跟踪物流

　　对于企业来说，转型的一个目标是实现物流优化，也就是要点到点的及时跟踪物品的价值和位置的变化，当然这仅仅通过IT信息流是不能办到的，这要靠建立高效的物品管理体系和物流配送体系来实现。但利用IT信息技术可以达到另一个物流优化的目标，即能够记录和跟踪物流信息，使企业可以在任何的时间，知道任何物品的地点和状态，甚至通过物流与资金流的结合，可以跟踪到当前物品所体现的价值。因此，通过IT强化信息流的运用，就可以很好地把握企业物流信息，增强企业的竞争力。

　　(4)用IT把工作流实现自动化，提高效率

　　工作流是指根据一组工作按某种顺序规则进行流动的工作过程。企业转型的目的之一是要提高工作效率，因此就必须要考虑把工作流实现自动化，也就是指企业的工作流整个或部分过程应该要在IT的支持下全自动或半自动化。这样，一方面实现了工作流在计算机上的自动处理，大大缩短流程的处理周期，提高工作和生产效率;另一方面，工作流实现自动化还可以大大减少流程差错机会、提升流程效率，同时还可以达到降低人工成本的目的。

　　三、利用IT进行流程优化的步骤

　　如何稳妥而有序的优化流程已成为企业转型关心的焦点。在分析清楚企业现状的基础上，建议运用流程分析、流程梳理、e化流程、流程配套和定期回顾，对企业进行流程优化。企业可结合各自的行业特点，参考以下的步骤：

　　(1)界定流程优化的重点和范围

　　满足企业转型需求或解决企业流程中存在的问题是推动流程优化的出发点。因此，只有界定了流程优化的重点和范围，优化的工作才能有的放矢。其中业务流程是否需要改变和优化的判断标准，最本质的是看这个流程是否增值，二是看改进后的流程是否提高工作效率、提升客户满意度和降低了成本。

　　(2)进行流程梳理，找出现有流程的症结

　　流程优化的一个核心步骤是分析现有流程，包括手工处理流程、局部已经信息化的流程，找到问题所在，以便使其更好、更省、更快。例如，寻找现有流程中增加管理成本的主要原因，组织结构设计不合理的环节，分析现存业务流程的功能、制约因素。然后根据市场、业务、技术及企业的现实情况，分清问题的轻重缓急，找出业务流程优化的切入点，对业务流程中的关键环节进行重新定位和排序。

　　(3) e化流程

　　IT是实现流程优化不可缺少的手段和工具，这一过程称为e化流程。换句话说，就是基于前面的流程分析和梳理，把已经确认需要流程用IT技术进行固化、规范化。进行e化的流程需要仔细设计业务逻辑和数据时效，当流程不能一次就优化到位时，可以通过持续改进来完成。

　　(4)流程优化的配套措施

　　e化流程时除了利用IT技术外，还要考虑流程的配套措施。因为流程只是企业管理的一个方面，虽然重要但如果没有与之配套的部门和岗位职责、管理制度、操作规程等，流程就不能长期、稳定的运作。配套措施包括：一是对企业组织形式进行变革，尽量减少中间环节，使组织系统扁平化。二是实施流程负责人制度，也就是说对每个流程指定一个负责人，他负责整个流程的运行及结果，不论该流程是否全部在其所在的部门运行。三是建立流程衡量的标准，最好是可以量化的标准，以检验流程的优化是否达到预期的效果。

　　总之，在企业转型中，重要的不是IT技术的运用，而是如何利用IT来启动和优化新的企业业务模型。