IT催发茶香全国

同事沉吟良久，回答说：“在北京和一些个别地方，还有些知名的茶庄可以去，要在其他城市，恐怕只能去超市买了。”

听到了么？诺大一个中国，茶叶的故乡，几千年的品茶历史，居然没有一个全国知名的茶叶连锁经营品牌！当你看到星巴克咖啡遍布中国的时候，是否会为茶叶连锁品牌缺失而感到失落呢？不过，告别这样的尴尬或许为之不远，因

“我们正在以广东、福建等南方市场为基础，逐渐向北方市场扩展，使得八马茶业能最终覆盖全国市场，真正成为一个具有全国知名度的茶叶经营品牌。”深圳八马茶业有限公司总经理吴清标如是说。

但要走向全国，依靠原有的管理手段已经不够了，仅仅在门店管理这方面，如果门店数量扩大到上百家，如何实现统一供货和销售管理？“用信息化手段，上ERP，将现有门店的管理模式复制到新开的门店中。”八马茶业给出了这样的答案。

从出口转内销

据介绍，在上世纪90年代中期以前，八马茶业从事的主要业务就是出口，其乌龙茶出口量占到了我国乌龙茶出口总量的15%以上，甚至在日本市场，高档乌龙茶中有40%以上都是八马茶业出品。“但随着中国经济的发展，国内市场的茶叶需求量逐年上升，市场发展空间也非常大，于是我们也慢慢把业务重心转到了国内市场。”吴清标举例说，目前世界年人均茶叶消耗量为0.5公斤左右，甚至爱尔兰达到了年人均2.5公斤茶叶，而在中国每年人均茶叶消耗量只有0.25公斤，发展潜力可想而知。

从1993年开始，八马茶业在深圳设立了第一家茶叶经营连锁店，从此开始拓展国内市场。而除了建设普通的直营门店之外，八马茶业采用了“名茶进名店”的发展策略，进驻到沃尔玛等大型连锁超市中，并在几年时间内，伴随沃尔玛、麦德龙、天虹、华润万佳等超市的发展，进入了广东、福建、湖南、山东、湖北、四川、江西、江苏、东北三省等地市场，开设门店100多间。

“公司10年来的迅速发展坚定了我们做全国连锁、成为全国知名品牌的目标。但随着门店数量的增加，经营规模不断扩大，原有管理模式的缺陷越来越明显，例如企业内部数据无法实时的共享和交流，总部的管理指令无法及时落实到各个门店中，这些都大大阻碍了企业效率的提升，甚至影响了八马茶业门店数量的扩充。”吴清标这样表示。

向沃尔玛取经

管理手段上的瓶颈让八马茶业在过去几年内吃了不少苦头。吴清标介绍说，“由于企业内部数据传递渠道不畅，总部对下属门店的茶叶库存量不能及时掌控。几年前，就曾经出现过在一些门店旧茶还没卖完的情况下，就已经进了新茶的现象。一个月后，各门店的库存盘点交上来，这才知道积压了许多茶叶，这就给我们的经营带来了不小的损失。”

要解决这种快速发展中出现的问题，八马茶业开始向其他企业取经。吴清标说，这也让他想起了还在大学时看过的沃尔玛公司发展的案例。“还是在90年代初期，我在读工商管理专业，那几年间许多传统行业企业的效益都在下滑，但我也‘亲眼’看到了沃尔玛这样一个从事超市经营的传统公司在应用了信息技术之后，走上飞速发展道路的事实。”有了这样的体会，吴清标在进入八马茶业之后，就大力推动信息化的应用。八马茶业在深圳设立了第一家连锁店时，就购买了一套财务软件，包括总账系统，以及小的进销存系统。“在应用的初期，这套系统给了我们一些管理上的帮助，但由于扩展性不好，随着企业业务的发展，两三年后该系统就跟不上我们的步伐了。”

三方面提升企业经营效率

从2006年开始，八马茶业选择与用友公司合作，启动了ERP建设。目前，一期建设已经完成，在财务管理、库存管理、采购管理等方面提升了企业经营效率，业务处理速度也有了明显提高（见表）。

例如，在财务管理方面，过去八马茶业在完成一个订单后，总是要过很长时间才能计算出公司是盈利了还是亏损了。现在，通过存货核算、总账、固定资产系统，提取出企业整个运作过程中的物料成本、人工成本和费用信息，最终这些信息全面地反映到财务的账务报表中，可以实时了解公司的盈利状况，也加强了对外来账务的管理和监督。

在库存管理上，该系统构建了有效库存管理流程，调拨、零售和开票回款情况在系统里一目了然，通过ERP系统产生的单据和报表每次都随同送货传到仓库和专卖店管理人员那里，从而起到了监控作用，降低了库管人员随意报损的可能性；同时，可以根据有效期和批次管理，用最高、最低库存来提醒用户进行科学管理，特别是专卖店和总部的货物调拨，以及专卖店库存控制等。“茶叶销售受季节影响非常大，不同时间需要及时调配不同的茶叶。例如，五一期间会有大量铁观音新茶出厂，这种情况下之前就需要控制各个门店降低库存，等待新茶到货进行销售。而在春节期间，将会有大量茶叶礼盒的销售空间，我们就需要给各个门店提前备货，并保证足够的库存量。这些工作人工也能完成，但信息系统的应用能给我们更实时的数据，便于做出反应。”

由于茶叶产品的材料成本占生产成本的绝大多数，且其原料采购的付款方式多为现款现货，给企业的流动资金造成很大的压力；同时，外地采购必须进行提前采购，对采购的准确计划提出了更高要求。因此，在采购管理上，八马茶业通过应用ERP系统及时了解市场销售情况，并结合人工预测与计算机计划消抵的方式，将采购按期间进行批量合并，增加采购批量，减少采购批次，从而增强了与供应商的谈判优势，拿到了更低的采购单价，有效降低了采购成本，最大化避免了误差产生。“我们之前的采购更多依赖于采购员本身的经验，而现在的系统可以给我们总结去年的采购规律，再加上对五一、十一两季的茶叶采购的把握，甚至可以说，即使换了人也能把握好采购的数量。”

信息化实现“令行禁止”

据介绍，在上ERP系统之前，八马茶业已经形成了一套业务流程体系；上ERP后则实现了这一流程信息化——系统功能覆盖从销售订单到采购订单、采购入库、销售发货、零售开单、收付款的完整业务流程，各业务流程之间有机集成地连接起来，流程所涉及各岗位的工作更加规范高效。“可以说，这种流程化的管理体系就是我们实现全国连锁的基础。”

在吴清标看来，在茶叶经营中，营销、服务等手段只要做好准备和规划，都可以找到正确的方法，但在跨区域经营且产品线拉长时，如何将这些手段和策略实时执行下去却是问题。“通过系统将流程固化下来，我们就可以在每一个门店中将其复制，只要通过网络将这些门店连接起来，就无论在哪里都可以令行禁止，管理难度大大降低。”

IT支撑“全国品牌”之路

事实上，从八马茶业建立第一家茶叶经营连锁店时，就有了走向全国的“雄心”。而在吴清标看来，当前也正是向着这一目标快速迈进的好时机。“目前来看，国内除了张一元、吴裕泰，竹叶青等寥寥几个之外，全国各地都没有大的茶叶经营品牌，甚至地方品牌的影响力也有限。而从国内茶叶市场的需求来看，还有很大的增长空间，我们到各地去开连锁店，由于有足够的需求量，也不会出现经营不下去的局面。基于八马茶业目前积累的品牌影响力，再加上一些差异化竞争手段，我们相信在许多地方也能逐渐成长、壮大起来。”

据介绍，今年八马茶业就将在北京开设多家连锁店，进入到张一元、吴裕泰的“大本营”；同时，在西北等地区的门店扩张也在今年计划中；预计其今年的门店扩展数量为40～50家，而未来希望达到每年增长100家连锁店的目标。配合这一扩张计划，八马茶业在信息化建设这一基础工作上还将继续推进：一方面进一步加强培训，并对已建成的系统进一步完善，另一方面则将陆续开展OA、人力资源、数据挖掘等方面的ERP二期建设。“尤其在数据挖掘方面，我们将给予更大的重视，希望通过对历史数据的分析和挖掘，更好地响应市场变化，甚至通过预测提前应对市场变化。”吴清标说，要打造全国品牌，就必须在各个区域都能更好地应变。