工作流2.0提升OA系统

ZDNET至顶网CIO频道 6月5日 综合消息：

一、工作流1.0时代终结

OA系统的应用正在不断深化，正在完成从“无纸化”到“智能化”的转变，作为OA系统应用的核心，工作流技术也同样发生了很大的转变。

我们知道，对工作流比较标准的定义是：业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化。这是一个比较传统的定义，其主要特征是用计算机替代手工操作，可以归结为工作流1.0时代的应用，实现了最基本的办公自动化，也称为“无纸化办公”。

在工作流1.0时代，OA系统中的各个流程都是孤立存在、独立运行的，每个流程，以及流程中的数据并不和其他流程进行交互和整合，更没有和第三方业务应用系统进行整合。这就造成了大量的流程孤岛、数据孤岛、系统孤岛，当这些孤岛越来越多的时候，企业通过信息化办公的效率反而会下降。更严重的是，会导致信息系统的失控。

所以，工作流1.0时代的系统只能实现简单的审批和协办过程，已经难以满足客户更高层次的办公需求，最主要的表现便是：工作流难以实现系统内部和外部的数据整合。

为什么会出现这样的情况呢？华天动力在业务中发现，近十年来，无论是OA系统还是其他应用系统都得到了迅猛的发展，客户的应用越来越成熟和深入，系统日益增多，流程日益复杂，数据日益庞大。于是，OA系统内部工作流间的数据整合，以及OA系统与其他应用系统之间的数据整合，就变得异常重要和紧迫。

二、工作流2.0适时而生

基于这种背景，华天动力提出了工作流2.0的概念，工作流2.0的定义是：实现工作过程管理的自动化、智能化和整合化。其最主要的特征，就是可以灵便的实现数据整合和数据统计，消除信息孤岛，具体表现在两个方面：

1、实现OA系统内部工作流之间的数据整合，如借款与报销、预算与决算等；
2、实现OA系统工作流与其他业务系统之间的数据整合，如HR、ERP、CRM等。

数据整合并非是大企业的应用特点，实际上，很多中小型企业同样对这个应用需求强烈，当然，也有一些中小型企业还没有充分认识到数据整合的重要价值。通过华天动力的介绍，我们可以从财务部的日常办公情景中看到，以数据整合为主要特征的工作流2.0系统对企业来说是多么重要。

情景一：每个月财务部都要在OA系统中向领导层发出财务报表并走审批流程。这个审批报表的数据能否直接从财务系统中按要求采集出来呢？否则每次填报这么大的数据量很容易出错误，还需要核对后才敢发出去，太费时间了。

情景二：OA系统中的报销审批和采购审批通过后，最后一步都是财务入帐、生成凭证。现在的做法是：出纳对照审批单，把数据录入到财务系统中，这样既麻烦又容易出错。多么希望OA系统中的单据审批后能直接将数据传到财务系统，直接生成凭证呢。

情景三：报销人的借支单中的数据是不是可以直接导入到报销单中，直接进行扣减，这样可以规避数据错误。

情景四：各部门在发出采购申请后，首先需要由财务人员确认预算余额，我希望能够简化一下流程：在填报采购单时，系统就能够自动计算出该部门的预算余额，如果当前采购金额超出预算余额，就不允许发送申请。

这些问题不但在财务部门存在，在人事、营销、生产等各个部门同样普遍存在。这些问题的共同点都是因为系统无法进行数据整合而产生了大量重复工作，导致工作效率低下，工作质量难以保证。

工作流2.0则很好的解决了上述问题，它不但实现OA系统内部的数据整合，也实现OA系统和第三方应用系统之间的数据整合。实现了数据的同步交换和共享，从而简化多余流程，消除重复工作，有效提升工作效率和精度。

三、工作流2.0将成主流

显然，工作流2.0更加智能，更加整合，是未来工作流技术发展的方向，也是OA系统技术发展和应用的重点。工作流2.0将大大深化OA系统的应用，让OA系统发挥出全新的价值。而不具有工作流2.0特点的OA系统，将很快被时代所抛弃。