有时间才能看风景

“最近超忙！”这句话日渐频繁地被当作朋友及同事间寒暄问候的回答。

没有哪个时代像今天这样让人感到异常忙碌，不管是企业管理者，还是所谓的知识工作者或专业人士。越来越多的企业也意识到，在经营中无时无刻不在投入的、规模最大、成本最高的资源就是企业老总、中层经理以及员工们的时间。因此，对时间的管理和对其他的人、财、物的管理一样的重要。

那么，什么是时间管理呢？有没有简单高效的时间管理之道呢？来自学院派的观点认为，时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的问题。由于时间所具备的独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它更多的是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。这里所说的自管理者的管理是：你必须抛弃陋习，引入新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权利下放。

度过“五一”黄金周之后，在企业经营活动面临着更重要的业绩拉升的时候，如何让员工的工作忙而不乱呢？本期就让我们看戴尔公司大中华区市场总监萧政夫是如何进行时间管理的吧。

时间管理对于企业的营运效率来说至关重要，没有时间管理，企业目标要想实现就是一纸空文。”萧政夫在4月底接受记者采访时说。“我到过中国几乎所有的大城市，但是这些城市大多数对我来说仍然完全陌生，我很少有时间能看看风景。”

三个角度看时间管理

CWEEK：作为戴尔（中国）公司高绩效团队的产品总监，您有没有感觉到时间不够用？

萧政夫：笔记本和网络的出现，使人们的工作地点、工作方式发生了很大改变，工作时间也有所加长，很多人开始感觉到时间不够用。不仅仅是戴尔，在包括英特尔、微软、IBM等很多公司内，员工培训的一大课题就是时间管理，时间管理是全球一体化所带来的挑战。

CWEEK：您是怎样进行时间管理的？

萧政夫：我通常从三个角度来看时间管理。第一是善用工具；第二是要有纪律；第三是接受不可预期的时间冲突。

首先，用工具来做时间的管理能够解决很多方面的问题，能更有条理。第二，公司的纪律、同事之间的约定，都应尊重。如果没有纪律的话，再完善的工具也没有任何用处。

尊重纪律并不是说要无原则服从，你需要知道优先顺序，哪些是一定需要亲身参与的，哪些是被告知就可以了。比如说，有时候公司发布一个会议通知书，召告全部人员将要开这个会议，其实并不是所有的人需要来参加这个会议。有时候你会发现来了一堆人，整个会议一句话也讲不到，也没有人要问你问题，甚至与你的工作没有什么关系。这样的人就不用参加像这样的会。

第三，尊重不可预期的冲突。你可能有很完善的工具，可以做很完备的规划，也可以有很好的纪律，但是，永远还是会有不可预期的事情发生。

CWEEK：您认为做好时间管理最大的困难是什么？

萧政夫：我个人认为，尊重不可预期的冲突是最难做到的。如果你在做时间管理时没有给意想不到的事情留有一定的时间，很可能会把你规划好的计划全盘打乱。

我们在做时间管理的时候，会有一定的时间调度来应对那些不可预期的事情，但是因为不可预期的事情会越来越多，如何才能做好不可预期事件的时间管理，将会是我们面临的挑战。

CWEEK：您是如何来安排您的时间的？

萧政夫：作为一个主管，我必须确认我每星期有多少时间来做人员的培训，而不是每天都沉浸在管理业务或报表里面。可以说，我一般保证能有20%~30%的时间投入到员工的培训当中。因为只有员工的不断提升，才可能帮助公司竞争力提升。所以我经常会把我所用的时间管理工具拿出来看，了解我大概花了多少时间来做了哪些事情，我的时间管理有没有什么问题。

把加班的可能降到最低

CWEEK：您是如何应用时间管理工具的？

萧政夫：今天我们应用的工具很多，有手机、分析工具、电子邮件等，我会把这些工具结合起来用。通过一些分析工具，我可以确定未来在哪个时间点会发生什么事情，而不是等事件发生了再去匆忙应付。也就是说，当电脑不在我身边的时候，我的手机会告诉我，等一下会出现哪些事情。

CWEEK：您会不会经常加班？

萧政夫：我觉得不可预期的事情很难管理。因为白天不可预期的事情太多，导致白天规划要做的事情只能带回家晚上来做，所以很多人说在私人生活与工作之间很难平衡。我也遇到过这样的现象，因为白天要应付一些突发事情，晚上加班是难以避免的。但是通过时间管理，我们可以将这样的情况降到最低。

CWEEK：有的主管经常会分配员工过多的工作，导致员工加班，您如何看待这个问题？

萧政夫：很多企业的主管可能希望看到员工加班到半夜，我个人没有这样的想法。

如果要一个员工工作到晚上八点，或者到晚上七点半的时候打电话给员工分配工作，我觉得发生这样的事情只能说明：企业主管自己的时间管理工作没有做好，所以他才会有突发的事情需要指派出去。

我常对员工说，我不会在晚上七点半之后打电话给他们。我也期望他们不要在这个时间段打电话给我，我个人经常是加班到半夜的，那是因为我自己的工作习惯或其它原因造成的。

如果在七点半之后打电话给员工，我想这是在骚扰他的私生活。如果主管把自己的时间管理做好了，这样的事情是很少会发生的。

兼顾直向和横向沟通

CWEEK：您如何避免发生这样的事情？

萧政夫：我们常常只会知道自己有多少时间，对别人有多少时间不太清楚，所以应当有一定的纵向与横向的沟通，让大家相互了解时间的安排情况。

有些主管常会直接指派工作，但是在指派工作的时候却没有与下属进行很好的沟通。这导致所指派的工作量过大，员工没有时间来完成。如果你没有做这个工作，只是一味地指派别人，那么到头来只会导致两种结果：要么员工将工作带回家做，做到半夜，成效不好；要么随便做一做敷衍了事。

指派工作是难免的，但是我会进行直向和横向的沟通来检验工作分配得合不合理。我常和我的同事说，我以前做小职员的时候，加班从来不会不让我的老板知道。目的也不是要表现出我工作有多努力，而是一定要让老板知道我加班的原因。

如果老板分给我工作，我一定要工作到晚上九点才能完成，这可能表明我的工作能力有问题。如果不是这样，那就一定是我的工作量被指派得太多或者是我被分配到的资源不够。老板在知道我的资源不够完成我的工作的时候，他就会考虑下一步应当怎么样来分配工作和资源了。

所以不仅从上往下需要沟通，从下往上也应当沟通，只有这样才能避免不合理的分配工作量。

CWEEK：当员工不会做时间管理的时候，您会怎么办？

萧政夫：帮助员工进行时间管理是一个很大的工程。我们的做法不外乎就是培训和教育，告诉员工怎么样来使用工具。另一个就是当他有优先顺序没有安排好的时候，当场逮住一个机会进行教育。