如何准备IT供应商的软件许可证审核

      ZDNET至顶网CIO频道 7月24日 综合消息：在当前环境下，软件公司审核客户的许可证合同条款是一件很平常的事。产业分析公司Gartner 做的一项调查显示，超过61%的调查对象承认在过去的12个月内经历过至少一次软件审核。Constellation Research报道称，自2008年第一季度以来软件审核增加了32个百分点。IT资产经理必须确保他们的公司始终为IT供应商审核做好准备。为什么呢？

      为供应商审核做准备是一场噩梦

      在一个理想的世界中，IT资产经理将通过他们的IT资产管理系统(ITAM)或IT操作系统(比如微软系统中心配置管理器或HP Open View)准备供应商审核。他们将在这些系统中运行该报告，其中将详细说明每一个许可和安装的软件。然后，资产经将使用这个数据决定他们是否符合审核，是否需要购买额外的许可证或者是否需要卸载从未使用的许可证。然而，事情并没有这么简单。为什么呢？有两个关键原因：

      •购买和安装:例如，如果你曾与Adobe供应商一起工作，你的许多员工可能已经购买了Adobe Creative Suite，Master Suite 或Design Suite。其他用户可能已经安装了个别产品，如Photoshop 或Illustrator。这意味着你的ITAM 系统和操作系统不再使用同一个语言。你的资产管理系统会认为在Adobe上存在着Master Suite，Design Suite, Photoshop和Illustrator，但是在你的操作系统中只能看到Photoshop 和Illustrator。所以，你如何比较你购买了什么和你已经安装了什么？

      •供应商和产品的差异:你的ITAM系统称你已经购买了MacroMedia 供应商（因被Adobe收购）制造的Dreamweaver，但是从软件的可执行文件中直接提取出来的软件信息显示Dreamweaver产品来自Adobe。此外,你的ITAM系统还显示了一些来自Adobe供应商的Illustrator许可文件，他们一些来自供应商Adobe Inc.，一些来自Adobe Corp.。在没有手动调节的情况下，这些矛盾使我们几乎不可能从系统中得到准确的信息。

      调准的实际成本

      如果您确定你不再遵守有关要求，那么你现在必须找出成本最低的调准，使其同时满足您的业务需求。不幸的是大多数公司为调准多付了钱，是因为它们缺少以下信息：

      •相容性信息——如果你花钱来获得新的执照，你不妨确保软件与其他的IT系统计划相容，比如说Windows 7。
      •套件信息——如果正在谈论中的软件可以作为套件的一部分进行购买，你想知道哪些可替换的许可具有最低成本。
      •支持信息——为什么你要在调准版本上花钱，这是由于很快就要到期吗？购买最新的版本，而这项预算应该作为调准计划的一部分。

      供应商审核准备就像数1-2-3一样简单

      IT审计最快的准备方法是先准备那些给你许可合同状态信息的系统。除非你能解决在数据上的矛盾和分歧，否则你不能在这个系统中得到这个信息。例如，你的采购系统在某种方式上描述了IT资产，规划系统以另一种方式描述了相同的资产，IT库存和配置管理工具在另一种方式上展现出来。此外，这些系统没有外部市场信息，如支持生命周期、供应商信息、许可细节、硬件规格等等。

      为了解决这个问题，你需要采取步骤的第一步就是通过参考目录和杠杆作用来更新和纠正供应商名称来规范化这个系统中的数据,使产品名称一致，并协调版本信息的一致性。然后，您可以使用相同的参考目录通过添加缺失的市场数据信息，包括支持信息、许可细节、兼容性信息等等来丰富这些系统的数据。

      结果是来自于不同IT系统的数据具有了共同的语言。现在它包含了一组正确及完整的信息，您可以使用初始或加载回到你的IT操作或报告系统。通过数据的规范化，现在你可以迅速知道自己是否顺从了许可合同，确定最省钱的方法服从规则，使你的业务和技术计划在控制中。软件审计将不再痛苦；相反，你会发现自己已经随时随地准备好与卖主参与讨论了。

      Walker White是BDNA公司的首席技术官，是Technopedia的创建者，世界上最大的IT参考目录，有来自11000个卖主的超过450000的硬件和软件产品。