ERP技巧之如何实现软着陆

　　“稳”字是企业管理的核心，但是，ERP实施有时候却会给企业激起千层浪，这是企业不想看到的。所以，企业虽然认识到在ERP项目实施过程中，对现有的经营管理必定会有所影响，但是，他们希望这个影响能够减到最低的程度，ERP能够实现软着陆，实现平稳过渡。要做到这一点很难，但是，我们仍然可以采用一些技巧，可以使我们朝着这个目标前进。

　　一、“模拟演习”，ERP项目顺利的法宝。

　　前段时间，“士兵突击”很流行，还背评为2007年度观众最喜欢的电视剧之一。我也很喜欢看这部电视剧。其实，这部电视剧中，50%以上的镜头都是放模拟演习的，讲许三多如何在模拟演习中，逐步成长的。可见，模拟演习对于实战的重要性。同时，我们也注意到，在模拟演习中，他们的队长十分强调模拟环境的真实性，要最大程度的反映战场的真实环境。他们的队长说过一句话，我印象非常深刻，他说，我知道你们很累，但我们要“欺骗”你们更累。可见，模拟演习的准备工作也是一件苦差事。

　　其实，ERP项目的模拟演习，跟军队中的模拟演习，也是类似的。通过模拟演习，可以帮助用户了解ERP系统;通过实战操练，可以让他们知道，部门之间要如何配合，配合不好的话会产生哪些问题;通过流程试跑，可以让他们体会到，标准流程作业的重要性。但是，流程模拟的效果好不好，主要还是看其是否反映了企业的真实环境;就如同军队模拟演习，是否反映了真实的战场环境一样。所以，我们要发挥模拟演习的作用时，就要充分体现企业真实的操作环境，以减少在项目上线过程中，出现的问题。

　　1、在强调企业标准作业的同时，要把一些意外情况也考虑进去。

　　我们在使用ERP时，若都按标准流程来走，则ERP就会畅通无阻，企业的整套流程，从销售订单开始，到生产计划、采购计划，到采购入库、生产入库、产品出货，最后到应付帐款、应收帐款、总帐会有如平地，没什么阻碍，就可以跑一遍。但是，为什么在实际工作中，还是会遇到这么多的问题呢?

　　其实，很简单。就是因为在实际操作中，会遇到很多意外的情况，就是因为这些情况，阻碍了ERP的正常运行。所以，我们在ERP模拟演习时，要把这些意外情况也考虑进去。如当采购物料无法按时到达时，企业如何处理，在系统中如何调整生产计划;如当采购或者半成品在车间发现不良品，该如何处理，会对出货计划产生什么影响时;如销售订单变更，企业如何处理，若涉及到损失，则损失金额该如何确定，特别是已经在生产线上生产的产品，若销售订单变更，企业该如何应对;等等。这些都是企业实际管理中遇到的一些“意外”，如何对这些“意外”快速的进行应对，才是反映企业管理水平，反映ERP真实能力的一个标准，也是最重要的一个标准。

　　俗话说，乱世出英雄。若都是按标准作业来评价ERP的好坏，那每个ERP软件估计都会在同一档次;但是，若把处理意外情况的能力考虑进去，则ERP的好坏立马可以见分晓。所以，我们在模拟演习时，要进行“意外管理”，要把企业生产管理中的“意外事件”考虑进去，只有把这些意外事件考虑进去了，才能最大程度的减少在项目上线过程中，意外情况的发生。

　　2、要设立陷阱、雷区，痛苦是用户成长的促动力。

　　俗话说，不经风雨，不见彩虹。若让用户顺顺利利把流程跑完了，用户不会长记性，在以后ERP使用过程中，遇到问题，也不会自己分析解决。所以，在ERP实施过过程中，除了教育用户该怎么做得同时，还要告诉他们为什么要这么做，如果不这么做，为产生什么问题。

　　如在接单生产的企业，若按销售订单转换采购计划，当该订单产品的物料清单没有审核的话，则在做这支作业时，就会出现问题，无法生成采购计划。所以，在模拟演习时，我们可以故意把物料清单不审核，当出现问题时，帮助用户去分析、查找原因。

　　再如，在请购单转换为采购单时，我们一定要指定原材料的默认供应商，否者，就无法正常生成采购单。所以，我们可以在模拟演习时，在这里设置一个陷阱，把原材料的供应商取消掉，当无法正常产生采购单时，告诉用户问题出在哪里。只有如此进行挫折教育，用户才会长记性，如此，他们才会记住，在以后ERP操作中，要给每个物料定义一个默认供应商，物料清单新建或者变更后，要及时审核。

　　二、双线并行，解决系统刚上线不稳定的问题。

　　模拟运行后，一般在ERP上线过程中，会采取两种方式。一是马上抛弃手工帐本，全部用系统流程;另一种是系统帐与手工帐并行，即使在系统运行的同时，也要运行手工帐，等到一个月后，再抛弃手工帐。

　　我比较倾向于第二种方式。这主要是因为在系统刚运行的时候，即使模拟运行做的最好，在系统实际操作时，肯定会遇到一些平时难以预计到的问题，比如因为基础数据不准确导致的问题;比如因为采购单价定义错误导致采购单价格跟实际价格不一致;比如因为系统操作不熟练导致的一些错误，等等。

　　所以，在系统刚开始的一个月内，若抛弃手工帐，则这些问题可能会忽略，企业很难查出来。最终为企业带来损失，影响企业的正常运作。所以，我觉得，有必要在开始的时候，手工帐与系统帐双线运行，防止类似的错误发生。等到系统运行稳定后，大概一个月左右时间，然后再抛弃手工帐，开始用系统帐。如此，才可以实现系统的平稳转换。

　　当然，主要的是这个时间要把握好，要跟用户明确说明，一个月后，必须抛弃手工帐。有些用户会认为还有一个月时间内，所以，就仍然以手工帐为主，系统帐爱做不做。等到一个月的时间到了，再开始关注系统已经来不及了。所以，项目管理者在一开始，就要让员工下一道军令状，一个月后不抛弃手工帐者，必严罚。如此，用户在双线运行的一个月时间里，才会真正的去关注ERP的运行，而手工帐只是为了防止不时之需的。

　　三、逐步完善，暂时不能解决的问题先放放。

　　我们在考试的时候，不知道大家是否还记得，老师经常告诉我们，一般选择题与填空题的最后一道比较难， 我们若暂时解答不出来的话，则可以先放放，等到其他的做完了，有时间再来回头做这些题目。　其实，ERP项目也是如此。在ERP项目实施过程中，我们总会遇到一些ERP难以解决、需要二次开发才能解决的问题;或者某个作业的运行需要依靠其他数据的准确才能进行，如成本计算功能，等等。遇到这些难题时，我们也不妨先放放，先把其他的运行起来。当其他功能可以顺利使用时，这些问题可能也已经有了解决方案，已经不再成为了问题。这就是ERP项目所说的逐步完善的过程。

　　再举个例子，如采购价格的审批过程。在系统刚运行的时候，企业可能不放心，每张采购单仍然需要采购经理或者成本会计审核才行;但是，系统运行一段时间后，基础价格表已经准确无误，此时，就不需要每张采购单再有采购经理去审核采购单的价格，只需要在价格有变动的时候，去关注一下即可。也就是说，如此采购单审核就可以略去一个审核步骤，提高工作效率。若企业不走逐步完善的策略，而是想一步到位，就可能欲速则不达，反而ERP系统不能够平稳的替代手工管理流程。

　　我就遇到过这样的案例。有家企业，想一口气吃成大胖子，在项目一开始，就不断的督促顾问，快点上成本模块。等到其他模块刚上线，运行还不时很稳定、时常有失误发生的情况下，企业不管顾问的劝说，急急的上了ERP的成本计算模块。结果可想而知，ERP计算的结果跟实际手工计算的结果相差甚远，然后一笔笔的去查，原来发现是工艺管理那边工时数据的问题，工时数据管理还不时很完善。最后是大家白忙活一场，等到工艺模块稳定后，再实施成本模块，得出来的成本数据就比较准确了。所以，我认为在ERP实施过程中，一定要逐步完善，而不是一步登天。逐步完善才能够实现ERP系统在企业中软着陆;而若一步登天，则很可能造成机毁人亡的悲剧。