CIO要提高培训资源的重复利用率

　　笔者认为现在CIO在进行培训时存在着严重的重复建设问题。CIO就像学校中的老师，需要重复的讲授软件的操作、注意事项等内容。这个重复性的讲述不但会占用CIO的宝贵时间，而且对于企业来说，也是一种浪费。为此笔者建议无论从哪方面考虑，CIO都需要采取一些必要的措施来提高培训资源的重复利用率。

　　一、为什么说培训资源存在着严重的浪费?

　　不但信息化建设会存在着重复性投资的行为，在信息化培训方面也存在着大量的重复性建设，造成了严重的浪费。如大部分企业对于新进员工都需要进行培训。那么如果企业每个月都有新员工加入的话，则CIO每个月都需要千篇一律的对新员工进行培训，那么这个培训工作不就是重复性建设吗?CIO为了提高员工对于软件的认识，也需要根据不同的周期对老员工进行重复性培训。此时每次培训的内容也差不多，最多就是在下次培训的时候加上前一个周期中出现的问题或者调整的调整。其实对员工的周期性培训过程中，至少80%的内容都是重复的。这也会造成培训上面的重复性投资。

　　在培训上的大量重复性投入，会占用CIO比较多的时间，而且也会造成资源使用上的浪费。无论对于CIO自身的发展前途来说，还是对于企业来说，都应该采取一些积极的措施来防治在教育培训上的重复性投资。让CIO的培训资源能够重复利用。

　　二、如何提高培训资源的重复利用率?

　　其实在培训上的重复性建设造成的浪费完全是可以避免的。下面笔者所描述的一些工作技巧就是笔者用来解决培训上的重复投资问题的。或许这些措施能够给给位CIO带来一些实际的作用，帮助各位CIO解决这方面的困扰。

　　措施一：把培训内容制作成视频，让员工自行查看。

　　在笔者企业中，有ERP系统、邮件系统、OA(办公自动化系统)等多个信息化系统。如果每个新员工加入到企业的话，笔者都要教他们如何使用这些信息化系统，那么笔者的大部分时间都将花在这些重复性的培训工作中。那笔者就对不起企业给我的这么高的待遇了。笔者为了减少对新员工培训所占用的时间，笔者就把这些软件的使用制作成了培训光盘。利用屏幕录制软件再加上麦克风就可以制作出很好的视频培训课件。然后新员工就可以根据这些视频培训课件轻松的学习软件的操作、常见问题的处理等等。由于把这些软件制作成了视频培训光盘，那么不仅节省了笔者的时间，不需要对新员工进行千篇一律的重复性培训;而且对于员工来说，他们也可以安排自己的时间，在有空的时候去进行软件操作的培训。所以把培训内容制作成视频对于CIO与员工来说，都是有利的，在管理上是可行的。

　　从技术层面来说，把培训内容制作成视频光盘现在也不是什么难题;而且也不需要多大的成本。如现在网络上就存在着一些免费的视频录制软件，再加上一个麦克风，CIO就可以轻松的把相关的培训内容制作成视频光盘，供新员工培训所用。当新员工遇到不明白的地方，还可以通过回放等功能，重新了解还没有明白的问题。如此的话，员工只要自己愿意，可以一直听到其明白为止。而不会对其他员工造成困扰。

　　既然从管理与技术层面来说，把培训内容制作成视频光盘都不成问题;而这又可以降低企业在培训上的重复投入，CIO有什么理由不这么做呢?笔者在企业中，已经对于80%以上的软件操作都制作成了培训光盘，现在还在不断的改善中。笔者相信，在不久的将来，对于软件的常规培训都不需要笔者出面，员工完全可以通过观看视频的方式，来了解软件的常规操作。从而把笔者的时间解放出来。

　　措施二：通过考核提高视频培训的效果。

　　其实视频培训并不是笔者首创的。如现在会计执业教育也是通过网上的视频培训进行的。财务人员只需要根据一定的程序报名并参加网络视频培训就可以完成他们的职业教育过程，而不需要每年再脱产去进行几天的职业培训。这不仅会造成国家师资的浪费(相关人员需要多次讲解相关的内容)，而且也会影响企业的正常生产活动(企业财务人员需要轮班去进行职业培训)。那么CIO现在需要考虑的一个问题就是，如果保障视频培训的效果呢?因为现场培训的话，可以通过签到、现场提问等方式来保证培训的效果。而现在视频培训的话，完全是出于员工自愿。那么CIO该如何保证其培训的效果呢?笔者笔者采用了如下两种方式来保证视频培训的效果。

　　一是对于员工可以强制规定培训的时间。如笔者在新员工到企业报到时，会给员工一个账号。他们可以利用这个账号登陆到企业的视频培训网站。然后系统会记录员工的培训时间。只有当员工的培训时间达到一定的数量之后，才能够进行后续的考核。如果在试用期之内，参加视频培训没有到达一定的时间，就会受到相应的处罚。这个对于培训时间的强制规定，从量上保证了员工参加培训的时间。

　　二是要对员工进行考核。光从量上对员工的培训进行控制外，还不够。CIO还需要设计一份切实可行的考核方案，来判断员工是否达到了软件操作的标准。如对于发送邮件来说，笔者会要求员工在培训完毕后，按照规定的方式像笔者发送一份邮件。笔者就利用这份邮件来判断员工的培训是否合格。在这份邮件中，笔者要求新员工必须学会使用签名、使用匿名转发、使用邮件群发等功能;还需要员工了解发送一封邮件的基本格式，如必须带有标题、称呼、签名等提高员工与企业形象的内容。员工发送的邮件必须满足这些格式并且实现了笔者定义的功能。如此的话，员工才算完成了相关的培训，并取得了一张邮件操作的合格证书。为此CIO需要为每个软件或者软件中的某项功能设置一个考核方案。然后要求员工按照这个考核方案来进行操作。如果员工最终能够得到一个正确的结果，那么就可以让员工结业并进行相关的操作。如果员工不能够独立完成相关的操作那么就需要其再回去重新进行培训。直到其了解系统的基本操作为止。

　　措施三：不宜采用老用户带新用户的方式来降低CIO的培训工作量。

　　根据笔者的了解，不少CIO为了节省自己在培训上所花的时间，他们往往采用老用户带新用户的方式来对新员工进行培训。如企业实施了一个ERP系统。采购部门新加入了一个新成员。此时CIO不对这个新用户进行培训，而是由老的采购员手把手的教新员工。笔者认为这种方式虽然可以减轻CIO的工作量，但是缺陷有很多。

　　如ERP系统的老用户的操作是否完成准确呢?这个CIO很难保证。如果老用户自己对系统的操作都存在着一定的误区，那么其就会把这个误区也传递给这个新用户。如此长久下去的话，系统的错误很难发现，将会成为一颗隐藏在企业内部的定时炸弹，不知道在什么时候会爆发。如果CIO能够对新员工进行亲自培训。那么新员工在操作时，就可能会发现跟其他员工操作不一致的地方。此时当新用户像CIO反映这个情况时，CIO就可以知道老用户中可能存在着一些操作不适当的地方，或者说老用户对系统存在的一些误区。其实这就无形之中形成了一种员工之间相互监督的机制，有利于企业信息化管理软件的准确使用，提高信息化项目的效果。

　　其次，CIO需要担心的是，老用户会不会把他掌握的内容百分之百点传给新用户呢?不少老用户担心新员工顶替他的位置，损害他的利益，有时是都会藏点东西起来，而不会把自己的绝招都传授给新用户。如有些老员工会把一些软件操作上的技巧或者以前出现过的一些错误操作，隐瞒以来，不告诉新员工。特别是当老员工准备离职时，这种情况特别多见。此时新员工只是知道了软件的基本操作，对于软件操作中的技巧需要自己琢磨;特别是对于软件操作过程中容易出现的失误，他们要自己去发现。也就是说，企业过去软件操作中发生的问题，在新员工身上可能会再次出现。企业要为此多次交学费。

　　为此笔者认为，CIO不宜采用老用户带新用户的方式来降低CIO的培训工作量。