别忽视项目总结会

你肯定有过这样的经历：项目团队会议上，大家都热情高涨，主动允诺完成一大堆各种各样的任务；然而，一周之后的会上，一般只有很少的成员完成了任务——其他人则已经将任务的事情忘得一干二净了。

这里介绍的行动条目日志将帮助项目经理追踪任务的完成情况，同时也能反映相关人员的工作状况。尽管这个表格是为项目经理设计的，但这种通过表格来管理任务的方法对其他人员也大有好处。

行动条目表格涵盖了项目周期中提出的全部行动条目。通常，这些行动条目都是各种会议上提出并布置下去的。然而，有时你可能还想再加上一些其他任务——比如一次偶然的交谈中，某个团队成员可能会主动提出完成一项任务，而你又恰好希望追踪这项任务的进展情况。

采用行动条目日志会促使你在分派任务和安排进度时责任到人，这也是此方法的最大好处之一。在有些组织中，行动条目日志会在每次会后通过电子邮件发给所有团队成员，从而提醒大家按时完成任务。下次会议一开始，项目经理将根据日志检查各项目的进展状况，这也是一种提升团队责任感的简便方法。

日志既要全面，涵盖所有的行动条目，又不能包含太多的细节信息，那样会不便于查看。为了增强日志的可读性，务必将日志清晰地放在一页纸或者一个窗口内。

当然，行动条目日志并不是管理行动条目并确保其完成的惟一方法。你也可以把行动条目、分配情况和截止日期直接列在工作计划中。这样，你就可以通过工作计划来追踪任务的完成情况。

应用实例

在一次周会上，与会的5位管理者和我讨论想法和任务的分工，刚开始，一切都进行得比较顺利。但当讨论到项目进展情况时，我们很失望地发现已经无法对一些分配了的任务进行有效地追踪了。

解决此问题的办法就是严格使用行动条目日志。每周的项目进展会议一开始，就根据日志检查行动条目的进度。把完成了的条目挪到后面，从而把注意力放到那些未完成的条目上。

有时候出于各种各样的原因，行动条目没有在规定的日期内完成。发生这种情况时，就需要给相关负责人员重新确定一个期限。不过，如果这一次仍没有按时完成，团队就该分析一下这个行动条目的重要性。如果不是很重要，就把那个条目删掉。

行动条目日志使我们能够关注那些需要完成的重要任务。同时，也能够帮助整个团队建立一种遵守承诺的氛围。

别忽视项目总结会

□作者：Tom Mochal

在整个项目中，结束活动的地位似乎不是十分重要。其实，结束并不是简单的解散团队，你应将其视为项目的重要组成部分。

当项目临近尾声，可以考虑进行下述活动：汇报成功和失败；转换到支持性工作；将项目文件归档；开展绩效检查；重新分配团队成员；组织进行项目总结会议。其中，项目总结会议是对整个项目进行反思的好机会，获得的经验教训能够帮助团队成员以及其他团队完善今后的工作。

多种策略确保总结会效率

如果项目有重大问题或中途被取消，此会议也可称为项目评估总结会。

你可以采取多种策略，使项目总结会议更为有效。这些策略有：

使用外部推动者。通常，外部推动者能使团队会议进行得更顺畅。在项目出现问题时，外部推动者的作用更为明显。因为最终结果不会影响其利益，所以他们的意见会更为客观。

确保所有人了解会议意图。会前向全体与会者清楚地传达会议意图。

提前发布会议议程。让大家提前了解会上要讨论的问题并进行准备。

重点比较结果和期望

不将最终的结果与初始期望进行比较，就很难有所改进。首先，开诚布公地讨论并列出计划中本该完成的任务。对应每一项，注明相应的结果。

当项目中确实存在问题时，会议讨论很容易变成消极的批评。这时，你应尽量推动讨论积极进行。当大家对项目中的问题持不同意见时，设法找到大家共同的出发点，以帮助团队达成共识。记住，此时谁对谁错并不重要，你需要的是了解大家对于整个过程的亲身感知。

寻找原因

在列出比较清单后，选出一小部分重要的问题优先进行集中讨论，找出造成相应结果的原因。那些与期望差距较大的结果尤其应值得你注意。

我曾经在一个项目中用过上述方法。那个项目最重要的可交付成果预期用4个月完成，可实际用了9个月的时间。这样的结果显然和预期相距甚远。通过寻找原因，我得到了许多有益的经验，包括：程序员未能很好的理解需求，以致初始成果交给客户后返工率很高；客户坚持交付的成果要近乎完美。事后，团队认为应该尽早交付一个满足80%需求特征的成果，而不是拖延9个月才交付一个“完美”的成果。

为以后的项目提供经验

你要把随后的讨论转化成具有概括性的经验，使得其能够成为团队今后的指导方针。尽管每个项目中出现的问题都有其独特的情境，但团队应该从中概括出具有普遍适用性的经验教训，从而为今后的项目提供指导。

（以上全部内容编译自BNET）