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ERP实施技巧:采购流程操作

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采购是企业管理的一个重点对象,因为其关系到企业资金的流出。所以,采购流程也是ERP管理的一个重点。但是,很多企业在操作过程中,缺乏总结,今天在这里,我就在这里把这工作给做了,给他们这些“懒人”做点事情,希望对他们有所帮助。

作者:郑峰 来源:IT专家网 2008年1月24日

关键字: 采购流程 供应商

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  采购是企业管理的一个重点对象,因为其关系到企业资金的流出。所以,采购流程也是ERP管理的一个重点。但是,很多企业在操作过程中,缺乏总结,今天在这里,我就在这里把这工作给做了,给他们这些“懒人”做点事情,希望对他们有所帮助。

  一、采购管理普通操作流程。

  各个企业虽然生产的产品千奇百怪,但是,其采购管理流程是类似的。企业大部分的采购管理流程如下:

  1、 请购。

  请购是指需求单位,当有材料需求时,向采购部门提出请购的请求。一般,在生产企业中,请购作业由计划人员来做,也有的企业设有专门的生管部门,也可以由这个部门负责。

  请购单根据来源的不同,可以分为多种。一是有MRP计划生成而来,这些材料都包括在产品的物料清单中,根据物料清单中的材料用量 与销售订单或者生产计划的产品数量,计算出需求;二是根据安全库存模型,计算出来的库存补货单,这一般由仓库人员开立;三是一般请购,即没有来源的临时性物料需求。

  一般来说,需求人员在开立请购单时,只需要关心如下问题:一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题,这些内容采购员会解决。

  2、 请购单维护。

  在请购单转换成采购单前,采购维护人员需要在进行核对一次。在请购单维护的过程中,其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。

  供应商可以根据物料基本信息定义处带过来,而且,带出来的是首选供应商。如一个材料有三个供应商,但是,首选供应商只有一个,即甲供应商。则该材料的默认供应商即为甲供应商。若采购员在维护时,发现供应商需要调整时,可以在这里进行调整。当首选供应商有所变更时,企业用户要及时在基础资料中进行更改,如此,可以减少后期维护的工作量。

  价格带出来的也是跟供应商关联的价格。这里要注意一个问题,就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。企业确定的材料标准价格,使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据,其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的,而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。所以,这里带出来的价格,是与供应商对应的价格,而不是企业规定的标准价格。有些不成熟的系统,如Compiere系统的采购功能,带出来的价格,就是企业设置的参考价格,这是不合理的。

  有时候,不一定需求方请够多少,采购就采购多少。采购时,采购数量由时候,还要符合一定的规则。如供应商有规定最小采购量时,则采购数量要满足最小采购数量;若采购数量有包装数量的限制时,则实际采购数量则为采购包装数量的整数倍等等。用户要注意这些规则的影响,因为,若这些多出来的材料处理的不好的话,就会成为企业的贷治料。

  3、 请购转采购。

  请购单转换采购单的时候,有一个需要特别关注,就是,当请购单维护处,供应商处为空白或者该供应商已经不允许交易了,该如何处理?

  有一种方法,处理的不是很好。如Compierr系统的这个转换功能,当某项材料供应商没有指定时,下次不能重新维护再生成。这是非常不方便的,因为人总会有疏忽,特别是当订单多的时候,若一格疏忽,没有维护全面的话,则只要删除采购单再重新来过,那就比较麻烦了。

  我认为,比较合理的做法是,若一项请购单有六项物料,其中两项因为疏忽,没有指定供应商时,在请购单转换成采购单的过程中,系统会把已经有供应商的物料生成采购单,比提醒错误信息,说有哪两项物料因为没有指定供应商而无法生成采购单,在请购单维护处,维护后,在不需要删除采购单的前提下,就可以把这两项物料生成采购单。如此设计,才比较方便与合理。大部分系统,如神州数码的易飞ERP系统就是如此处理的。

  4、 采购单维护。

  采购单维护主要是做一些日常的维护工作。需要提醒的是,有些更改工作,最好通过采购订单变更单处理,如此,能够保留历史修改记录,方便后续的追踪与处理。

  二、容易出错的地方。

  1、 根据相关提前期计算的需求日期。

  在根据MRP计划生成请购单时,会根据相关模型,自动计算出一个物料需求日期。这个日期是否准确,直接关系到请购作业的效率。设想一下,原材料稍微复杂一些的企业,一张生产订单就有上百种物料,而根据物料投料时间的不同,各个物料的需求日期又是不同的,若设置一个最先需求的日期 ,在还没需要的时候,材料就到企业,无疑会增加企业的库存成本;若根据实际需求计算的话,则调整的工作量就比较大,要一个个物料去更改需求时间。所以,最好的是,ERP能够根据企业的相关数据,如生产计划、产品工时等数据,计算出一个比较准确的物料需求日期,如此,用户就不用再手工的去调整相关交期了。

  但是,提前期模型是一个比较复杂的模型,企业在利用这个模型计算物料需求的时间时,重要的是相关提前期的设置,其设置是否合理,直接关系到物料需求计划中的时间是否准确。所以,在实施采购流程时,我经常建议用户,在刚开始的时候,不要利用提前期等模型来推算物料需求时间,还是老老实实的手工调整;当ERP系统运行到一定的时候,再开始考虑利用提前期模型。如此,比较合适。

  2、 需求数量的影响因素。

  上面,我们谈到过,用户请购的数量往往不是采购最后采购的数量,因为在这其中,有其他的一些潜规则,如最小采购量或者采购包装量的限制。企业若处理的不好的话,这多出来的一些材料就变成了企业的呆滞料,给企业带来损失。

  有个客户关于这个问题,有其自己的解决方法,我们可以借鉴。如某项材料,物料需求人员提出请购的数量为900套,但是,供应商是以500套为包装单位的,即企业采购的数量只能为500套的整数倍。可是,企业也不想多采购100套,毕竟,这100套也是需要成本的,如何处理呢?在采购时,不考虑采购包装量的限制,采购订单上的采购数量为900套;但是,供应商送货时,则送了1000套,这多余的100套企业代为保管,当下次有订单时,再从此种扣。如此,可以把这剩余的100套材料的风险,转移到供应商那里去。

  3、 采购订单直接审核的妙用。

  有时候,企业可能要求采购单的任何变更,为了保留历史变更记录,都必须通过采购变更单完成。此时,可以把采购订单设置为自动审核。当请购单转换为采购单时,生成的采购单就自动审核了,采购用户无法直接在采购单上进行更改。

  若采购员需要更改相关数据的话,则必须通过采购单变更单或者指定结案等手段,来变更采购单。如此,任何的变更,都会留下历史记录,为企业以后的查询与跟踪,起到巨大的作用。

  以上是采购管理的基本功能与常见错误。关于采购,还有很多方面需要注意的地方,如一揽子合同、如供应商分单问题、如采购尾数问题等等,关于这方面的内容,在后续的文章中,我会给大家陆续的讲。大家若有需要的话,请关注我后面的文章,相信,对大家会有所帮助。

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