集中管理 去粗取精

放弃全面开花

说起信息化建设，恐怕还得追溯到2000年了。那是广灵精华集团第一次搞信息化，并不成功。在2000年的时候买了套财务系统，功能非常简单。软件的问题在其次，最根本的问题是服务器和各个工作站离得很远，最远是300多公里。在当时的条件下，硬件和基础设施跟不上，严重影响了数据传输速度，满足不了信息化建设要求。所以第一次信息化建设就样流产了。

到2002年年底的时候，精华集团管理层讨论决定了一个信息建设指导思想——不能全面开花，要在发展中解决问题。“如果采用全面开花、全部上马的信息化策略，一旦出现问题，损失是很大的。一步到位不行，我们也不敢一步到位。这不仅仅是资金的问题。即使是有足够的资金，一下子全部铺开，管理跟不上、人员适应不了这都是更大的问题。所以我们就是逐渐的推进，先从财务开始。”而且，广灵精华集团分子公司之间地域比较分散，公司之间、分（子）公司之间、分（子）公司和集团外部之间的数据往来错综复杂，销售统计、财务管理、基础管理比较混乱。比如A子公司欠B子公司的钱，到月底的时候A子公司做了帐了，但是B子公司没有做，整个帐就混乱了；财务管理混乱也使集团无法统一对外对帐，因为内部各个子公司之间的帐要么是重复的，要么根本就没有记，没办法和别人做到一一对应；手工帐也使集团总部的财务控制变得非常困难。

逐步实现集中控制

“曾经沧桑难为水”，精华集团为了避免重蹈覆辙，开始思考如何选择适合自身不同发展阶段又简单适用的基础管理软件。总的指导思想就是要逐步实现全集团的集中控制，首先是集团财务集中控制，但精华的集中控制不仅仅是财务集中，从开始就看到了最终的目标——生产、财务、物流、人力资源的无缝集成和集中管理。正是这个分步实现集中管理的策略，使精华集团在产品选型中特别重视ERP财务以外的功能和产品特性。而广灵精华集团选择了金蝶作为其信息化建设的合作伙伴。“在选型的时候，我们在两家公司中做选择。如果单纯比较财务方面的功能，两个公司的产品差距并不大。但是考虑到财务系统只是入手点，而之后其最终还是要与生产、物流之间实现无缝衔接，因此我们就选择了金蝶的产品。”仝勋光这样谈到。

据金蝶公司负责该项目的实施人员介绍，广灵精华集团的信息化项目实施共分6个阶段：项目组织、系统培训、系统定义、数据准备与系统初始化、系统切换、运行维护。在实施过程中，困难主要出现在系统切换后的运行维护阶段。“项目刚开始时，客户感觉新鲜、有兴趣所以在项目中能够积极主动进行配合项目的实施，而且在这一阶段也很容易看到成绩，客户自己能够明显感觉到自己的进步。而在运行阶段，进行日常业务处理，大量重复的工作显得枯燥乏味。所以主动性就相对差一些，遇到困难很少主动去解决，只好问实施顾问。这种依赖性越来越明显，有时候，计划把所遇问题总结后集体讲解，但客户又常常忙于业务腾不开时间，因为这些问题的存在影响了项目的进度与质量。为了解决这一问题，与客户高层领导进行及时沟通，然后把日常问题进行汇总总结，发给客户操作人员，这样共性的问题就得到了避免。”

借助金蝶K/3方便的集团控制的功能，精华集团可以在一个账套中查询出其他帐套的数据，并完成整个集团的数据合并。精华集团用合并报表模块取代了以前使用电子表格并表的方法，合并过程已变得非常简单，合并结果准确，查询非常方便。

集中管理使精华集团财务结账时间由过去的20天缩短为1天，报表编制由过去的5天缩短为几秒钟，对外报数据的效率提高了500%，集团不再限于被动接受报表，而可以主动对报表进行查询。

更重要的是集中管理为精华集团逐步在发展中解决其他管理问题提供了基础，比如人力资源管理和物流管理。所以，集中管理是精华集团信息化的“牛鼻子”，正是因为抓住了这个“牛鼻子”，去粗取精、荡旧涤新的信息化由此变得更加轻松！

荡旧涤新人力资源

过去，在广灵精华集团内有这么一句话，那就是“阳历年开始点兵，到年底也点不清楚。”为什么？主要是因为象精华集团这样劳动强度较高的企业，人员的流动性比较大。

其实，说来也很有意思。从上财务系统到上人力资源管理系统的决定很快，主要还是因为精华集团总裁仝宗元。新生事物总是随风潜入夜，润物细无声。仝宗元接触信息化其实也是受一些很细小的现象影响。其中使其记忆犹新的一次是，他去深圳出差，女儿从网上就为他订好了机票、旅店，这使他感觉非常方便，也节省了很多时间。如果每个管理者和员工都可以享受这样的便利，公司的效率不是也可以得到提高吗？所以，在财务集中之后，精华集团很快上了人力资源系统。

后来，人力资源系统帮助精华集团解决了3300人的员工档案、福利管理、员工培训、员工职业规划的问题，员工保险问题。人力资源系统还帮助公司更有效地按劳动法办事，譬如说有一次下面的子公司招了几个人，人力资源系统显示，招进来的一个工人只有17岁，两个跟车的只有16岁。人力资源部找到招工人员，负责招工的说，“我问他，人家说18岁了”。可是他身份证是16岁，因为他的资料进入系统的时候必须有身份证。

仝勋光认为金蝶HR在精华集团的应用效果很明显。广灵化工组织机构庞大，应用金蝶人力资源解决方案，使企业人事管理提高了管理档次。有了人力资源系统，很多落后的员工管理得到了矫正，这在劳动密集性行业特别具有现实意义。

“我们曾经就因为不知道这个人早已经离开公司了，而一直在给这个人上保险。这无疑给公司带来了损失。另外，譬如说在发放福利品时，无法明确哪些是新来的员工，是否应该发放同样的福利品。有的时候，刚来了五天的员工也得到了福利品，而很快他又离开了公司。这对于公司来说，也是一种损失。”说到这里的时候，正有一名工作人员拿了张表走进了仝勋光的办公室。这张表中有本月多日不在岗的员工名单，人力资源系统可以及时通知仝勋光应该如何处置这些员工，同时可以即时调整员工福利、员工保险计划并即刻生效。

因此，从目前的应用情况来看，人力资源管理的效果是最明显，最突出的。现在精华集团的人事管理水平提高了一个管理档次。

去粗取精物流管理

仝勋光现在对信息化的感受更丰富了，精华集团显然也意识到了信息化的真正价值其实是帮助企业实现规范化和精细化的管理，而精细管理的关键是物流管理。因此，广灵精华集团公司信息化第二步设想是2005年上物流管理。现在广灵精华集团的物流在财务上反应不出名称、数量，或者货物从哪购进的以及供货商是谁等等信息。这样就容易出现财务帐和物料帐不符的问题，另外也无法对采购进行有效的管理。因此，如果上了物流系统之后，再与财务系统结合，就会把物、钱真正地管理起来，而现在的物流管理依然显得还比较粗放。

信息化过程一步一步深入的过程，就是集团员工不断熟悉信息化的过程，也是管理不断调整适应新方式的过程。现在，很多分公司或者中层领导都主动要求能用信息技术来帮助他们解决实际业务中的问题。对于广灵精华集团来说，从现在的初尝甜头开始，公司非常重视今后的信息化建设，也相信这将是长久发展之计。

慎选合作伙伴

对于一个企业来说，信息化建设有两个关键点，第一是领导有决心推进下去，第二就是必须选一个很好的合作伙伴。“我们认为，信息化建设的合作伙伴一定是要能长期共同发展的。尤其是，对于我们这样的发展中的企业。因此，我们就要考察软件合作伙伴的持续发展能力，产品的持续发展能力等。在软件产品的升级换代上，软件厂商间差别比较大。选型的时候，我们和很多企业谈过，发现有的企业选择软件厂商当时图了便宜，结果最后发现其产品很难升级，最后有的企业只能通过换软件、换系统来达到管理的要求，这样造成的损失很大。因此我们选型的时候，就是要和关注成长性企业的软件公司合作。”

另外，很多时候，大家都会谈信息化的效益问题。我认为，这需要综合地来看。最重要的是要看企业管理效益的体现。管理效益最终都会体现在经济效益上。一个企业，如果管理上去了，才会有效益。因此，管理手段的现代化是长期的投资。

如果没有这个认识，企业就不会搞信息化，信息化也搞不好。信息化建设企业与时俱进的必然，信息技术将会在企业发展中发挥出源源不断的作用和功效。