项目实施的PMO同现场小组如何沟通

　　曾经在一个项目的实施过程中，因为PMO没有同现场小组很好的沟通方案的缺陷，现场小组没有及时的发现该缺陷，最终导致方案的实施遇到了巨大的阻力而不得不放弃，通过本文将一些项目实施沟通中的要点进行说明，并进行适当的分析，希望能够让阅读者有所借鉴。

　　SAP项目同其他的ERP项目一样，为了满足项目管理的需要，都需要建立一个项目组织。项目组织架构的形式有很多种，其中，对一些需要同时实施总公司和各家子公司的项目，设置PMO和现场小组是必不可少的。PMO指的是项目管理办公室，其主要作用在于整个项目过程的监督和管理，在业务层面上还包括方案的确定；现场小组指的是具体负责各子公司项目实施的小组，其主要作用在于了解各子公司（工厂）的实际业务情况和执行PMO的方案。对于这种组织架构下的两个小组，相互之间的沟通可以说是一个管理上的重点。

　　对于PMO和现场小组的沟通，主要可以分为PMO的方案的解释、现场小组的需求的反馈以及PMO和现场小组之间的信息交互。此处的方案是一个笼统的概念，包括整体的解决方案、流程、问题的处理方式、PMO的决议等。

　　首先我们来看看PMO的方案的解释，在PMO确认方案完成一个方案以后，需要将方案的相关内容传达到各现场组，这种解释通常采用包括几个方面：

　　第一，方案的发放。在方案完成后，需要通过邮件或者电话等方案通知到各现场小组，如果时间上允许，可以在月会或者周会上发布，在月会和周会上放表可以头脑风暴的方式对方案进行较为全面的检验。在方案的发布上，如果项目小组有单独的门户，也可以通过门户的固定流程进行发布，对于一些重要的内容，通过或者电话方式进行通知和确认较为稳妥。

　　第二，方案的详细内容的解释。对于方案需要有一个专门的人能够进行详细的解释，可以是项目经理，也可以是具体的功能模块的顾问，在人选上可以不必拘泥于是乙方的外部顾问，还是甲方的内部顾问。在方案解释时，一方面是方案的具体内容，包括方案的目的、作用和实现步骤，同时对于方案的一些使用注意点和缺陷也需要进行必要的说明，避免现场小组人员在使用方案时没有理解到而导致方案的实施失败。

　　第三，方案的存放。作为一个项目组，需要有一个好的知识管理工具，简单点可以是设置一个开放式平台的文件服务器，按照项目管理的需要设立不同的目录进行管理，当然也可以采用一个项目管理系统或者知识管理系统进行方案的管理。对于方案和详细内容以及一些常见问题的答复，需要在知识管理工具中有一个适当的位置进行存放，并且确保项目组的相关人员可以通过必要的途径及时的获得。采用何种知识管理工具需要考虑甲方的内部管理制度的要求，例如一些安全性方面的要求。

　　其次是各现场小组的需求反馈。现场小组是直接面对最终用户，所以对用户的需求更加清楚。现场小组在项目实施的过程中需要详细了解用户的需求，在了解需求的过程中需要能够根据现有的方案同用户进行初步的沟通，找出差异点，以便于更加清楚需求同既有方案的差异。现场小组在反馈需求时，需要包括以下几点内容：

　　第一，现场小组需要对用户的最终需求进行描述。可以只是对需求进行一个形象的描述，例如，界面上需要多少个按钮，执行某个功能以后希望出现什么结果等等。

　　第二，现场小组需要将现在用户的做法进行说明。如果用户现在已经有软件或者有一套业务流程等，可以直接将软件的操作步骤整理说明并截图提交给PMO，将业务流程直接提交给PMO，这样的资料将更加具有可信度和形象化。

　　第三，现场小组可以将收集到的差异和自身的理解提交给PMO，作为决策的参考。现场小组在同用户沟通的过程会发现出用户的需求同现有方案的差异，可以将这些差异的内容整理后提交给PMO，而对于用户的需求如何处理，现场小组可以将自身的一些理解提交给PMO。之所以需要现场小组的自身理解，是因为现场小组的成员更加了解客户和客户的业务情况，往往可以超越某个具体的需求来理解需求。

　　最后是PMO同现场小组的信息交互。这一点在整个沟通过程中最重要的，通过交互，现场小组可以更加清楚的理解方案，而PMO可以更加明确用户的需求和了解方案的实施情况。

　　PMO同现场小组的交互可以从以下几个方面来展开：

　　第一，方案的可行性的讨论，每个方案的实施都需要考量其可行性，即使是总公司确定的方案，从风险控制的角度来说也需要考量方案的可行性，避免失败的风险。方案的可行性一方面需要考虑方案是否合适，另一方面需要考虑方案的实施周期能否满足要求，如果相应的配套措施无法及时调整，必然会导致项目不能按期完成。

　　第二，项目小组方案的计划执行情况的反馈。现场小组在推行项目的过程，需要有一个详细的计划，而计划的执行的执行情况需要进行及时的反馈，反馈的途径需要根据项目管理的需要开展，在项目管理系统中反馈或者是采用邮件的方式反馈。对于一些重大问题的反馈务必做到确认反馈的内容PMO已经清楚。

　　第三，对一些重点方案的执行情况PMO需要进行跟踪和监督。有一些方案出于管理的需要或者是后续方案实施的方案，需要PMO跟踪其执行情况，例如切换一个新的功能或者新的流程，需要跟踪新的功能或者流程有没有得到平稳的切换；而对于一些方案如果影响重大，出于管理的需要，PMO也应该给予必要的监督。

　　第四，现场小组在方案推行过程中的疑难的处理。在现场小组推行方案的过程，如果发生一些疑难的问题或者对下一步如何开展不清楚，需要同PMO有一个顺畅的渠道进行沟通。

　　对于PMO同现场小组的交互过程，为了保证沟通的顺畅和便于管理，需要做到沟通渠道透明通畅、沟通过程可追踪、相关人员信息共享。

　　总的来说，项目实施过程中的沟通是一个双向的过程，在沟通的过程中，需要同时考虑沟通对象的特点和实际业务的特点，只有这样才能得出一个有效的沟通方案，同时在沟通的过程中，由于ERP项目实施的特点，需要能够在沟通时充分考虑到后续的一些不足之处和可能出现的问题，做到防患于未然。

　　PMO: Project Management Office，项目管理办公室