CIO职场实用技能之——文档管理

　　我们做IT工作的，平时工作笔记就是我们的财富，我们不能把他们放在一边不管。其实，这都是因为我们没有养成一个好的文档管理习惯所造成。

　　工作经验丰富了，参与的项目多了，我们的电脑中是不是有很多有价值的文档？但是当我们发现有一天需要这些文档时，它们却不知道跑到哪里去了，我们是不是有过这种痛苦的经历？或者我们平时没有养成写文档的习惯，但是，当我们以后再碰到类似的问题时，才发现好记性不如烂笔头，不得不重新开始研究问题。确实，我们做IT工作的，平时工作笔记就是我们的财富，我们不能把他们放在一边不管。其实，这都是因为我们没有养成一个好的文档管理习惯所造成。

　　当然，要养成一个好的工作习惯，不是一件容易的事情，毕竟江山易改，本性难移动呀。我本人也是花费了近三年的时间，才养成了好的文档管理习惯。现在我把我这几年在文档管理上摸索出来的好的经验与失败的教训共享出来，或许对大家有所帮助。

　　一、一事一记，平时功课不可荒废。

　　我工作到现在，也已经好几个年头了，在CIO这个位置上，时间也比较长了。但是，在现在工作中，也经常会遇到一些困难。如昨天我在维护活动目录的时候，遇到了一个问题，活动目录里面有个OU不知道怎么回事情，脱离了域的控制，在域上设置的管理策略，不能被OU其作用了。当然，OU设置上，已经设置为继承。跟同事研究了好久，才知道问题的所在。问题解决之后，虽然已经晚上八点多了，但是，我还是加班了半个小时，把问题的现象与解决方法详细的记录了下来。在以后可能还会遇到类似的问题，那我就不用再费心从头开始做了，只需要翻翻这份资料，可能就会轻松的解决问题。

　　但是，我一开始工作的时候，没有这个习惯。那时我还是公司下面的一个维护网络的技术员。我的上司多次提醒我，平时要写工作文档，问题解决一个，写一份文档，以方便以后参考。但是，我都当作耳边风。有个事情我记得非常的清楚。那是我们采用的是LINUX系统，而我们公司的文件都是存在LINXU服务器上。LINUX要访问LINXU的文件服务器不是很方便，要在命令行上把服务器上的共享文件价挂上去。我刚开始还不懂，问了经理才知道怎么挂，但是我没有做任何记录；一个月后，我有遇到了类似的问题，我再去向经理求教时，他就说我了，“不是跟你说过了吗，怎么又不会了”，他让我自己去查；没办法，我在网上找了好久，也问了好多人，才知道如何解决。从这个事件之后，我就学乖了，开始慢慢写工作总结，在工作上遇到任何问题，我就会详细的记录下来，该如何解决及注意事项。我的知识、技能在慢慢的增长、积累，我经理也越来越看重我。我经理跳槽之后，我就顺理成章的做上了他的位置。

　　所以，不要太过于相信我们的大脑。俗话说，好记性不如烂笔头。在平时，就要养成做笔记的好习惯，如此，我们才会有进步。在以后遇到类似问题时，我们就不用再求人了。

　　二、要注意文档的完整性与版本控制。

　　有时候我们解决某个问题，可能不是一次性完成，而是分了好多次才解决的。每次取得一个小的进步之后，我们都要做详细的记录。该记录要随着问题的进展，逐步的更新。但是，我以前的话，不是这么做的。我以前遇到这类问题时，喜欢在问题解决时一次性做总结，但是，如此的话，时间过的久，一些细节问题可能就会忘掉，无法记录。有时候，我也会每次记录一个文档，如此，一个问题分次解决下来，就有多个文档记录，一对多，不是很好的记录习惯。

　　现在我再这方面有了改进。如前几天，财务用户向我提了一个意见。财务现在在使用ERP系统，他们要用到进货明细表这分报表。而以前因为这份报表是给仓库用的，所以，在上面没有带出采购单上的价格。当财务用户提出需求后，我就通过自定义报表的功能，给他们实现了这个需求，并写了具体的解决方案。但是，用着用着我发现，现在仓库人员也可以看到采购价格了，这跟我们公司的价格管控制度不符合。我们公司规定，仓库人员是不能够看到采购价格的。如此，我又在权限上做了调整。这次这个权限问题的解决，我不是另写文档，而是直接在原由文档上进行更改，做了补充。如此，这个财务需求的解决都只在一个文档上反映，以后若出现什么问题的话，我们也就不需要翻看多个文档记录。

　　三、要让手下也养成这个工作习惯。

　　我们不仅自己要养成勤与总结的习惯，而且，还要让我们的手下也养成这个习惯。为什么呢？我们假设现在你有一个手下在负责邮件系统这个项目。公司现在要实施一个内部的邮件系统，而你又抽不开身，所以，只好委托你手下负责这个邮件项目。那对于这个邮件项目的整个过程，你当然都希望有完整的文档记录，包括在实施过程中遇到的问题、用户需求的始末等等。如此，即使以后这位员工离职后，你也可以凭这这份资料，维护邮件系统。不然的话，等这位员工跳槽之后，你维护邮件系统就会很麻烦，至少要花很长的一段时间去学习他。其实，这种情况，我们只要平时注意一点，督促手下多写写文档，都是可以避免的。

　　不过，人总是自私的，即使你手下做了记录，但是，这些记录对他来说，是宝贵的财富，他还可能不那么情愿贡献出来。我以前也是如此，我想每个人都会有这种想法，那怎么办呢？我们就要制定一个制度。我现在的做法是，员工的文档制作直接跟他们的考核相关。我们现在一个月做一次考核，对平时的工作执行量化。你这个月做了哪些工作，都要详细记录。这是我们公司的要求，我还额外增加了一条，你所做的工作，如OA系统维护，除了要写当月进行了哪些维护之外，还必须附上详细的记录，如发现了什么问题，怎么解决的，等等。这些文档不仅是员工的财富，也是公司的财富。你人可以走，但是这些经验必须给我留下。

　　所以，我们不仅要自己养成好的文档记录习惯，而且，还要让手下也养成这个习惯，并且要让其共享出来，成为公司共有的财富。