IT实施过程的成本管理分析[1]

　　成本管理在实际实施过程中一般分三个环节，一是计划阶段，主要是为实施IT会计做准备，制定IT会计系统及核算体系计划，并对实施IT会计进行可行性研究。这一阶段一般耗时3-6个月，IT组织的规模越大，组 织结构越复杂，基础数据的获得越容易，所耗时间越短。二是IT会计系统实施阶段。这一阶段主要是准备数据；选择、安装、测试软件；调试系统、监测系统运行等工作。一般耗时6个月或更多时间，这主要决定于实施所需的数据及工具，如果信息容易取得、实施工具先进、适当，则需要时间就会短。三是IT会计系统的实际运行使用阶段。这一阶段主要是核算提供IT服务的成本及相应的收费，检查这些数据的正确性，并在此基础上进行差异分析，修正IT会计系统。

　　计划阶段

　　团队组建及组织关系

　　在计划阶段要首先组建好IT会计系统团队。整个团队应该由以下人员组成：

　　组织的信息系统总经理

　　财务部门高级经理

　　IT服务的收费客户

　　IT服务管理人员

　　IT财务管理部门，是IT服务管理层不可缺少的组成部分，是一个常设部门，负责建设、运行及维护IT会计系统（包括预算、会计核算、收费），与IT服务的其他流程的管理层有同等的地位。IT财务经理直接向IT服务管理层汇报。如果组织规模较小时，不单设IT财务部门，IT成本管理工作一般由组织的财务部门与IT服务部门共同负担。无论怎样，IT会计核算工作由IT部门负责，因为这是保证IT部门实现组织目标的工具。

　　可行性研究

　　可行性也就是对项目的必要性、可能性和合理性。等问题进行分析论证。对IT服务实行成本管理是否必要、有无实现的可能性，实行成本管理是否符合成本与效益原则，是计划阶段应该回答的问题。可行性研究的主要工作包括：

　　确定实行成本管理所需的人、财、物等资源；

　　界定与组织其他部门的财务界限；

　　定量分析实行IT成本管理的成本与效益，评价其合理性；

　　提出收费政策建议方案；

　　提出初步的实施计划，计划应该包括：成本分析、IT会计核算收费系统设计、实施与实施后评价；

　　评价实行IT会计的工具（包括各种账册、计算、存储设备）；

　　风险分析，对可能影响成功实行IT会计的因素进行分析，找出敏感因素，加以控制防范。

　　实施

　　成本管理的实施可以在一个会计年度的任意时间进行。但是这不意味着建立IT会计系统使用的成本数据也可以是任意时段的，一般均要求用一年的成本数据来估算每个成本单位的成本价值。当无法得到一年的数据时，一般我们要通过预测补全数据，但要注意对预测数据进行检验，通过检验的数据才可以利用，否则风险会比较大。这一阶段的主要工作有：

　　系统实施准备工作：这些工作主要包括：

　　文件准备工作，主要有IT会计制度文件准备、编制用户手册、工作记录手册及IT财务管理人员工作指南等。

　　员工培训工作：对IT会计系统的每位员工都要进行适当的培训。对原IT人员要加强会计知识技能的培训，理解会计原理及本质；对于原财务人员则要加强IT知识技能的培训。通过培训使所有IT财务管理人员都能理解会计原理以及IT服务管理各流程的基本原则。

　　建立成本中心或利润中心：根据设立责任中心的政策需要，设立相应的责任中心形式。如果着重考核IT服务部门的成本和费用支出，IT服务部门不形成收入或者不考核其收入的情况下，可以设立成本中心。如果IT服务部门被看作一个单独的组织单位来衡量其一定时期的经营业绩-利润，则可以将IT服务部门设立为利润中心。

　　建立数据搜集机制：实施阶段需要的信息包括：工作量、服务种类、客户、成本、资源存量等，要建立起这些数据的采集点。工作量及服务种类数据可以从容量管理数据库取得，成本、资源存量数据可以从会计及配置管理部门获得。

　　选择、安装、调试软件：选择经过可行性研究证明是可行的软件，购买安装，以各种可能的数据和操作条件对程序进行试验，找出问题加以修改，使之完全符合设计要求。

　　试运行：在正式运营前要先试运行IT会计系统，这样，一方面可以在服务收费之前提醒IT资源使用大户，调整其IT资源用量及态度；另一方面成本核算及收费系统设计可能存在一些缺陷，通过试运行发现以后，进行纠正，保证IT科技核算及收费系统公平、可信。同时可以积累一定的经验。