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大北农CIO薛素文:用3K理论打通关键环节

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12月16日,大北农集团信息总监兼财务总监薛素文做客ICIO访谈栏目,大北农集团自力更生的信息化建设经验给人们带来诸多启发。这样的过渡大约持续了五六年,学财务出身的薛素文业务时间还自己编写代码,为应急需要写一些软件程序。

作者:郝婧妤 来源:IT168 2008年12月31日

关键字: 财务 用友

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  从几个人成长为几百几千人的规模,企业如何利用IT手段减少重复性工作,为业务和管理提供强硬支持?大北农集团的信息化建设就是从财务软件入手,摒弃了传统的系统建设思路,将内外供应链整合到一个系统里,自力更生建设了一套低成本信息化架构。

  信息化的目的就是减少重复性工作

  从1994年开始成立的大北农集团是一个以饲料、动保、种业、植保为主体的农业知识企业集团,不仅拥有几千名研发人员和员工,还拥有40多家生产企业、500多家专营店和1000多个县级服务站。从成立到现在,大北农的规模不断扩大,业务也日益复杂,信息总监薛素文提出:在实施过程中要抓住关键环节,这在大北农内部称为3K(Key)理论,包括关键的业务、关键的流程、关键的应用。

  “我们也曾经尝试过断点式信息化建设的思路,但被证明是失败的。”薛素文说。1997、1998年,刚计划通过IT手段进行业务依托的时候,大北农也想过上一套财务、再上一套业务系统,或者上其他的人力资源管理等系统,但薛素文想到,这样的方式对业务起不到很大的指导作用。

  1997年,薛素文是大北农集团的财务经理,他有一个朴素的念头,财务数据的录入修改等工作要耗费大量时间和人力,如何让计算机帮人来做大量的重复性工作,减少人力成本?在市场上经过比较后,大北农选择了用友的财务软件,一用就从1997年用到了今天,并一直更新到U8。

  但用了一段时间之后,薛素文发现这也很浪费时间。因为所有的财务数据都是财务人员自己做完凭证之后往系统里录入,与整个公司的服务业务环节没有太大帮助。于是,连财务带后勤全部负责的薛素文自己组织了一个团队,开始建设包括市场、客户资源管理、价格制定、折扣管理、发票管理等各个环节的整个供应链系统,串起来后再跟财务系统相连。

  就地取材 用时髦工具传输数据

  从开发软件到整合整个供应链,薛素文并没把自己当成CIO,“我都是为了我的财务,为了更大的管理服务的。”解决了财务数据重复录入的问题之后,薛素文又打起了跨地域数据沟通的主意。

  “我要求在系统里输入客户信息敲一下回车后,其他的数据、会计凭证等数据都必须自动做好。”虽然是出于会计方面的考虑,但薛素文开始了数据沟通工作。数据沟通则从每日更新开始做起。

  2000年之前,互联网远未普及,已经进行跨区管理的大北农用了一个是时髦的工具——BP机来收集数据。所有的数据都传到了薛素文的中文汉显BP机上,然后财务部门再由专人把数据放到电子表格传到系统里。

  这样的过渡大约持续了五六年,学财务出身的薛素文业务时间还自己编写代码,为应急需要写一些软件程序。“当时根本没有规划。年底做成本核算了,我就开发一个简单的成本系统,和原来的系统对接;后来又开发了简单的财务分析系统,直到后来把这些软件再进行模块化。”

  刚开始只有薛素文一个人,既掌管财政大权,又每天独自写着代码。时间久了,薛素文有点忙不过来了,甚至给人一种“不务正业”的感觉。于是薛素文开始在部下中寻找可以帮助自己的人,出差的机会也不放过。有一次出差安徽,当地一位财务经理在聊天中对薛素文说,现在的软件采用CS架构不好,数据发送过程中会有很多浪费。薛素文大喜过望,征询意见后,便把他调到信息化部门,成为现在的骨干开发人员。最近几年,大北农也开始有意识地引进IT专业人士加入开发团队,进行人才的补充。

  一条线串起内外供应链

  面对可能很复杂而茫然的实施,薛素文提出,让信息化专营关键环节,追求扁平式的实施方式,把众多业务中关键的部分挑选出来整合成一个系统。它很像传统的ERP系统,但比现在的ERP软件更加单薄一点,并在内部形成一个链路:比如从市场的客户需求和订单开始,再到采购、以及自身的生产等一条供应链的系统,大北农用一条线把内部和外部的供应链串联起来,并最终汇总到财务系统里,完成整个链条。

  一开始,系统主要对财务、业务上的关键指标进行控制,按照一般的思路,在业务发生之前对市场进行预测、销售过程进行事中控制、事后进行分析。但现在,薛素文已经把强大的管理理念灌输到整个系统之中,将原来的指标转化成直接的控制力量——比如,大北农规定了每个业务人员可控制的价格、可报销的业务范围等,在系统中进行设置,如果哪位业务员超过或者高于标准,系统则不予通过。

  在以往,系统对不同类别的信息无法识别,不同类型客户可以获得什么样的优惠价格,需要由业务员分类之后再手工输入系统。现在,系统直接会进行分类,将大概两万多家客户直接分成A、B、C等类,系统找到它的识别码,马上能找到它以前所有的业绩、合同、以及服务情况。

  由于1000多家县级服务站也在大北农集团的服务范围中,参差不齐的IT水平给大北农的推广带来很大困难。在依托2000多位业务人员面对面、手把手的沟通之外,大北农最近开始采取一些方法,将系统里的信息转化成手机上的内容,通过这样简单、触手可及的交易平台来进行沟通。

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